CRM benutzerdefinierte Felder: Formeln sinnvoll nutzen

Der Nutzen steht und fällt mit den Eingabefeldern. Wer Abschlusswahrscheinlichkeit und Auftragswert nicht pflegt, bekommt eine Formel, die falsch rechnet. Stand: Oktober 2026.

Welche Formeln lohnen sich für ein Vertriebsteam?

Drei Formeln tragen die meisten Teams: der gewichtete Pipelinewert, die Tage seit dem letzten Kontakt und die Terminquote je Quelle. Sie sind einfach, aber sie zeigen Probleme früh. Alles darüber können Sie später ergänzen.

Quelle: Beispiele des Autors, Stand Oktober 2026. Die Zahlen sind Rechenbeispiele.

Wie richten Sie eine Formel in vier Schritten ein?

Sie legen die Eingabefelder fest, richten die Formel an einem Datensatz ein, prüfen das Ergebnis an einer bekannten Zahl und geben den Feldern eine feste Pflegeregel.

1. Eingabefelder festlegen. Nur Felder, die jemand täglich pflegt.
2. Formel an einem Datensatz testen. Rechnen Sie das Ergebnis von Hand nach.
3. Prüfen mit einer bekannten Zahl. Nehmen Sie einen Abschluss aus dem Vorjahr und vergleichen Sie.
4. Pflegeregel schreiben. Wer ändert den Auftragswert, wann und mit welchem Grund.

Praxisbeispiel: Gewichteter Pipelinewert bei einem Anbieter von Gastro-Schulungen

In einem Projekt für einen Anbieter von Gastro-Schulungen war der Pipelinewert bisher eine Excel-Summe, die am Monatsende entstand. Das Team richtete einen gewichteten Wert als Formelfeld ein. Beim Test fiel auf, dass 9 von 46 offenen Geschäften keine Wahrscheinlichkeit trugen, also mit null in die Summe eingingen. Nach der Ergänzung der Pflichtfelder stimmte die Summe mit der Excel-Liste überein, und die Auswertung dauerte nur noch wenige Minuten.

Rechnung: Was die Pflege der Felder kostet

Die Rechnung nutzt Annahmen. Der Stundensatz ist keine Angabe von KRAUSS, sondern eine Annahme für die Zeit der Pflege.

Quelle: Annahmen des Autors, Stand Oktober 2026. Die Rechnung zeigt, dass sich eine Formel nur lohnt, wenn die Pflege nicht mehr Zeit kostet als die Handarbeit. Hier übersteigt die Pflege die Ersparnis, deshalb sollte das Team die Pflegefelder kürzen.

Wann Formeln im CRM nicht tragen

Eine Formel rechnet, was sie bekommt. Liegen Wahrscheinlichkeiten nur geschätzt vor, ist der Wert eine Schätzung mit Nachkommastellen. Außerdem unterscheiden sich die Funktionen je System stark. Eine Formel aus einem Handbuch lässt sich oft nicht eins zu eins übertragen.

Ein Gegenargument: Viele Felder machen das CRM langsamer und die Eingabe mühsamer. Nehmen Sie nur die Felder, die eine Entscheidung ändern.

Die Einrichtung eines CRM ist keine Leistung von KRAUSS. Wir liefern die Telefonebene und die Terminierung, die Formeln richtet Ihr Team oder Ihr Systemhaus ein. Die Übergabe der Termine mit Firma und Notiz beschreibt die Checkliste zur Termin-Übergabe.

Checkliste für benutzerdefinierte Felder

• Jedes Eingabefeld hat eine Pflegeregel.
• Die Formel ist an einem Datensatz von Hand nachgerechnet.
• Ein bekannter Abschluss stimmt mit dem Ergebnis überein.
• Die Dokumentation des CRM ist für die genaue Syntax geprüft.
• Die Zahl der Felder ist auf die Entscheidungen begrenzt.

Weitere Hilfen zur Vertriebsplanung finden Sie unter Werkzeuge.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein benutzerdefiniertes Feld mit Formel?

Ein Feld im CRM, das seinen Wert aus anderen Feldern des Datensatzes berechnet, etwa den gewichteten Pipelinewert. Es spart Handarbeit, wenn die Eingabefelder gepflegt sind.

Welche Formel brauche ich zuerst?

Meist den gewichteten Pipelinewert, weil er die Prognose verbessert. Danach folgen die Tage seit dem letzten Kontakt und die Terminquote je Quelle.

Warum stimmt das Ergebnis nicht?

Häufig fehlen Werte in den Eingabefeldern. Ein leeres Feld zählt als null und verfälscht die Summe. Prüfen Sie zuerst die Pflichtfelder.

Kann ich Formeln ohne Programmierkenntnisse nutzen?

In vielen CRM-Systemen ja, mit einfachen Rechenoperationen. Komplexe Logik braucht meist ein Systemhaus. Prüfen Sie die Dokumentation Ihres Anbieters.

Wie viele Felder sind sinnvoll?

Nur die, die eine Entscheidung ändern. Jedes zusätzliche Feld braucht Pflege, und die Pflege ist ein großer Kostenblock.

Ersetzt eine Formel die Prognose?

Nein. Sie rechnet eine Prognose aus geschätzten Wahrscheinlichkeiten. Die Wahrscheinlichkeiten müssen regelmäßig überprüft werden.

Welche Rolle spielt KRAUSS beim CRM?

Keine Rolle bei der Einrichtung. KRAUSS liefert die Telefonebene und die Terminierung. Die Daten zu Firma, Ansprechpartner und Notiz gehen an Ihr Team, die Auswertung im CRM liegt bei Ihnen.

Wie prüfe ich eine Formel nach dem Einrichten?

Nehmen Sie drei Datensätze mit bekanntem Ergebnis, rechnen Sie von Hand nach und vergleichen Sie. Stimmen alle drei, geben Sie die Formel für das Team frei.