Inhalt7 Abschnitte
- 01Welche Vertriebsaufgaben lassen sich automatisieren?
- 02Wie viel Zeit spart die Automatisierung im Vertrieb?
- 03Was zeigt ein Beispiel aus der Praxis?
- 04Wie führe ich Automatisierung im Vertrieb ein?
- 05Wann nicht: Wann lohnt sich Automatisierung nicht?
- 06Checkliste: Automatisierung vorbereiten
- 07Häufig gestellte Fragen
Kurz gesagt
Automatisieren Sie im Vertrieb zuerst die Aufgaben, die sich täglich gleich wiederholen und keinen Menschen brauchen: Erfassung von Anfragen, Erinnerungen, Terminbestätigungen, Berichte. Anrufen, Zuhören und Verhandeln bleiben bei Menschen.
Dieser Beitrag stammt von Mai 2025. Aktuelle Preise und Konditionen von KRAUSS stehen auf der Fakten-Seite und der Preisseite.
Wie viel Zeit in Ihrem Team an solchen Aufgaben hängt, messen Sie in einer Woche selbst. Stand: Oktober 2026.
Welche Vertriebsaufgaben lassen sich automatisieren?
Ordnen Sie jede Aufgabe nach zwei Fragen: Wie oft kommt sie vor, und braucht sie Urteilsvermögen? Hohe Häufigkeit ohne Urteil ist ein Automatisierungsfall.
| Aufgabe | Häufigkeit | Urteil nötig | Automatisieren? |
|---|---|---|---|
| Anfrage ins CRM eintragen | täglich | nein | ja |
| Terminbestätigung und Erinnerung | je Termin | nein | ja |
| Wiedervorlage nach Angebot | je Angebot | nein | ja, mit Anruf nach Plan |
| Wochenbericht aus dem CRM | wöchentlich | nein | ja |
| Erstansprache bei Fremden | täglich | ja | nein, Mensch |
| Preisverhandlung | je Fall | ja | nein |
Tabelle: Aufgaben nach Automatisierbarkeit, Redaktion KRAUSS, Stand 10/2026
Die Grundlagen zu Wiedervorlage und Terminbestätigung stehen im Glossar unter Wiedervorlage und doppelte Terminbestätigung. Wie Sie den Übergang vom Termin in das CRM regeln, zeigt die Checkliste Termin-Übergabe an den Vertrieb.
Wie viel Zeit spart die Automatisierung im Vertrieb?
Messen Sie eine Woche lang und rechnen Sie dann. Die Zahlen unten sind Annahmen.
| Aufgabe | Minuten je Mal | Mal je Woche | Stunden je Woche |
|---|---|---|---|
| Anfragen erfassen | 4 | 30 | 2,0 |
| Terminbestätigung schreiben | 5 | 20 | 1,7 |
| Angebot nachfassen planen | 6 | 15 | 1,5 |
| Wochenbericht bauen | 60 | 1 | 1,0 |
| Summe | 6,2 |
Tabelle: Zeitverbrauch wiederkehrender Aufgaben, Annahmen der Redaktion, Stand 10/2026
6,2 Stunden je Mitarbeiter und Woche ergeben bei 4 Mitarbeitern und 46 Wochen rund 1.140 Stunden im Jahr. Fließt die Hälfte davon in Kundenanrufe, entstehen bei 0,5 Terminen je Stunde rund 280 zusätzliche Termine. Das ist der Wert, den Sie gegen die Kosten der Einrichtung rechnen.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Was zeigt ein Beispiel aus der Praxis?
In einem Projekt für einen Hersteller von Hotelwäsche trug der Innendienst jede Anfrage von Hand in Excel ein und schrieb Terminbestätigungen einzeln. Die Messwoche ergab 11 Stunden Verwaltung bei 3 Mitarbeitern. Das Team ersetzte Excel durch ein CRM mit Formular, automatischer Terminbestätigung und Wiedervorlage nach 5 Tagen. Nach acht Wochen lag der Verwaltungsanteil bei 5 Stunden, die frei gewordenen 6 Stunden gingen in Nachfassanrufe. Die Zahl der Angebote, die ein Nachfassen erhielten, stieg von 40 auf 85 %. Zwei Aufträge im Quartal lagen nachweislich an der Wiedervorlage.
Wie führe ich Automatisierung im Vertrieb ein?
- Eine Woche messen. Jede Person notiert Aufgaben und Minuten.
- Eine Aufgabe wählen. Starten Sie mit der häufigsten, die kein Urteil braucht.
- Regel schreiben. Auslöser, Aktion, Empfänger, Ausnahme in vier Zeilen.
- Vier Wochen testen. Prüfen Sie Fehler in einer Stichprobe von 20 Fällen.
- Erst dann die zweite Aufgabe.
Wann nicht: Wann lohnt sich Automatisierung nicht?
- Bei geringer Menge. Eine Aufgabe, die 20 Minuten je Woche braucht, rechtfertigt keine Einrichtung.
- Bei unklarem Prozess. Wer den Ablauf nicht beschreiben kann, automatisiert den Fehler.
- Bei persönlichen Kontakten. Eine Serienmail an einen Großkunden zerstört Vertrauen, Sie rufen an.
- Bei Daten ohne Pflege. Automatik mit falschen Adressen versendet schneller an die Falschen.
- Bei Werbe-E-Mails ohne Einwilligung. § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG verlangt die Einwilligung (Quelle: gesetze-im-internet.de, abgerufen im Oktober 2026, keine Rechtsberatung).
Wer wiederkehrende Telefonaufgaben nicht automatisieren, sondern abgeben will, findet den Weg im Beitrag Vertrieb auslagern und auf der Seite SDR-Outsourcing.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Checkliste: Automatisierung vorbereiten
- Messwoche mit Aufgaben und Minuten je Person
- Ranking der Aufgaben nach Stunden je Woche
- Prozess der ersten Aufgabe in 5 Schritten beschrieben
- Verantwortliche Person für Fehler benannt
- Datenschutz und Einwilligung geprüft
- Nach 4 Wochen Stundenersparnis neu gemessen
Mit dem Wirtschaftlichkeits-Rechner setzen Sie Ihre Zahlen ein.
Häufig gestellte Fragen
Welche Vertriebsaufgaben automatisiere ich zuerst?
Die häufigsten ohne Urteilsbedarf: Erfassung, Bestätigungen, Wiedervorlagen, Berichte.
Ersetzt Automatisierung den Außendienst?
Nein. Sie nimmt ihm Verwaltung ab, damit mehr Zeit beim Kunden bleibt.
Was brauche ich für den Start?
Ein CRM mit Formularen und Regeln, eine Messwoche und einen Verantwortlichen.
Wie messe ich den Erfolg?
An freigewordenen Stunden je Woche und an der Zahl der Angebote mit Nachfassen.
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