Einwand „Rufen Sie später an“: Den Rückruf festlegen

Ein Rückruf ohne diese drei Angaben findet fast nie statt.

Warum bleibt ein Rückruf so oft aus?

Der Satz „Rufen Sie später an“ schiebt die Entscheidung auf, ohne sie abzulehnen. Der Kunde hat jetzt keine Zeit und kann sich den Anruf im Moment nicht vorstellen. Ohne einen Grund fragt er später nicht nach, und auch Sie wissen am Ende nicht, warum Sie anrufen sollen.

Ein fester Termin mit Grund ändert das. Der Kunde weiß, worum es geht, und Sie wissen, wann Sie anrufen dürfen. Das ist die Grundlage jedes Rückrufs, der sich lohnt.

Welche drei Angaben legen Sie fest?

1. Zeitpunkt. „Ich rufe am Donnerstag um 10 Uhr an. Passt das?“
2. Grund. „Ich möchte Ihnen zeigen, welche Zahl bei Ihrem Team sich in zwei Wochen verändert.“
3. Person. „Wer aus Ihrem Team sollte an dem Gespräch teilnehmen?“

Die dritte Angabe verhindert, dass der Rückruf an der falschen Person hängen bleibt. Fragen Sie nach einer zweiten Person, wenn die erste nur den Kontakt weiterleitet.

Wie rechnen Sie den Nutzen eines Rückrufs?

Die Rechnung zeigt, wie viele Anrufe nötig sind, um einen Termin zu erreichen, und wie viele Rückrufe davon stattfinden. Alle Zahlen sind Angaben Ihres Teams, die Quote ist eine Rechnung daraus.

Quelle der Tabelle: eigene CRM-Auswertung des Teams. Die Quote ist kein Benchmark, sondern Ihr eigener Wert, den Sie über vier Wochen beobachten.

Was zeigt ein Fall aus der Praxis?

In einem Projekt für einen Anbieter von Gebäudetechnik für Krankenhäuser führte das Team im Frühjahr 67 Erstgespräche mit Technischen Leitern. In 19 Gesprächen wurde ein Rückruf vereinbart. Davon fanden 12 statt, 6 führten zu einem Termin mit der Geschäftsführung.

Das Team hatte vorher nur „Wir rufen Sie an“ notiert. Die Rückrufe fanden selten statt. Nach der Umstellung auf Zeitpunkt, Grund und Person stieg die Zahl der stattgefundenen Rückrufe, weil das Team den Grund am Telefon wiederholen konnte. Die Zahlen stammen aus einem Praxisbeispiel, nicht aus einer Erhebung.

Wann ist ein Rückruf die falsche Antwort?

Ein Rückruf ist falsch, wenn der Kunde keinen Anlass hat, der über einen Monat hinaus reicht. Dann wirkt der Anruf wie ein Vorwand, und der Kunde notiert den Namen als störend. Bedanken Sie sich in diesem Fall und legen Sie den Kontakt ab.

Ein Rückruf hilft auch nicht, wenn die Person am anderen Ende keine Entscheidung treffen kann. Fragen Sie in diesem Fall nach der zuständigen Person, bevor Sie einen Termin festlegen.

Den Umgang mit Anrufen bei bestehenden Kunden erklärt der Leitfaden zur Reaktivierung von Bestandskunden. Die Vorbereitung für die Anrufe zeigt die Checkliste zur Telefonakquise. Die Einwandkarte zum Ausdrucken finden Sie in der Einwandkarte. Wie Rückrufe in den Vertriebsprozess passen, zeigt die Seite zur Telefonakquise.

Stand: Oktober 2026. Keine Rechtsberatung.

Häufig gestellte Fragen

Wie vereinbare ich einen Rückruf, der tatsächlich stattfindet?

Nennen Sie einen Wochentag und eine Uhrzeit, und sagen Sie den Grund des Anrufs in einem Satz. Notieren Sie den Termin im CRM mit dem Namen der Person, die zurückrufen soll. Ein Rückruf ohne Grund wird oft verschoben.

Was tue ich, wenn der Kunde keinen Zeitpunkt nennt?

Schlagen Sie zwei Zeitpunkte vor und fragen Sie, welcher passt. Wer keinen von beiden wählt, bekommt einen Rückruf in zwei Wochen mit Hinweis auf den Grund. Mehr Vorschläge wirken drängend.

Soll ich vor dem Rückruf etwas schicken?

Ja, wenn der Kunde eine konkrete Unterlage angefragt hat und Sie die Einwilligung für die E-Mail haben. Die Unterlage sollte kurz sein und eine Frage enthalten, die den Rückruf vorbereitet.

Wie lange darf ein Rückruf aufgeschoben werden?

Das hängt vom Anlass ab. Liegt ein Budgetzeitraum oder ein Projekt im nächsten Quartal, fragen Sie nach dem Monat davor. Ohne Anlass lohnt ein Rückruf nach drei bis sechs Monaten.

Wann ist „Rufen Sie später an“ ein Nein?

Es ist ein Nein, wenn der Kunde bei jedem Vorschlag ausweicht und keinen Grund nennt. Dann bedanken Sie sich, fragen nach einem Hinweis für die Zukunft und legen den Kontakt ab.

Wie vermeide ich, dass der Rückruf zu einem Verkaufsgespräch wird?

Kündigen Sie den Zweck an: Sie wollen den Termin bestätigen oder eine Frage klären. Halten Sie den Rückruf kurz und bieten Sie danach einen Termin oder eine Nachricht an, statt sofort zu argumentieren.

Wie messe ich, ob Rückrufe funktionieren?

Zählen Sie die vereinbarten Rückrufe, die stattgefunden haben, und die Termine, die daraus entstanden sind. Die Quote zeigt, ob Ihr Ablauf trägt. Vergleichen Sie die Zahlen über mindestens vier Wochen.

Brauche ich eine Einwilligung für einen Rückruf?

Für Anrufe zu Werbezwecken brauchen Sie in der Regel eine ausdrückliche Einwilligung oder eine Ausnahme nach § 7 UWG. Den Wortlaut finden Sie auf gesetze-im-internet.de. Dies ist keine Rechtsberatung, klären Sie den Einzelfall mit Ihrer Rechtsabteilung.