Termin vereinbaren wie schreiben: Effektive Methoden für professionelle Anfragen

Stand: Oktober 2026.

Wie kann man höflich um einen Termin bitten?

Höflich bitten Sie um einen Termin, wenn Sie dem Empfänger die Suche im Kalender abnehmen: Anlass nennen, zwei Zeiten anbieten, Dauer sagen. Zum Beispiel: "Passt Ihnen Dienstag, 14.10., um 10 Uhr oder Mittwoch, 15.10., um 14 Uhr für 20 Minuten am Telefon?" Die Frage "Wann hätten Sie Zeit?" klingt freundlich, schiebt aber die ganze Planung zum Empfänger.

Höflichkeit entsteht aus drei Dingen, die der Empfänger sofort sieht:

1. Anlass: ein Satz dazu, was er vom Gespräch hat.
2. Wahl statt Aufgabe: zwei Zeiten auf verschiedenen Tagen, die Sie im eigenen Kalender blocken.
3. Ausweg: "Passt keine, nenne ich Ihnen zwei neue." Der Satz nimmt den Druck und hält das Gespräch offen.

Konjunktivketten wie "Ich würde mich sehr freuen, wenn es Ihnen eventuell möglich wäre" machen die Bitte länger, nicht höflicher.

Um einen Termin bitten: Welche Formulierung passt zu welchem Fall?

Die Formulierung richtet sich danach, ob der Empfänger Sie kennt und wie formell der Rahmen ist. Die Tabelle zeigt den ersten Satz und die Bitte je Fall.

Tabelle: Formulierungen für die Bitte um einen Termin, Stand 10/2026

Quelle: Praxisregeln der Redaktion KRAUSS GmbH, keine Messung.

Die Bitte an Vorgesetzte vertieft der Beitrag Termin vereinbaren für den Chef.

Ich möchte gerne einen Termin mit Ihnen vereinbaren: Muster

Der Satz "Ich möchte gerne einen Termin mit Ihnen vereinbaren" trägt nur, wenn Anlass und Zeiten direkt folgen. Allein sagt er, was Sie wollen, aber nicht, warum der Empfänger zusagen sollte. So sieht der vollständige Absatz aus:

Ich möchte gerne einen Termin mit Ihnen vereinbaren, um [Thema] zu besprechen, weil [Anlass beim Empfänger]. Passt Ihnen [Wochentag, Datum] um [Uhrzeit] oder [Wochentag, Datum] um [Uhrzeit]? Ich plane [Dauer] ein, per [Telefon, Video oder vor Ort].

Kürzer und direkter wirkt: "Ich schlage ein Gespräch von 20 Minuten zu [Thema] vor." Der Satz ersetzt das "gerne" durch eine Zahl, und die Zahl sagt dem Empfänger mehr.

Hiermit möchte ich Sie um einen Termin bitten: Passt der Satz noch?

Der Satz "Hiermit möchte ich Sie um einen Termin bitten" passt in formelle Schreiben an Behörden, Kammern, Gerichte oder Vermieter, im Vertrieb wirkt er steif. Das Wort "hiermit" stammt aus dem Amtsdeutsch und fügt keine Information hinzu. Im Geschäftsverkehr schreiben Sie: "Ich bitte um einen Termin zu [Anliegen]" und setzen das Anliegen davor.

Ich bitte um einen Termin für ein persönliches Gespräch: So schreiben Sie es

Bei einem persönlichen Gespräch nennen Sie Grund, Ort und Dauer, weil ein Treffen den Empfänger mehr Zeit kostet als ein Anruf. Muster:

Ich bitte um einen Termin für ein persönliches Gespräch über [Thema]. Ich komme gern zu Ihnen nach [Ort] und brauche [Dauer]. Passt Ihnen [Wochentag, Datum, Uhrzeit] oder [Wochentag, Datum, Uhrzeit]? Wenn die Anreise nicht passt, sprechen wir gern per Video.

