Termin am Telefon vereinbaren: So geht's richtig!

Wer statt zwei Zeitpunkten fragt "Wann passt es Ihnen?", hört häufiger ein "Schicken Sie mir etwas zu".

Wie vereinbare ich am Telefon einen Termin?

Gehen Sie nach diesem Ablauf vor. Jeder Schritt hat einen Beispielsatz, den Sie auf Ihre Lage anpassen.

Tabelle: Gesprächsaufbau der telefonischen Terminvereinbarung mit Beispielsätzen, Vorschlag der Redaktion, Stand 10/2026

Warum zwei Zeitpunkte besser sind als eine offene Frage, erklärt der Terminvorschlag im Glossar, die Grundlagen der Terminvereinbarung steht auf B2B-Terminvereinbarung im Überblick.

Wie bereite ich den Anruf vor?

Bereiten Sie in fünf Minuten drei Dinge vor: den Anlass, die Zielrolle und zwei freie Zeitfenster in Ihrem Kalender. Wer beim Anruf erst den Kalender sucht, verliert den Gesprächspartner. Recherchieren Sie Anlass und Ansprechpartner auf der Website oder im Netzwerk des Unternehmens und schreiben Sie den ersten Satz auf. Legen Sie ein Ziel fest: Termin, nicht Verkauf.

Welche Formulierung eignet sich als Muster für eine telefonische Terminanfrage?

Ein Muster für den Alltag: "Guten Tag, hier ist [Name] von [Firma]. Ich möchte mit Ihnen über [Thema] sprechen, das dauert 20 Minuten. Passt Ihnen Dienstag um 10 Uhr oder Donnerstag um 15 Uhr?" Das Muster enthält Name, Anlass, Dauer und zwei Zeitpunkte, mehr braucht die Anfrage nicht. Für E-Mail gilt dieselbe Struktur: Betreff mit Anlass, Dauer, zwei Zeitpunkte, Telefonnummer. Zur Weiterführung nach dem Termin hilft der Beitrag Follow-up-Termin organisieren.

Was kostet ein Anruf ohne Termin? Eine Beispielrechnung

Die Terminquote entscheidet, wie viele Anrufe ein Termin kostet. Alle Zahlen sind Annahmen, setzen Sie Ihre ein.

Rechnung: Anrufzeit je Termin, alle Werte als Annahme, Stand 10/2026

Bei 5 Prozent Quote verdoppelt sich der Aufwand auf rund 400 Euro je Termin. Darum lohnt es, am Einstieg zu feilen. Was externe Terminierung für Ihre Zielgruppe kostet, zeigt das Angebot aus dem Angebotskonfigurator, den Vergleich zwischen intern und extern die Seite Intern oder extern.

Praxisbeispiel: Zwei Vorschläge statt einer offenen Frage

In unseren Projekten testen wir bei der Terminfrage zwei Fassungen im selben Block. Typischer Fall aus einem anonymisierten Projekt: Bei einem Anbieter von Software für Disposition fragte eine Gruppe "Wann hätten Sie Zeit?" und kam bei 100 erreichten Entscheidern auf 7 Termine. Die andere Gruppe schlug zwei konkrete Zeitpunkte vor und kam auf 12 Termine bei 100 erreichten Entscheidern.

Der Unterschied betrifft eine Zielgruppe in einem Block, er ist keine allgemeine Quote. Wie wir Fassungen vor dem Start prüfen, steht in der Methode.

Wann sollten Sie keinen Termin am Telefon vereinbaren?

Vereinbaren Sie keinen Termin, wenn der Gesprächspartner keinen Bedarf nennt, nicht entscheidet oder gerade nicht sprechen kann. Ein erzwungener Termin fällt häufig aus und kostet beide Seiten Zeit. Die Grenzen:

• Kein Bedarf: Wer auf Ihre Frage keine Situation nennt, sagt höflich Nein. Wiedervorlage setzen, nicht drängen, siehe Wiedervorlage.
• Falscher Ansprechpartner: Fragen Sie nach der Rolle, die entscheidet, bevor Sie einen Termin festlegen.
• Schlechter Zeitpunkt: Bieten Sie einen Rückruf zu einer genannten Uhrzeit an.
• Eingeschränkte Zulässigkeit: Werbeanrufe haben rechtliche Voraussetzungen, siehe Kaltakquise und Recht. Das ist keine Rechtsberatung.
• Ausfälle: Ohne Bestätigung am Vortag fallen Termine häufiger aus, siehe doppelte Terminbestätigung.

