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Was gehört in ein Briefing für die Terminierung?
In ein Briefing gehören Zielgruppe, Angebot, Anlass, Ausschlüsse, Einwände und Kalender. Die erste Gruppe nennt den Inhalt, den ein Anrufer ohne Rückfrage braucht.
- Zielrolle und Branche stehen als Satz im Briefing, zum Beispiel „Einkaufsleiter in Lebensmittelbetrieben ab 50 Mitarbeitern“.
- Das Angebot steht in zwei Sätzen: für wen, welches Problem, welches Ergebnis.
- Zwei bis drei Anlässe stehen im Briefing, die den Anruf begründen.
- Ausschlüsse sind genannt: Wettbewerber, Bestandskunden, laufende Verhandlungen und Branchen, die Sie nicht wollen.
- Die vier häufigsten Einwände stehen mit Ihrer Antwort darunter.
- Die Frage steht fest, die ein Kontakt beantworten muss, um als Termin zu zählen.
Die letzte Zeile entscheidet, was die Agentur als Termin liefert. Ohne sie bekommen Sie Gespräche, die freundlich enden und zu keinem Auftrag führen. Das Briefing ist das Dokument, an dem sich später jede Reklamation messen lässt.
Was klären Sie zum Ablauf der Terminierung?
Zum Ablauf klären Sie, wer den Kalender führt, wie ein Termin übergeben wird und wie Sie Rückmeldung bekommen. Die zweite Gruppe regelt das.
- Der Zugriff auf den Kalender des Außendienstes ist eingerichtet, mit festen Zeitfenstern.
- Der Ansprechpartner für Rückfragen ist genannt, mit Telefonnummer und Antwortzeit.
- Die Übergabe des Termins ist festgelegt: Name, Rolle, Anlass, Einwände und Gesprächsnotiz.
- Die Bestätigung ist geregelt: Wer bestätigt, wann, und wie läuft die doppelte Terminbestätigung?
- Die Rückmeldung nach dem Termin ist vereinbart, auch bei einem No-Show.
Ein Termin ohne Gesprächsnotiz zwingt den Außendienst, das Gespräch neu zu beginnen. Legen Sie darum fest, welche Felder jede Übergabe trägt. Die Wiedervorlage von Kontakten ohne Termin regeln Sie im selben Dokument.
Welche Fragen klärt das Briefing im Workshop?
Der Workshop klärt in 60 Minuten die Punkte, die ein Dokument offen lässt: Anlass, Ausschlüsse und die Frage, die einen Kontakt zum Termin macht.
| Lücke im Briefing | Folge am Telefon | Frage im Workshop |
|---|---|---|
| Rolle nur als Branche genannt | Termin mit der falschen Person | „Wer unterschreibt, wer empfiehlt, wer blockiert?“ |
| Kein Anlass genannt | Anruf ohne Begründung, schnelle Absagen | „Was passiert bei Ihrem Kunden, bevor er kauft?“ |
| Ausschlüsse fehlen | Anruf bei einem Bestandskunden | „Wen dürfen wir unter keinen Umständen anrufen?“ |
| Einwände ohne Antwort | Anrufer improvisiert | „Was sagen Sie auf Preis und auf Wettbewerber?“ |
| Kalender nicht angebunden | Doppelbelegung, Absagen | „Wann ist der Außendienst in welcher Region?“ |
Was kostet ein Briefing, das Lücken lässt?
Ein knappes Briefing kostet in den ersten vier Wochen Rückfragen, und jede bindet Zeit auf Ihrer Seite. Die Rechnung zeigt den Rechenweg.
Rechenbeispiel
Zeitverlust durch Rückfragen bei einem unklaren Briefing
- Annahme: Rückfragen von der Agentur im ersten Monat20(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Minuten je Rückfrage auf Ihrer Seite10(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Kosten einer Vertriebsstunde im eigenen Haus65 €(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Zeitaufwand auf Ihrer Seite im ersten Monat | 20 × 10 ÷ 60 | 3,3 Akquisestunden |
| Wert dieser Zeit zu den Kosten Ihrer Vertriebsstunde | 20 × 10 ÷ 60 × 65 € | 217 € |
In einem Projekt für einen Anbieter von Software für Handwerksbetriebe schrieb der Vertrieb ein Briefing von einer Seite. Nach dem Workshop von 60 Minuten stand ein Dokument mit Anlässen, Ausschlüssen und vier Einwänden. Die Zahl der Rückfragen sank von 18 im ersten auf 5 im zweiten Monat. Die erste Pilotansprache lief ohne Anruf bei einem Bestandskunden.
Wann ersetzt ein Briefing das Gespräch nicht?
Eine Vertriebsagentur kann mit einem Briefing nichts anfangen, wenn Rolle, Angebot oder Anlass noch offen sind. Dann schreiben Sie ein Dokument über Annahmen.
- Wenn Sie noch nicht wissen, welche Rolle Sie ansprechen wollen, ist ein Briefing zu früh: Starten Sie mit einem Testblock und schreiben Sie das Briefing danach.
- Wenn Sie nur ein Skript wollen, ersetzt das Briefing es nicht, denn die Agentur formuliert den Anruf aus Anlass und Zielrolle selbst.
Starten Sie in dem Fall mit dem Zielgruppen-Check und einem kleinen Testblock. Das Briefing schreiben Sie danach auf Basis echter Gespräche. Wie ein Anruf aufgebaut ist, zeigt der Leitfaden zur Kaltakquise. KRAUSS startet jedes Projekt mit einem Briefing im Workshop: Die Telefonakquise mit Terminvereinbarung beschreibt den Ablauf, der Angebotskonfigurator führt zu Ihrem Angebot.
Zum Mitnehmen
Briefing-Checkliste drucken oder als PDF speichern
Die Checkliste lesen Sie frei auf dieser Seite. Die Druckfassung zu „Was gehört in ein Briefing für die Terminierung? Checkliste mit elf Punkten“ bekommen Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse. Name und Firma sind freiwillig.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet das in Ihrem Markt?
Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Wenn die Punkte sitzen, führen wir die Gespräche für Sie. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.
