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Dieser Beitrag stammt von April 2025. Aktuelle Preise und Konditionen von KRAUSS stehen auf der Fakten-Seite und der Preisseite.
Ein CRM ist nur so gut wie die Daten darin. Viele Teams legen Leads an, pflegen aber keine Quelle, keinen Zeitpunkt und keinen nächsten Schritt. Dann lässt sich nicht sagen, welcher Kanal Termine bringt. Die Leadgenerierung braucht deshalb Regeln im CRM, bevor sie Kontakte sammelt.
Stand: Oktober 2026. Das Praxisbeispiel stammt aus einem Projekt ohne Namen.
Welche Felder braucht jeder Lead?
Acht Felder reichen für den Start: Quelle, Rolle, Branche, Größe, Bedarf, Zeitpunkt, letzter Kontakt und nächster Schritt. Für jedes Feld braucht es eine feste Auswahl, damit die Auswertung funktioniert.
- Quelle: Anzeige, Empfehlung, Messe, Anruf, Website
- Bedarf: ja, nein, unklar
- Zeitpunkt: Monat oder Quartal, nicht „bald“
- Nächster Schritt: Datum und Aktion
Wie halten Sie die Pflege einfach?
Die Pflege muss in weniger als zwei Minuten pro Kontakt möglich sein. Lange Pflichtfelder führen dazu, dass niemand sie ausfüllt. Auch Dubletten verhindern: Prüfen Sie vor dem Anlegen den Firmennamen und die Rolle.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Praxisbeispiel: Ein Anbieter von Betriebssoftware
In einem Projekt für einen Anbieter von Betriebssoftware hatte das CRM 4.800 Kontakte, davon waren 1.100 doppelt. Nach einer Bereinigung und festen Quellen ließ sich zum ersten Mal sehen, dass Messekontakte 3 Termine je 100 Kontakte brachten, Empfehlungen 11. Das Team verschob das Budget daraufhin von der Messe zu Empfehlungen und zur Telefonarbeit.
Die Rechnung ist eine Annahme: Wenn Empfehlungen ohne Mehrkosten 11 Termine je 100 Kontakte bringen, lohnt sich ihre Pflege im Vergleich zu Messekontakten, die 3 bringen, deutlich.
Wann reicht ein CRM nicht?
Ein CRM ersetzt keine Qualifizierung. Wenn der Vertrieb Kontakte ohne Bedarf anlegt, füllt sich das System, aber die Pipeline bleibt leer. Auch bei sehr kleinen Märkten ist ein schlankes Tabellenblatt oft ausreichend.
Checkliste für das CRM
- Acht Pflichtfelder mit festen Auswahlwerten festlegen
- Dublettenprüfung vor dem Anlegen einführen
- Wiedervorlagen je Stufe mit Datum anlegen
- Quelle bei jedem Kontakt pflichtig machen
- Monatlich Termine und Kosten je Quelle auswerten
Das Vorgehen für Übergaben steht in der Checkliste zur Übergabe an Vertrieb und CRM. Den Ablauf der Nachfassung beschreibt der Leitfaden zum Follow-up im Vertrieb. Mehr zur Qualifizierung finden Sie auf der Seite Lead-Qualifizierung.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Häufig gestellte Fragen
Welche Felder braucht ein Lead im CRM?
Quelle, Rolle, Branche, Größe, Bedarf, Zeitpunkt, letzter Kontakt und nächster Schritt. Mehr Felder erschweren die Pflege.
Wie verhindert man doppelte Kontakte?
Mit einer Regel für Firmen- und Personennamen und einem Abgleich vor dem Anlegen. Dubletten verfälschen jede Auswertung.
Welche Wiedervorlagen sind sinnvoll?
Eine Wiedervorlage je Stufe mit festem Datum, etwa nach einer Woche, nach drei Wochen und nach einem Quartal.
Wie automatisieren Sie Übergaben?
Mit einer Regel: Ein Kontakt wechselt in den Vertriebsstatus, wenn er einen klaren Schritt erfüllt. Das Feld dafür muss eindeutig sein.
Welche Auswertung braucht der Vertrieb?
Die Kette von Kontakt bis stattgefundenem Termin, je Quelle und Zeitraum. Ohne Quelle erkennen Sie keinen Kanal, der wirkt.
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