Checkliste: Termin am Telefon vereinbaren

• Anlass und erster Satz vorher aufgeschrieben.
• Zwei freie Zeitfenster im Kalender markiert.
• Name, Firma und Anlass in den ersten 15 Sekunden genannt.
• Mindestens eine Frage zur Situation gestellt.
• Zwei Zeitpunkte statt einer offenen Frage vorgeschlagen.
• Datum, Uhrzeit, Dauer und Kanal wiederholt.
• Bestätigung per E-Mail noch am selben Tag gesendet.
• Erinnerung am Vortag eingeplant.

Wie bestätige ich den Termin nach dem Anruf?

Senden Sie noch am selben Tag eine Einladung mit Datum, Uhrzeit, Dauer, Kanal und einem Satz zum Thema. Nennen Sie, was der Gesprächspartner vorbereiten soll, am besten nichts. Eine Erinnerung am Vortag senkt Ausfälle, wie es das Beispiel im Glossar unter No-Show beschreibt.

Wie fange ich das Gespräch an, ohne aufdringlich zu wirken?

Nennen Sie sofort Ihren Namen, Ihre Firma und den Anlass, und lassen Sie die Frage nach dem Befinden weg. Im B2B ist Zeit knapp, ein sachlicher Einstieg wirkt respektvoller als Small Talk mit Fremden. Mit einem konkreten Anlass wie einem neuen Standort oder einer Stellenausschreibung klingt der Anruf nach Recherche, nicht nach Werbung.

Wie bitte ich per E-Mail um einen Telefontermin?

Schreiben Sie einen Betreff mit Anlass und Dauer, zum Beispiel "20 Minuten zu Ihrer Lagererweiterung, Dienstag oder Donnerstag". Im Text stehen zwei Zeitpunkte, Ihre Telefonnummer und die Bitte, einen zu bestätigen. Mehr als vier Sätze braucht die Nachricht nicht.

Wer vereinbart Termine für mich?

Wenn Ihr Außendienst keine Zeit für Kaltakquise hat, übernimmt KRAUSS die telefonische Terminierung und bestätigt jeden Termin doppelt. Das Angebot beschreibt die Seite Telefonakquise, das Üben im Team das Vertriebstraining.

Häufig gestellte Fragen

Welcher Gesprächsaufbau führt am Telefon zu einem Termin?

Ein Anruf mit Termin folgt vier Schritten: Anlass nennen, Nutzen zeigen, zwei Vorschläge machen und den Termin bestätigen. Jeder Schritt braucht nur einen Satz, damit der Gesprächspartner nicht überrollt wird. Der Aufbau gilt für Erstkontakte im B2B und ist im Team leicht zu üben.

Welche Informationen braucht man vor dem Anruf?

Vor dem Anruf sollten Sie Name und Funktion des Gesprächspartners kennen sowie einen konkreten Anlass. Ein kurzer Blick auf die Website des Unternehmens reicht für den ersten Eindruck. Notieren Sie außerdem Ihre zwei Terminvorschläge, bevor Sie wählen und den Anlass in einem Satz.

Wie formuliert man zwei Terminvorschläge am Telefon?

Zwei konkrete Vorschläge mit Datum und Uhrzeit sind leichter anzunehmen als eine offene Frage nach einem Termin. Der Gesprächspartner muss dann nur noch wählen und hat keine Hürde vor sich. Sagen Sie etwa: Passt Ihnen Dienstag um 10 Uhr oder Donnerstag um 14 Uhr besser?

Wann ist eine E-Mail der bessere Weg zum Termin?

Eine E-Mail ist besser, wenn der Gesprächspartner einen Anruf erkennbar ablehnt oder die Terminfindung über mehrere Personen läuft. Auch bei komplexen Themen mit vielen Beteiligten bringt eine Mail mit Vorschlägen oft mehr. Das Telefon bleibt der schnellste Weg, sobald der Kontakt steht.