Das Angebot eines Videocalls im letzten Satz hält die Zusage offen, wenn ein Treffen am Kalender scheitert.

Terminanfrage formulieren: Welche fünf Muster brauchen Sie?

Für einen Geschäftstermin brauchen Sie fünf Mails: Anfrage, Bestätigung, Erinnerung, Absage oder Verschiebung und Nachfassen. Jede hat einen festen Zeitpunkt. Wer nur die Anfrage schreibt, verliert Termine zwischen Zusage und Treffen.

Tabelle: Die fünf Mails einer Terminvereinbarung, Stand 10/2026

Quelle: Praxisregeln der Redaktion KRAUSS GmbH. Zeitpunkte und Längen sind Erfahrungswerte, keine Messung.

Muster 1: Terminanfrage per E-Mail

Die Anfrage setzt einen bestehenden Kontakt oder eine Einwilligung voraus (Abschnitt "Wann trägt die Terminmail nicht?").

Betreff: [Thema]: 20 Minuten, Dienstag oder Mittwoch?

Guten Tag Frau [Nachname],

zu [Anlass, zum Beispiel Ihrer Frage auf der Messe] schlage ich ein Gespräch von 20 Minuten per Video vor. Zur Wahl stehen Dienstag, [Datum], um 10 Uhr oder Mittwoch, [Datum], um 14 Uhr. Passt keine Zeit, nenne ich Ihnen zwei neue.

Welcher Termin passt Ihnen?

Beste Grüße [Name, Rolle, Telefon]

Muster 2: Terminbestätigung

Die Bestätigung geht sofort nach der Zusage raus und wiederholt Datum, Uhrzeit, Zugang, Teilnehmer und Thema.

Betreff: Bestätigung: [Thema] am [Wochentag, Datum], [Uhrzeit]

Guten Tag Frau [Nachname],

danke für Ihre Zusage. Wir sprechen am [Wochentag, Datum] um [Uhrzeit] für [Dauer] per [Kanal, Link oder Adresse]. Es nehmen teil: [Namen]. Thema: [ein Satz]. Bitte halten Sie [Unterlage] bereit. Falls etwas dazwischenkommt, erreichen Sie mich unter [Telefon].

Beste Grüße [Name]

Die Kalendereinladung trägt dieselben Angaben und den Anlass im Titel, nicht nur Ihren Namen. Warum KRAUSS jeden Verkaufstermin zusätzlich telefonisch bestätigt, erklärt der Eintrag doppelte Terminbestätigung.

Muster 3: Terminerinnerung am Vortag

Die Erinnerung nennt Uhrzeit und Zugang in der ersten Zeile, damit der Empfänger sie ohne Öffnen der alten Mails nutzt.

Betreff: Morgen [Uhrzeit]: [Thema]

Guten Tag Frau [Nachname], kurz zur Erinnerung: Wir sprechen morgen um [Uhrzeit] per [Kanal]. Hier der Link: [Link]. Bei Rückfragen erreichen Sie mich unter [Telefon]. Beste Grüße, [Name]

Muster 4: Absage oder Verschiebung

Die Absage nennt die Änderung im ersten Satz und zwei neue Zeiten im zweiten, damit der Termin nicht verschwindet.

Betreff: Neuer Termin für [Thema]

Guten Tag Frau [Nachname], ich muss unseren Termin am [Datum] absagen, weil [Grund als Halbsatz]. Passt Ihnen stattdessen [Wochentag, Datum, Uhrzeit] oder [Wochentag, Datum, Uhrzeit]? Beste Grüße, [Name]

Muster 5: Nachfassen ohne Antwort

Das Nachfassen kommt nach drei Werktagen als Antwort im selben Verlauf, mit einer Entscheidungsfrage.

