Referenzkunden Einwilligung: Was Sie vor der Nennung schriftlich brauchen

Eine Kundenreferenz mit Namen, Logo oder Zitat braucht die Zustimmung des Kunden. Diese Zustimmung holen Sie schriftlich ein, bevor die erste Nennung erscheint, und Sie müssen sie später nachweisen können. Dieser Beitrag beschreibt den Inhalt der Einwilligung, den Widerruf und die Punkte, die Sie vor jeder Nennung prüfen. Keine Rechtsberatung: Die Rechtslage im Einzelfall klärt Ihr Rechtsberater.

Stand: Oktober 2026

Was muss die Einwilligung für eine Referenz enthalten?

Die Einwilligung nennt den Kunden, die genauen Inhalte der Nennung, die Kanäle, auf denen sie erscheint, die Dauer und den Hinweis auf das Widerrufsrecht. Wer nur "Sie dürfen uns als Referenz nennen" schreibt, hat eine Zustimmung, die im Streitfall schwer zu belegen ist. Ein konkreter Wortlaut schützt beide Seiten.

Trennen Sie die Einwilligung von anderen Vereinbarungen. Ein Vertrag, der die Zustimmung versteckt, erfüllt die Anforderung an Klarheit nicht. Bitten Sie um eine eigene Bestätigung, auch wenn sie in einem Mail-Verlauf steckt.

Wie lange gilt die Einwilligung, und wie widerruft der Kunde?

Die Einwilligung gilt für die Dauer, die Sie im Text nennen. Der Kunde kann sie jederzeit widerrufen. Nach Art. 7 Absatz 3 DSGVO wirkt der Widerruf für die Zukunft, die bis dahin erfolgte Nennung bleibt rechtmäßig. Ihr Prozess muss den Widerruf so einfach machen wie die Zustimmung.

Legen Sie deshalb einen festen Ort fest, an dem jede Referenz mit Datum und Ende der Nennung steht. Wer den Widerruf per Mail erhält, nimmt die Referenz von Website, Angebot und Präsentation in einem Schritt heraus.

Wie sieht das in der Praxis aus?

Ein Hersteller von Reinigungstechnik hatte acht Kundenlogos auf seiner Website und in Angeboten. Bei einer Prüfung fand das Team für fünf Logos eine schriftliche Zustimmung mit Datum. Für drei Kunden gab es nur eine mündliche Aussage im Vertrieb. Die drei Logos nahm das Team von der Website und aus den Angeboten, bis die Zustimmung schriftlich vorlag. Die Zahlen stammen aus dem Praxisbeispiel und dienen als Muster.

Die Prüfung dauerte einen Nachmittag. Danach führte das Team eine Liste mit Kunde, Inhalt, Kanal, Datum und Ende der Zustimmung, die alle sechs Monate geprüft wird.

Wann reicht die Einwilligung nicht?

Eine Einwilligung reicht nicht, wenn Sie mehr veröffentlichen, als der Kunde freigegeben hat. Eine Zustimmung für das Logo deckt kein Zitat ab, und eine Zustimmung für die Website deckt keine Präsentation auf einer Messe. Prüfen Sie jeden Kanal getrennt.

Auch eine Einwilligung macht eine Aussage nicht wahr. Wer Zahlen aus einer Referenz nennt, muss sie belegen können, unabhängig davon, ob der Kunde zugestimmt hat.

Checkliste vor jeder Nennung:

• Schriftliche Zustimmung mit Wortlaut, Kanal und Dauer vorhanden
• Hinweis auf das Widerrufsrecht im Text
• Jeder Kanal einzeln freigegeben
• Datum und Ende der Nennung in der Liste eingetragen
• Zahlen aus der Referenz belegbar und vom Kunden freigegeben

Den Aufbau einer Referenz im Gespräch beschreibt der Beitrag zu den Referenzkunden-Erfolgsgeschichten. Die datenschutzrechtlichen Grundlagen der Telefonakquise erklärt der Leitfaden zum Kaltakquise-Recht im B2B. Den Umgang mit personenbezogenen Daten im Vertrieb behandelt die Checkliste zur Kaltakquise-Mail.

Passende Seiten zu diesem Thema: Vertriebsoutsourcing und Kundenakquise.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich eine Einwilligung für Kundenreferenzen?

Wenn Sie den Namen, ein Logo oder personenbezogene Aussagen eines Kunden veröffentlichen, sollten Sie vorab dessen Zustimmung schriftlich einholen. Die Pflicht im Einzelfall klärt Ihr Rechtsberater.

Was muss eine Referenz-Einwilligung enthalten?

Sie enthält den Kunden, die genauen Inhalte der Nennung, die Kanäle, die Dauer und den Hinweis auf das Widerrufsrecht. Eine vage Formulierung wie "für Marketingzwecke" genügt meist nicht.

Kann der Kunde seine Einwilligung zurückziehen?

Ja. Nach Art. 7 Absatz 3 DSGVO hat die betroffene Person das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt für die Zukunft, und Sie müssen die Nennung dann beenden.

Muss ich die Einwilligung nachweisen?

Ja. Nach Art. 7 Absatz 1 DSGVO muss der Verantwortliche nachweisen können, dass die betroffene Person eingewilligt hat. Bewahren Sie die Zustimmung mit Datum und Inhalt auf.

Reicht eine mündliche Zustimmung?

Eine mündliche Zustimmung lässt sich schwer nachweisen. Bitten Sie um eine Bestätigung per E-Mail mit dem genauen Wortlaut der Nennung.

Darf ich ein Kundenlogo auf der Website zeigen?

Nur mit Zustimmung des Kunden, die Sie vorab einholen. Ein Logo gilt in vielen Fällen als Kennzeichen des Kunden, und dafür brauchen Sie die Freigabe.

Was passiert, wenn ich ohne Zustimmung nenne?

Ohne Zustimmung können Ansprüche des Kunden entstehen. Entfernen Sie die Nennung sofort, wenn ein Kunde das verlangt, und klären Sie mit Ihrem Rechtsberater die Folgen.

Übernimmt KRAUSS die Einwilligung der Kunden?

KRAUSS holt keine Einwilligung für Ihre Referenzen ein. Das liegt bei Ihnen als Auftraggeber. Wir stellen Ihnen auf Wunsch die Ergebnisse aus der Telefonakquise zur Verfügung, damit Sie die Freigabe vorbereiten können.