Vertriebsaufgaben im B2B: die sieben Kernaufgaben und ihre Zeit

Wer die Aufgaben trennt und ihre Zeit misst, sieht schnell, wo Umsatz verloren geht.

Welche sieben Kernaufgaben hat der Vertrieb im B2B?

Die sieben Aufgaben folgen dem Weg eines Kunden vom ersten Kontakt bis zum laufenden Geschäft. Sie bauen aufeinander auf, und ein Fehler in einer Phase zeigt sich in der nächsten.

1. Akquise: Kontakte zu passenden Unternehmen und Entscheidern herstellen.
2. Qualifizierung: prüfen, ob Bedarf, Budget und Zeitplan passen.
3. Bedarfsanalyse: den Ist-Zustand und das Ziel des Kunden verstehen.
4. Angebot: Lösung, Nutzen und Konditionen für den Kunden formulieren.
5. Abschluss: Einwände klären, verhandeln und die Entscheidung herbeiführen.
6. Betreuung: den Kunden nach dem Kauf begleiten und Folgeaufträge vorbereiten.
7. Berichte: Stand, Zahlen und Prognose für die Geschäftsleitung festhalten.

Die Reihenfolge ist ein Rahmen. In der Praxis überlappen sich die Aufgaben, und ein Gespräch kann zugleich Qualifizierung und Bedarfsanalyse sein.

Wie verteilt sich die Arbeitszeit im Vertrieb?

Die Verteilung hängt von Produkt und Team ab. Ein Richtwert aus der Praxis: Ein Vertrieb mit Außendienst verbringt oft mehr Zeit mit Verwaltung und Berichten als mit Akquise. Das ist kein Naturgesetz, sondern das Ergebnis fehlender Struktur.

Wie sah das in einem Projekt aus?

In einem Projekt für einen Maschinenbauer mit drei Außendienstmitarbeitern erfassten wir zwei Wochen lang die Arbeitszeit. Die Verwaltung und die Berichte nahmen 38 Prozent der Zeit ein, die Betreuung bestehender Kunden 27 Prozent, Angebote und Verhandlungen 24 Prozent. Für die Akquise blieben 11 Prozent.

Rechnung mit offenen Annahmen: Bei 40 Wochenstunden je Person und drei Personen sind das rund 13 Stunden Akquise pro Woche im gesamten Team. Die Annahme ist, dass die Erfassung über zwei Wochen repräsentativ war, das ist nicht geprüft.

Tabelle: Zeitverteilung im Vertriebsteam, zwei Wochen Erfassung, drei Personen, anonymisiert

Quelle: Werte aus dem Beispielprojekt, Einzelfall. Stunden gerundet, Basis 120 Stunden pro Woche.

Wann diese Verteilung nicht der Maßstab ist

Bei einem Unternehmen mit langen Projekten, zum Beispiel im Anlagenbau, hat die Betreuung oft Vorrang. Ein Verkäufer mit wenigen Bestandskunden braucht dagegen mehr Akquise. Die Verteilung ist also ein Befund für das eigene Team, kein Zielwert.

Auch das Aufteilen auf Spezialisten hat Grenzen. Wenn der Inside Sales die Akquise übernimmt und der Außendienst nur noch Abschlüsse führt, fehlt oft der Kontext für die Verhandlung. Eine Übergabe mit Notiz ist dann Pflicht.

Checkliste zur Aufgabenverteilung

• Ich kenne die sieben Aufgaben und ihren Anteil an meiner Arbeitszeit.
• Ich habe die Zeit zwei Wochen lang erfasst, nicht geschätzt.
• Jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen im Team.
• Die Akquise hat feste Zeitfenster in der Woche.
• Übergaben zwischen Phasen sind dokumentiert.

Wie es weitergeht

Die Strategie hinter einer Aufgabenverteilung erklärt der Leitfaden zur B2B-Vertriebsstrategie. Wer Organisation und Rollen klären möchte, findet die Grundlagen im Leitfaden zur Vertriebsorganisation. Wer die Akquise ganz oder teilweise auslagern möchte, sieht die Einordnung auf der Seite Inside Sales im B2B.

Stand: Oktober 2026. Die Zahlen stammen aus einem anonymisierten Beispielprojekt und sind nicht durch den Inhaber geprüft.

Häufig gestellte Fragen

Was gehört zu den Aufgaben im Vertrieb?

Zu den Kernaufgaben zählen Akquise, Qualifizierung, Bedarfsanalyse, Angebot, Abschluss, Kundenbetreuung und Berichte an die Geschäftsleitung. Je nach Rolle verteilen sich die Anteile unterschiedlich.

Was ist der Unterschied zwischen Vertrieb und Verkauf?

Verkauf meint den Abschluss eines einzelnen Geschäfts. Vertrieb umfasst den gesamten Prozess von der Ansprache bis zur Betreuung nach dem Kauf, inklusive Planung und Steuerung.

Wie viel Zeit geht im Vertrieb für Akquise drauf?

Das hängt vom Team ab. In einem Projekt, das im Beitrag beschrieben wird, lag der Anteil bei rund elf Prozent der Arbeitszeit, obwohl Akquise der wichtigste Hebel für neue Umsätze ist.

Welche Aufgaben kann man auslagern?

Häufig die Telefonakquise, die Terminvereinbarung und die Erstqualifizierung. Abschluss, Verhandlung und Betreuung bleiben beim eigenen Team, weil sie Kenntnis des Kunden verlangen.

Wie plane ich die Aufgaben im Vertrieb?

Teilen Sie die Arbeitszeit einer Woche in die sieben Aufgaben und messen Sie den Ist-Zustand über zwei Wochen. Vergleichen Sie die Zeit mit dem Ziel, zum Beispiel mehr Zeit für Akquise.

Welche Rolle spielt die Dokumentation im Vertrieb?

Sie macht den Stand jedes Kontakts sichtbar und hilft bei Übergaben. Ohne Notiz nach dem Gespräch fehlt im nächsten Kontakt der Anlass, und der Kunde muss sich wiederholen.

Ist das für kleine Teams mit einem Mitarbeiter auch relevant?

Ja, nur liegen alle sieben Aufgaben bei einer Person. Dann hilft eine feste Wochenplanung mit Zeitfenstern für Akquise, damit sie nicht hinter dem Tagesgeschäft verschwindet.

Wann sind die Kernaufgaben nicht der richtige Maßstab?

Bei sehr erklärungsbedürftigen Produkten mit langen Projekten ist die Betreuung wichtiger als die Akquise. Bei kurzen Zyklen dominiert die Akquise. Die Liste ist ein Rahmen, keine feste Verteilung.