Terminvorschläge formulieren: Tipps für die Terminvereinbarung

Warum zählt der Terminvorschlag?

Der Terminvorschlag spart dem Gesprächspartner die Suche nach einer Zeit: Er wählt oder sagt zu. Im B2B formulieren Sie ihn so, dass der Entscheider mit einem Wort antworten kann, mit Anlass, zwei Zeiten und der Frage, welche passt. Stand: Oktober 2026.

Eine Zählung der Redaktion, keine Messung: Eine offene Bitte wie "Wann haben Sie Zeit?" braucht mindestens drei Nachrichten, bis die Zeit feststeht, nämlich Bitte, Zeiten des Empfängers und Ihre Wahl. Ein Vorschlag, dessen Zeit passt, braucht zwei, nämlich Vorschlag und Zusage. Wo der Vorschlag im Ablauf steht, zeigt die Säulenseite B2B-Terminvereinbarung im Überblick.

Wie viele Terminvorschläge nenne ich?

Nennen Sie zwei, höchstens drei Zeiten, die bevorzugte zuerst (Praxisregel der Redaktion). Bei nur einer Zeit bleibt dem Empfänger Zustimmung oder Gegenvorschlag, bei vier und mehr muss er abwägen. Laut Wortliga folgen gute Terminvorschläge einer einfachen Formel: zwei bis drei konkrete Optionen, die geplante Dauer und der Zweck des Treffens (WORTLIGA, Stand 03/2025). Die Seite nennt keine Datengrundlage (WORTLIGA, Stand 03/2025).

Sammeln Sie die Zeiten vor dem Schreiben im Kalender und legen Sie sie auf verschiedene Tage: Fällt ein Tag für den Empfänger aus, bleibt der zweite Vorschlag gültig. Welche Zahl bei Ihrer Zielgruppe trägt, zeigt Ihre eigene Messung. Teilen Sie je Fassung die Zusagen durch die angesprochenen Kontakte, das ist Ihre Terminquote je Formulierung.

Was ist eine Alternativfrage, und wie nutze ich sie?

Die Alternativfrage stellt dem Gesprächspartner zwei konkrete Zeiten zur Wahl und setzt die Zusage voraus (Definition der Redaktion). Am Telefon lautet sie: "Passt Ihnen Dienstag um zehn Uhr oder Donnerstag um vierzehn Uhr besser?" Der Gesprächspartner antwortet mit einer Wahl statt mit Ja oder Nein.

Stellen Sie sie erst, wenn er Interesse gezeigt hat. Vorher setzt sie eine Zusage voraus, die er nicht gegeben hat (Einschätzung der Redaktion). Bei KRAUSS entsteht ein Termin erst nach dem Kaufcheck mit vier Punkten: Kaufinteresse, Kaufbedarf, Entscheider und Zeitpunkt. Dann bucht KRAUSS den Verkaufstermin in einen freien Slot des Außendiensts (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026).

Beispiel zur Veranschaulichung, kein echtes Gespräch:

Anrufer: Wie besprochen schlage ich ein Gespräch von 20 Minuten per Video zur Angebotserstellung vor. Passt Ihnen Dienstag um 10 Uhr oder Donnerstag um 14 Uhr besser?

Gesprächspartner: Donnerstag passt.

Anrufer: Dann trage ich Donnerstag um 14 Uhr ein und sende die Einladung mit Datum.

Wer den Kontakt zum Entscheider nicht selbst herstellen will, lagert die Terminierung aus und findet bei KRAUSS die Terminvereinbarung für den Außendienst. Beispielgespräche aus vier Branchen zeigt der Gesprächs-Simulator.

Welche Formulierung passt zu welcher Situation?

Vier Situationen brauchen vier Formulierungen: die Erstbitte per E-Mail, die Terminfrage am Telefon, die Bitte um Zeiten der Gegenseite und das Nachfassen. Höflichkeit entsteht dabei durch Anlass und Wahl, nicht durch Konjunktivketten wie "Ich würde mich freuen, wenn wir einen Termin finden könnten".

Welche Angaben gehören in einen schriftlichen Terminvorschlag?

Sechs Angaben gehören in jeden schriftlichen Terminvorschlag: Anlass, Wochentag, Datum, Uhrzeit, Dauer und Kanal.

• Anlass: ein Satz dazu, was der Empfänger vom Termin hat.
• Wochentag und Datum: zusammen, damit ein Zahlendreher auffällt.
• Uhrzeit: der Beginn, bei einem Zeitfenster auch das Ende.
• Dauer: die Minuten, die der Empfänger im Kalender blockt.
• Kanal: Telefon, Video oder vor Ort.

Am Telefon stehen Anlass, Dauer und Kanal vor der Alternativfrage, das Datum folgt in der Einladung. Eine Terminanfrage formulieren Sie wie einen Terminvorschlag, den Aufbau per E-Mail beschreibt der Beitrag Terminanfrage per E-Mail im B2B schreiben.

Wie bitte ich um Terminvorschläge der Gegenseite?

Bitten Sie mit einem Rahmen: Dauer, Kanal und ein Zeitraum, in dem Sie selbst frei sind. "Ich bitte um einen Terminvorschlag Ihrerseits" ist korrekt, nennt aber weder Dauer noch Zeitraum. Der Empfänger weiß nicht, ob Sie zehn Minuten oder eine Stunde meinen, und nennt womöglich Zeiten, die bei Ihnen belegt sind.

