Inhalt9 Abschnitte
- 01Was gehört in den Betreff?
- 02Wie ist die Mail aufgebaut?
- 03Wann verschicken Sie die Erinnerung?
- 04Praxisbeispiel: Eine Mail, die Ausfälle halbierte
- 05Rechnung: Was bringt eine Bestätigung?
- 06Wann hilft die Erinnerung nicht?
- 07Checkliste für die Terminerinnerung
- 08Nächster Schritt
- 09Häufig gestellte Fragen
Kurz gesagt
Eine Terminerinnerung per E-Mail senken Sie die Zahl der Ausfälle, wenn sie drei Dinge klar nennt: Datum und Uhrzeit, den Anlass und eine Möglichkeit zur Absage oder Bestätigung. Der Beitrag zeigt den Aufbau, den richtigen Versandzeitpunkt, eine Rechnung zum Effekt und die Fälle, in denen die Mail nicht hilft.
Dieser Beitrag stammt von August 2024. Aktuelle Preise und Konditionen von KRAUSS stehen auf der Fakten-Seite und der Preisseite.
Was gehört in den Betreff?
Der Betreff nennt Datum, Uhrzeit und Thema. Termin Dienstag, 10 Uhr: Angebot Küchentechnik ist klarer als Erinnerung. Ein Betreff, der im Postfach sofort den Termin zeigt, spart dem Empfänger die Suche und erhöht die Chance, dass er den Termin im Kalender findet.
Wie ist die Mail aufgebaut?
Die Mail hat vier Teile: eine Anrede mit Namen, ein Satz zum Anlass, der Termin mit Uhrzeit, Dauer und Teilnehmern, und ein Link oder eine Antwortmöglichkeit zum Bestätigen oder Verschieben. Mehr braucht die Mail nicht. Lange Erklärungen gehören ins Gespräch.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Wann verschicken Sie die Erinnerung?
Verschicken Sie die erste Erinnerung eine Woche vorher, wenn der Termin mehr Vorbereitung braucht, und die zweite einen Tag vorher. Ein Versand am Morgen des Termins kommt meist zu spät, damit der Kunde die Zeit noch freihält.
Praxisbeispiel: Eine Mail, die Ausfälle halbierte
In einem Projekt für einen Anbieter von Gebäudereinigung fielen von 40 vereinbarten Erstgesprächen im Monat rund 12 aus. Das Team stellte auf zwei Erinnerungen mit einem Bestätigungslink um. Danach fielen im Folgemonat 5 von 40 Terminen aus. Die Zahlen sind realistisch gewählt und keine Messung eines Kunden.
Rechnung: Was bringt eine Bestätigung?
Die Rechnung nutzt Annahmen. Sie zeigt, wie viele Termine ein Ausfall kostet.
| Größe | Ohne Erinnerung (Annahme) | Mit zwei Erinnerungen (Annahme) |
|---|---|---|
| Vereinbarte Termine im Monat | 40 | 40 |
| Ausgefallene Termine | 12 | 6 |
| Stattfindende Termine | 28 | 34 |
Quelle: Annahmen des Autors, Stand Oktober 2026. Jeder gerettete Termin ist ein Gespräch, das Sie nicht neu anbahnen müssen.
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Wann hilft die Erinnerung nicht?
Die Mail hilft nicht, wenn der Termin von Anfang an nicht passt. Ein Kunde ohne Budget oder ohne Entscheidungsrecht sagt auch nach einer Erinnerung ab. Prüfen Sie vor dem Termin die Teilnehmer, bevor Sie die Mail verschicken.
Checkliste für die Terminerinnerung
- Betreff mit Datum, Uhrzeit und Thema
- Anlass in einem Satz genannt
- Bestätigungs- oder Verschiebungslink eingebaut
- Erste Erinnerung eine Woche, zweite einen Tag vorher geplant
- Bei fehlender Antwort am Vortag angerufen
Den Umgang mit Terminausfällen beschreibt der Leitfaden zu No-Show-Terminen. Die Übergabe nach einem bestätigten Termin regelt die Checkliste zur Termin-Übergabe.
Nächster Schritt
Prüfen Sie, wie viele Ihrer Termine im letzten Quartal ausgefallen sind. Der Neukunden-Check zeigt, wo Ihre Termine verloren gehen. Wenn Sie die Terminbestätigung auslagern wollen, zeigt die Seite Terminvereinbarung als Agentur den Ablauf.
Stand: Oktober 2026
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Häufig gestellte Fragen
Wie schreibt man eine Terminerinnerung per E-Mail?
Mit einem Betreff, der Datum und Thema nennt, einem Satz zum Anlass, dem Termin mit Uhrzeit und Dauer und einer Möglichkeit zur Absage oder Verschiebung in einem Klick.
Wann sollte die Terminerinnerung verschickt werden?
Einen Tag vorher und, bei Terminen mit Vorlauf, eine Woche vorher. Ein Versand am Morgen des Termins erreicht viele Empfänger zu spät, um die Zeit noch freizuhalten.
Wie viele Erinnerungen sind zu viel?
Zwei sind üblich. Eine dritte Erinnerung wirkt nur, wenn der Kunde noch nicht geantwortet hat. Danach rufen Sie an oder setzen den Termin zurück.
Was gehört in den Betreff einer Terminerinnerung?
Das Datum, die Uhrzeit und das Thema, etwa: Termin Dienstag, 10 Uhr: Angebot Küchentechnik. Das reduziert Nachfragen und macht die Mail im Postfach auffindbar.
Soll man eine Erinnerung auch bei einem Telefontermin senden?
Ja, mit Telefonnummer, Uhrzeit und dem Hinweis, wer anruft. So erreicht der Kunde Sie auch dann, wenn er den Termin verschoben hat.
Wie reduziert man Terminausfälle mit einer Erinnerung?
Mit einem klaren Bestätigungsschritt. Der Kunde bestätigt mit einem Klick, und Sie wissen am Vortag, mit wem Sie sprechen.
Wann wirkt eine Erinnerung nicht?
Wenn der Termin ohne Vorbereitung des Kunden stattfindet oder der Ansprechpartner nicht der Entscheider ist. Dann klären Sie zuerst, wer teilnimmt.
Darf man Erinnerungsmails ohne Einwilligung senden?
Eine Mail, die einen bereits vereinbarten Termin bestätigt, ist ein anderer Fall als Werbung. Die Grenzen zieht § 7 UWG. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.
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