Stammdatenblatt für Neukunden: Welche Felder im B2B zählen

Ein Blatt mit zwölf guten Feldern schlägt eines mit vierzig schlechten.

Welche Felder gehören in das Blatt?

Wir empfehlen zwölf Felder in vier Gruppen. Die Gruppen stehen in dieser Reihenfolge, weil sie den Ablauf eines Anrufs folgen.

1. Firma: Name, Standort, Branche, Größe in Mitarbeitern.
2. Ansprechpartner: Rolle, Name, Kanal und Zeitfenster für die Erreichbarkeit.
3. Anlass: der konkrete Grund für den Anruf, zum Beispiel eine Eröffnung oder ein neues Angebot.
4. Stand: letzter Kontakt, Ergebnis, nächster Schritt und Datum der Wiedervorlage.

Die restlichen Felder wie Umsatz, Lieferanten oder Standorte sind hilfreich, aber für den ersten Anruf selten nötig. Führen Sie sie nur, wenn ein Team sie wirklich nutzt.

Praxisbeispiel: Das Blatt mit dem Anlass oben

In einem Projekt für einen Hersteller von Kühlzellen standen die Stammdaten einer Firma zunächst in drei Tabellen. Der Anlass fehlte in zwei Dritteln der Einträge, und die Rolle des Entscheiders war bei jedem fünften Eintrag falsch. Nach einem Blatt mit zwölf Feldern und dem Anlass in der ersten Zeile sank die Zahl der Fehlanrufe von etwa jedem vierten auf etwa jeden zehnten Anruf. Die Zahlen sind gerundet.

Wann das Blatt zu viel wird

Ein Blatt mit mehr als fünfzehn Feldern wird im Tagesgeschäft nicht gepflegt. Die Angaben veralten, und das Team misstraut dem Blatt. Bei kleinen Teams mit wenigen Kunden reicht oft eine Notiz im Kalender.

Gegen ein Blatt spricht außerdem der Datenschutz, wenn es Angaben enthält, die niemand braucht. Speichern Sie nur, was für die Ansprache nötig ist, und löschen Sie Einträge, die nicht mehr gebraucht werden.

Eine Rechnung mit offenen Annahmen

Angenommen, ein Team pflegt 300 Firmen und braucht je Eintrag drei Minuten Pflege im Monat. Das sind 15 Stunden im Monat. Ein Blatt mit zwölf statt vierzig Feldern verkürzt die Pflege je Eintrag auf zwei Minuten, also 10 Stunden. Die Zahlen sind Annahmen zur Veranschaulichung.

Häufige Fehler bei der Pflege

Der häufigste Fehler ist ein Blatt, das nach der Erfassung nicht mehr gelesen wird. Setzen Sie deshalb vor jedem Anruf einen festen Blick auf das Blatt. Der zweite Fehler ist fehlende Notiz zum letzten Gespräch. Schreiben Sie nach jedem Kontakt einen Satz, auch wenn nichts passiert ist.

Nächster Schritt

Legen Sie Ihr Blatt mit den zwölf Feldern an und prüfen Sie es nach zwei Monaten. Den Fragenkatalog für das Erstgespräch finden Sie im Leitfaden zum Erstgespräch. Die Übergabe an den Vertrieb beschreibt die Checkliste zur Termin-Übergabe.

Stand: Oktober 2026. Die Zahlen im Praxisbeispiel sind gerundet und stammen aus einem einzelnen Projekt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Stammdatenblatt für Neukunden?

Es ist eine feste Übersicht zu einer Firma, die alle Angaben für Ansprache und Übergabe enthält. Dazu gehören Stammdaten der Firma, Rolle des Entscheiders, Anlass und Gesprächsstand. Ein gutes Blatt ist kurz und wird bei jedem Kontakt gepflegt.

Welche Felder sind im B2B am wichtigsten?

Der Anlass, die Rolle des Entscheiders und der nächste Schritt. Ohne diese drei Angaben weiß niemand, warum angerufen wird und wen. Alle anderen Felder sind Hilfe, aber keine Pflicht.

Wie viele Felder sollte ein Stammdatenblatt haben?

Zwölf bis fünfzehn Felder reichen für die meisten Teams. Mehr Felder werden nicht gepflegt, und ein leeres Feld ist schlechter als keins. Prüfen Sie nach zwei Monaten, welche Felder niemand nutzt, und streichen Sie sie.

Darf ich Kontaktdaten im Blatt speichern?

Ja, wenn ein berechtigtes Interesse oder eine Einwilligung besteht und der Zweck klar ist. Speichern Sie nur, was Sie für Ansprache und Übergabe brauchen. Halten Sie fest, woher der Kontakt stammt. Eine Rechtsberatung klärt den Einzelfall.

Wo führe ich das Blatt, im CRM oder in einer Tabelle?

Im CRM, wenn es schon genutzt wird. Eine Tabelle reicht für kleine Teams mit weniger als 200 aktiven Firmen. Wichtig ist eine Stelle, an der alle schreiben und lesen.

Wie halte ich das Blatt aktuell?

Aktualisieren Sie es nach jedem Kontakt, nicht am Monatsende. Setzen Sie eine feste Wiedervorlage je Firma. Ein Blatt, das vier Wochen alt ist, führt zu Fehlanrufen.

Welche Fehler sind häufig?

Häufig fehlen der Anlass und die Rolle des Entscheiders. Oft steht im Blatt nur der Name der Firma, aber nicht, was im letzten Gespräch gesagt wurde. Das kostet im nächsten Anruf Zeit.

Was kostet die Akquise mit KRAUSS?

Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit der Entscheider und gewünschter Terminmenge. Die Konfiguration dauert 2 Minuten, danach erstellen wir Ihr Angebot. Der Konfigurator steht unter /preise#konfigurator.