Betreff: Re: [ursprünglicher Betreff]

Guten Tag Frau [Nachname], passt einer der beiden Termine vom [Wochentag]? Sonst nenne ich Ihnen gern zwei neue. Beste Grüße, [Name]

Nach dem zweiten Nachfassen ohne Antwort hilft keine weitere Mail. Rufen Sie an oder setzen Sie eine Wiedervorlage in drei Monaten. Mehr Varianten stehen im Beitrag Follow-up-E-Mail: Strategien für effektives Nachfassen.

Alle fünf Muster gibt es als Druckbogen mit Feldern zum Ausfüllen: Terminvereinbarung Vorlagen zum Ausfüllen und Drucken.

Welche Betreffzeile bekommt eine Antwort?

Eine Betreffzeile bekommt eine Antwort, wenn sie Anlass, Dauer und die Wahl schon nennt und unter 60 Zeichen bleibt. Der Betreff "Terminanfrage" allein sagt nicht, worum es geht, und landet hinter jeder Mail mit einem Thema.

Tabelle: Betreffzeilen mit und ohne Wirkung, Stand 10/2026

Quelle: Praxisregeln der Redaktion KRAUSS GmbH. Die Beispiele sind frei gewählt.

Wie viele Terminvorschläge nennen Sie, und welche?

Nennen Sie zwei Zeiten, höchstens drei, auf verschiedenen Tagen und zu verschiedenen Tageszeiten. Diese Logik trägt jeden Vorschlag:

• Zwei statt einer: Bei einer Zeit bleibt nur Ja oder Nein. Bei zwei wählt der Empfänger.
• Verschiedene Tage: Fällt Dienstag aus, gilt Donnerstag noch. Zwei Zeiten am selben Tag scheitern am selben Termin.
• Vormittag und Nachmittag: Wer morgens in der Fertigung steht, sagt eher für den Nachmittag zu.
• Wochentag und Datum zusammen: "Dienstag, 14.10." Ein Zahlendreher fällt so auf.
• Fünf bis zehn Werktage Vorlauf: Kürzer, und die Zeiten sind belegt. Länger, und der Vorschlag gerät aus dem Blick.
• Zeiten blocken: Jede genannte Zeit bleibt bis zur Antwort in Ihrem Kalender frei.

Die Herleitung und Formulierungen für das Telefon stehen in Terminvorschläge formulieren.

Ein Termin oder einen Termin vereinbaren: Wie schreibt man es richtig?

Richtig heißt es "einen Termin vereinbaren". Termin ist laut Duden maskulin, der Termin, und nach "vereinbaren" steht das Objekt im Akkusativ (Duden, Stand 10/2026). "Ein Termin" steht nur als Subjekt: "Ein Termin am Dienstag passt mir." Geschrieben wird das Wort mit einem m und ohne Dehnungs-h, getrennt wird es Ter|min. Dieselbe Regel gilt für "einen Termin anfragen", "einen Termin bestätigen" und "einen Termin absagen".

Was zeigt ein Fall aus der Praxis?

Ein Fall aus der Praxis zeigt: Zwei Zeiten zur Wahl brachten mehr als doppelt so viele Antworten. In einem Projekt für einen Hersteller von Verpackungsmaschinen gingen 40 Terminbitten per E-Mail an Einkaufsleiter. Die erste Fassung fragte offen: "Wann hätten Sie Zeit?" Darauf antworteten 6 von 40. Die zweite Fassung nannte den Anlass im ersten Satz und zwei Zeiten zur Wahl: Darauf antworteten 14 von 40, davon sagten 9 einen Termin zu. Beide Fassungen gingen am selben Wochentag zur selben Uhrzeit raus.

Der Betreff wirkt ähnlich. In einem Projekt für einen Anbieter von Prüftechnik gingen 100 Terminbitten an Fertigungsleiter, 50 mit dem Betreff "Terminanfrage" und 50 mit "Prüfprotokolle: 20 Minuten, Dienstag oder Mittwoch?" Auf den ersten Betreff antworteten 5, auf den zweiten 11.

