CRM-Alternativen für den Vertrieb: Auswahl nach Kriterien

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag nennt keine Anbieterpreise und keine Funktionsversprechen, weil beides sich laufend ändert. KRAUSS verkauft keine Software. Wir liefern Telefonakquise und Terminierung und übergeben die Ergebnisse an das System, das Sie nutzen.

Lohnt sich ein Wechsel, oder liegt das Problem im Prozess?

Ein Wechsel lohnt sich, wenn das System einen Prozess nicht abbildet, den Sie brauchen, etwa Wiedervorlagen nach Anrufen oder die Zuordnung von Terminen zu Außendienst. Er lohnt sich nicht, wenn Felder leer bleiben, weil niemand eine Pflicht dazu hat. Ein neues System übernimmt diese Lücke nicht.

Test in einer Woche: Notieren Sie jeden Anruf und jede Antwort in einer Tabelle. Vergleichen Sie danach, wie viele Kontakte im CRM stehen. Fehlen mehr als ein Drittel, liegt das Problem im Prozess.

Welche Kriterien zählen bei der Auswahl?

Quelle: Einordnung der Redaktion. Preise und Funktionen prüfen Sie direkt beim Anbieter, sie stehen nicht in diesem Beitrag.

Praxisbeispiel: Erst die Übergabe, dann das System

In einem Projekt für einen Hersteller von Förderanlagen lag der Vertrieb mit drei Systemen im Streit. Das Team rief 60 Einkaufsleitungen an, aber nur 14 Notizen wanderten ins CRM. Die Ursache war eine fehlende Übergabeliste, nicht das System. Nach einer festen Notizvorlage mit Firma, Anlass, Einwand und Termin stieg der Anteil auf 52 von 60 Notizen. Ein Systemwechsel war in dem Projekt nicht nötig. Die Zahlen sind anonymisiert und gerundet.

Eine Rechnung: Was kostet eine fehlende Notiz?

Annahmen: 60 Anrufe im Monat, 46 Notizen fehlen, jede fehlende Notiz kostet 10 Minuten Nacharbeit, eine Stunde Vertriebszeit kostet 60 Euro. Dann fehlen 46 mal 10 Minuten, also 460 Minuten oder rund 7,7 Stunden. Das sind rund 460 Euro im Monat, bevor ein Termin verloren geht. Diese Rechnung zeigt, dass eine Übergabeliste sich schneller rechnet als ein neues System.

Wann nicht: Wechsel als Lösung

Ein Wechsel lohnt nicht, wenn das Team das bisherige System nicht nutzt, weil es die Pflicht dazu nicht gibt. Er lohnt auch nicht, wenn die Liste der Kontakte veraltet ist. Dann sieht das neue System dieselben falschen Daten. Erst die Liste bereinigen, dann das System wählen. Die Schritte beschreibt der Leitfaden zur Adressliste.

Checkliste vor dem Wechsel

• Die drei wichtigsten Prozesse sind schriftlich festgehalten.
• Jede Anrufnotiz hat eine Pflichtvorlage.
• Die Schnittstellen zu Telefon und Mail sind geprüft.
• Der Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor.
• Der Export aller Daten ist getestet.
• Die Kosten für Übernahme und Schulung stehen im Plan.

Die Übergabe an das CRM beschreibt die Checkliste zur Termin-Übergabe. Den Begriff der Pipeline erklärt das Glossar.

Weiterführend: Vertriebsoutsourcing und Lead-Qualifizierung zeigen die Telefonebene im Detail. Der Lead-Übergabe von Marketing an Vertrieb vertieft den Ablauf, die Checkliste zur Termin-Übergabe hilft beim ersten Schritt. Als nächster Schritt eignet sich Leitfaden: Mehr Neukunden für den Außendienst.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die wichtigste Frage bei einer CRM-Alternative?

Die wichtigste Frage lautet, welche Prozesse das System abbilden muss: Anrufe, Angebote, Wiedervorlagen oder Berichte. Erst danach lohnt der Vergleich von Funktionen und Preisen.

Sollte ich das CRM wechseln, wenn die Pflege hakt?

Oft nicht. Wenn Felder fehlen oder niemand Termine einträgt, liegt das meist an Prozess und Verantwortung. Ein neues System übernimmt diese Lücke nicht von allein.

Welche Kosten muss ich beim Wechsel einplanen?

Neben Lizenzen zählen Datenübernahme, Schulung, Schnittstellen und die Zeit, in der beide Systeme parallel laufen. Rechnen Sie diese Posten mit Ihren eigenen Zahlen durch, bevor Sie einen Anbieter auswählen.

Wie prüfe ich Datenschutz bei einem CRM?

Prüfen Sie, wo die Daten liegen, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag angeboten wird und wie Löschfristen und Auskunftsanfragen umgesetzt werden. Die Details klärt Ihr Datenschutzbeauftragter.

Brauche ich ein CRM, wenn ich Termine auslagere?

Ja. Ein externer Anrufer erzeugt Gespräche, aber die Pipeline müssen Sie selbst führen. Gute Übergaben enthalten Firma, Ansprechpartnerin, Anlass, Einwand und den vereinbarten Termin.

Wie viele Alternativen soll ich vergleichen?

Drei bis fünf reichen. Mehr Optionen kosten Zeit, ohne die Entscheidung besser zu machen. Wählen Sie vorab nach Pflichtkriterien aus, zum Beispiel Schnittstellen und Rechte.

Welche Rolle spielt die Anbindung an Telefon und E-Mail?

Eine große Rolle, weil jeder Anruf einen Eintrag braucht. Prüfen Sie, ob Anrufe und Mails automatisch auf dem Kontakt landen oder per Hand nachgetragen werden.

Wo unterstützt KRAUSS beim CRM?

KRAUSS verkauft keine Software. Wir übergeben qualifizierte Termine mit einer strukturierten Notiz, die Sie in Ihr CRM übernehmen können. Die Übergabe beschreibt die Checkliste zur Termin-Übergabe.