Besser lautet die Bitte: "Nennen Sie mir bitte zwei Zeiten zwischen [Datum] und [Datum], die bei Ihnen für [Dauer] per [Kanal] frei sind. Ich richte mich danach." Das passt, wenn Sie die freien Zeiten des Empfängers nicht kennen, etwa bei einem Entscheider mit Vorzimmer. Kennen Sie Ihre Zeiten, nennen Sie lieber selbst zwei.

Welche Vorlage hilft beim Terminvorschlag per E-Mail?

Ein Terminvorschlag per E-Mail besteht aus Betreff mit Thema, einem Satz zu Anlass, Dauer und Kanal, zwei Zeiten zur Wahl und einer Wahlfrage. Der Mustertext enthält alle sechs Angaben.

Betreff: [Thema]: Terminvorschlag

Guten Tag [Anrede, Name],

vielen Dank für das Gespräch am [Wochentag]. Für [Anlass in einem Satz] schlage ich ein Gespräch von [Dauer] per [Telefon, Video oder vor Ort] vor.

Zur Wahl stehen:
- [Wochentag, Datum], [Uhrzeit]
- [Wochentag, Datum], [Uhrzeit]

Passt keiner, nenne ich Ihnen zwei neue Zeiten. Antworten Sie mit dem Wochentag, dann schicke ich die Einladung. Welcher der beiden Termine passt Ihnen besser?

Mit freundlichen Grüßen
[Name, Rolle, Telefon]

Weitere Muster enthält der Beitrag Muster für die Terminvereinbarung im Geschäftsumfeld.

Was bringt ein besserer Terminvorschlag? Eine Rechnung

Bei 40 erreichten Entscheidern im Monat ergeben sich mit zwei Zeiten statt der offenen Bitte 8 Termine mehr. Beide Quoten sind Annahmen der Redaktion für die Rechnung, keine Marktzahlen. Setzen Sie Ihre eigene Terminquote ein.

Was zeigte ein Fall aus der Praxis?

In einem Projekt für einen Hersteller von Verpackungsmaschinen schrieb der Innendienst nach Gesprächen mit Interessenten meist: "Melden Sie sich, wenn Sie Zeit haben." Aus 30 solchen Bitten innerhalb von sechs Wochen entstanden 6 Termine. Danach nutzte das Team die Vorlage mit zwei Zeiten, Dauer und Kanal.

In den folgenden sechs Wochen gingen 32 Vorschläge raus, 14 führten zu einem Termin, 12 davon fanden statt. Die zwei Ausfälle betrafen Zeiten, die der Innendienst nicht im Kalender geblockt hatte. Seitdem blockt das Team genannte Zeiten bis zur Antwort.

Was tun nach der Zusage?

Senden Sie die Kalendereinladung sofort und setzen Sie den Anlass in den Titel, nicht nur Ihren Namen. Bei einem Videotermin gehört der Link in die Einladung. Sie wiederholt Anlass, Wochentag, Datum, Uhrzeit, Dauer und Kanal und ist zugleich Ihre schriftliche Bestätigung. Eine Erinnerung vor dem Termin nennt Wochentag, Uhrzeit und Kanal (Praxisregel der Redaktion). Die doppelte Terminbestätigung, mit der KRAUSS jeden Verkaufstermin telefonisch bestätigt, erklärt der Eintrag Doppelte Terminbestätigung.

Wie gehe ich mit Verschiebungen und Absagen um?

Nennen Sie im ersten Satz, was sich ändert, und im zweiten zwei neue Zeiten zur Wahl (Praxisregel der Redaktion): "Ich muss unseren Termin am [Datum] verschieben, weil [Grund]. Passt Ihnen [Zeit 1] oder [Zeit 2] besser?" Der Grund bleibt ein Halbsatz, denn eine lange Entschuldigung zeigt die Lösung nicht.

Sagt der Empfänger ab, nennen Sie im selben Zug zwei neue Zeiten, statt auf seinen Vorschlag zu warten. Halten Sie die Ersatzzeiten frei, bevor Sie schreiben. Antwortet er auf keine Zeit, helfen die Strategien im Beitrag Follow-up-Termin organisieren.

Welche Fehler verschlechtern einen Terminvorschlag?

Fünf Fehler verschlechtern einen Terminvorschlag: die offene Frage ohne Zeiten, fehlender Wochentag oder fehlendes Datum, vier oder mehr Zeiten, fehlende Dauer oder fehlender Kanal und Zeiten, die im eigenen Kalender nicht frei sind.

Was prüfen Sie vor dem Absenden?

Der Vorschlag ist versandfertig, wenn Sie alle sechs Prüfschritte mit Ja beantworten.

• Der Anlass steht in einem Satz am Anfang.
• Wochentag und Datum stehen zusammen im Text.
• Zwei, höchstens drei Zeiten stehen zur Wahl.
• Jede genannte Zeit ist in Ihrem Kalender frei.
• Dauer in Minuten und Kanal stehen bei den Zeiten.
• Der Vorschlag endet mit einer Frage, die der Empfänger mit einer Wahl beantwortet.

Wann ist ein Terminvorschlag nicht die richtige Lösung?

Ein Terminvorschlag ist nicht die richtige Lösung, wenn der Kontakt fehlt, der Empfänger lieber selbst wählt oder Sie sehr viele Termine vereinbaren.

Wer die Terminierung nicht selbst übernehmen will, bucht ein Gespräch mit Jesse Klotz. Es dauert 15 Minuten.