Nach der Zusage entscheidet die Erinnerung. In einem Projekt für einen Anbieter von Software für Handwerksbetriebe fielen ohne Erinnerung 7 von 30 Vorführterminen aus. Mit Erinnerung am Vortag und einer kurzen Nachricht zwei Stunden vorher fielen bei den nächsten 30 Terminen 3 aus.

Die Zahlen sind klein und zeigen eine Richtung, keine feste Quote. Messen Sie Ihre eigene Terminquote je Fassung.

Was kostet eine unbeantwortete Terminanfrage? Eine Rechnung

Eine Antwort kostet bei offener Frage rund 33 Euro Arbeitszeit, mit zwei Zeiten rund 14 Euro. Die Rechnung nimmt die Antwortquoten aus dem Praxisfall (6 und 14 von 40) und überträgt sie auf 100 Mails. Stundensatz und Minuten sind Annahmen, setzen Sie Ihre Werte ein.

Tabelle: Arbeitskosten je Antwort bei 100 Terminanfragen, Stand 10/2026

Quelle: eigene Rechnung der Redaktion. Quoten aus dem Praxisfall, Minuten und Stundensatz sind Annahmen, keine Messwerte.

Die Erinnerung rechnet sich ebenso. Bindet ein Vor-Ort-Termin 3 Stunden (Annahme) und kostet die Stunde 70 Euro (Annahme), verlieren Sie bei 7 Ausfällen 1.470 Euro, bei 3 Ausfällen 630 Euro. Die Erinnerung am Vortag kostet eine Minute je Termin.

Was die Terminierung über einen Dienstleister kostet, hängt von Zielgruppe und Menge ab. Bei KRAUSS stellen Sie dafür im Angebots-Konfigurator Zielmarkt und Terminmenge ein.

Wann trägt die Terminmail nicht, und wann ist das Telefon besser?

Die Terminmail trägt nicht beim kalten Erstkontakt. Eine Terminanfrage, mit der Sie Ihr Angebot vorstellen wollen, ist Werbung, und für Werbung per elektronischer Post nennt § 7 Absatz 2 Nummer 2 UWG eine vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten als Voraussetzung (Gesetzestext). Das gilt auch zwischen Unternehmen. Für den Anruf bei einem Unternehmen verlangt dieselbe Vorschrift eine zumindest mutmaßliche Einwilligung. Stand 10.10.2026, keine Rechtsberatung. Die Einordnung je Kanal steht in Kaltakquise und Recht.

Das Telefon ist außerdem besser, wenn:

• der Termin in den nächsten 24 Stunden liegen soll. Ein Anruf klärt in zwei Minuten, was per Mail einen Tag dauert.
• Ihre Mail zweimal ohne Antwort blieb. Eine dritte Mail ändert nichts, ein Anruf zeigt, ob die Mail überhaupt ankam.
• der Entscheider Rückfragen hat. Am Telefon beantworten Sie einen Einwand sofort, per Mail geht dafür eine Runde verloren.

Die Mail ist dagegen der bessere Weg bei Bestandskunden, nach einem Telefonat mit Zustimmung zur Mail und bei Ansprechpartnern, die nie ans Telefon gehen. Wie das Gespräch am Telefon klingt, zeigt der Beitrag Termin vereinbaren: Muster für das Telefongespräch.

KRAUSS liefert genau diese Telefonebene: Anrufer erreichen den Entscheider, prüfen Kaufinteresse, Bedarf, Zuständigkeit und Zeitpunkt und buchen den Termin in den Kalender Ihres Außendiensts. Wie das abläuft, steht auf der Seite Telefonakquise und Terminvereinbarung und in der Methode. Für zehn bis zwanzig bekannte Kontakte brauchen Sie keinen Dienstleister, dort genügen die Muster oben.

Was prüfen Sie vor dem Senden?

Prüfen Sie diese acht Punkte, bevor Sie eine Terminmail abschicken.

• Der Betreff nennt Thema und Dauer und bleibt unter 60 Zeichen.
• Der Anlass steht im ersten Satz und nennt den Nutzen für den Empfänger.
• Zwei Zeiten auf verschiedenen Tagen stehen mit Wochentag und Datum in der Mail.
• Wochentag und Datum passen laut Kalender zusammen.
• Dauer und Kanal (Telefon, Video, Adresse) stehen bei den Zeiten.
• Beide Zeiten sind in Ihrem Kalender geblockt.
• Für Werbung per Mail liegt eine Einwilligung vor oder es besteht ein laufender Kontakt.
• Das Nachfassen nach drei Werktagen steht im Kalender.

Den Ablauf der Terminvereinbarung im B2B von der Liste bis zum stattgefundenen Gespräch beschreibt die Säule B2B-Terminvereinbarung. Wer das Gespräch nach der Zusage üben will, nutzt den Gesprächs-Simulator.

Häufig gestellte Fragen

Wie beginne ich eine E-Mail, in der ich um einen Termin bitte?

Beginnen Sie mit dem Anlass, nicht mit Ihrer Person. Der erste Satz sagt, warum Sie schreiben und was der Empfänger vom Gespräch hat, zum Beispiel: Zu Ihrer Anfrage vom Dienstag schlage ich ein Gespräch von 20 Minuten vor. Danach folgen zwei Zeiten zur Wahl. Eine Vorstellung des eigenen Unternehmens gehört an das Ende oder in die Signatur.

Wie lange warte ich auf eine Antwort auf meine Terminanfrage?

Warten Sie drei Werktage und fassen Sie dann mit einer Zeile nach. Kommt nach weiteren fünf Werktagen keine Antwort, wechseln Sie den Weg und rufen an, statt eine dritte Mail zu schicken. Die zwei Fristen sind eine Praxisregel der Redaktion, keine Messung. Tragen Sie beide Daten beim Versand in Ihren Kalender ein.

Schreibt man ein Termin oder einen Termin vereinbaren?

Richtig ist einen Termin vereinbaren. Termin ist laut Duden ein maskulines Substantiv, der Termin, und steht nach vereinbaren im Akkusativ. Ein Termin steht nur dort, wo das Wort Subjekt ist, etwa in dem Satz: Ein Termin am Dienstag passt mir. Dieselbe Regel gilt für einen Termin anfragen, bestätigen und absagen.

Darf ich eine Terminanfrage per E-Mail an einen unbekannten Geschäftskontakt schicken?

Eine Terminanfrage, mit der Sie Ihr Angebot vorstellen wollen, ist Werbung. Für Werbung per elektronischer Post verlangt § 7 Absatz 2 Nummer 2 UWG eine vorherige ausdrückliche Einwilligung des Empfängers, auch im B2B. Ohne Einwilligung bleibt das Telefon der Weg zum ersten Gespräch. Stand Oktober 2026, keine Rechtsberatung.

Sende ich besser einen Buchungslink oder zwei Terminvorschläge?

Bei Erstkontakten senden Sie zwei Terminvorschläge, bei bekannten Kontakten mit vielen Terminen einen Buchungslink. Ein Link in der ersten Mail an einen Entscheider liest sich wie Werbung und gibt ihm die Arbeit der Suche. Nach der Zusage dürfen Sie den Link gern für Folgetermine nutzen, denn dann kennt der Empfänger Anlass und Absender.

Wie sage ich einen vereinbarten Geschäftstermin per Mail ab?

Sagen Sie im ersten Satz ab, nennen Sie den Grund in einem Halbsatz und schlagen Sie im zweiten Satz zwei neue Zeiten vor. So bleibt der Termin in Bewegung, statt zu verschwinden. Schreiben Sie die Absage, sobald Sie sie kennen, mindestens einen Werktag vorher, und rufen Sie bei weniger als 24 Stunden Vorlauf zusätzlich an.