ERP und CRM: Unterschied, Abgrenzung und Schnittstelle im Vertrieb

Ein ERP-System steuert Aufträge, Lager, Einkauf und Buchhaltung. Ein CRM-System steuert Kontakte, Gespräche und Chancen im Vertrieb. Beide berühren sich beim Auftrag: Das CRM bringt den Abschluss ins System, das ERP legt daraus den Auftrag an. Stand: Oktober 2026.

Was leistet ein ERP-System?

ERP steht für Enterprise Resource Planning, die Planung der Unternehmensressourcen. Das System führt Artikel, Bestände, Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen. Es beantwortet die Frage, was bestellt, gefertigt, geliefert und bezahlt ist. Für den Vertrieb zählt es vor allem die Aufträge, weniger die Gespräche davor.

Was leistet ein CRM-System?

CRM steht für Customer Relationship Management, die Pflege der Kundenbeziehung. Das System führt Kontakte, Firmen, Gesprächsnotizen, Wiedervorlagen und Verkaufschancen. Es beantwortet die Frage, wer mit wem gesprochen hat, was der nächste Schritt ist und wie weit eine Chance steht.

Wo überschneiden sich ERP und CRM?

Beide Systeme kennen den Kunden, aber aus verschiedenen Blickwinkeln. Die Tabelle zeigt, welche Objekte wo gepflegt werden und wo die Übergabe liegt.

Quelle: Einordnung der Redaktion. Die Zuständigkeit folgt der Frage, wer das Objekt pflegt.

Wie sieht eine Terminübergabe zwischen CRM und ERP aus? Ein Praxisbeispiel

In einem Projekt für einen Hersteller von Lebensmittelverpackungen kamen Termine per Mail beim Vertrieb an. In einem Monat gab es 17 Termine. Bei 5 davon fehlte im CRM jede Notiz, und bei 3 dieser fünf fand kein Nachfassen statt.

Die Rechnung: 5 von 17 Terminen sind rund 29 Prozent ohne Notiz, 3 von 5 sind 60 Prozent der Lücken ohne Nachfassen. Die Terminübergabe per Mail war der Engpass, nicht das ERP. Die Zahlen gelten für dieses Projekt.

Quelle: Werte aus dem Projekt, gerundet.

Wann reicht ein System, und wann brauchen Sie beide?

Die Frage hängt von Umfang und Zahl der Beteiligten ab. Sie brauchen beide Systeme oder eine saubere Schnittstelle, wenn eine dieser Bedingungen zutrifft:

• Mehrere Personen führen Gespräche und übergeben Termine.
• Angebote werden mit Preisen aus dem ERP erstellt.
• Die Buchhaltung braucht Aufträge aus dem Vertrieb.

Ein einzelnes Werkzeug reicht, wenn wenige Kunden betreut werden und nur eine Person verkauft. Dann genügen Tabelle oder ein einfaches CRM.

Welche Daten braucht der Vertrieb bei einer Übergabe?

• Firma, Ansprechpartner und Rolle im Einkauf
• Anlass des Gesprächs und Wunschzeit für den Termin
• Einwand oder offene Frage aus dem Gespräch
• Quelle des Kontakts, etwa Anzeige, Liste oder Messe
• Nächster Schritt mit Datum im CRM

Die vollständige Liste für die Übergabe steht in der Checkliste Termin-Übergabe an den Vertrieb. Die Logik hinter dem CRM erklärt der Beitrag CRM im Vertrieb.

Wie hilft die Telefonebene bei der Übergabe?

KRAUSS verkauft keine Software und richtet keine Systeme ein. Die Telefonebene übergibt jeden bestätigten Termin mit Notiz, Anlass und Wunschzeit an Ihren Vertrieb, in das System, das Sie nutzen. Welche Felder das sind, legen Sie vorher fest, damit der Termin nicht im Postfach verschwindet. Der Ablauf steht auf der Seite zur Lead-Qualifizierung.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen ERP und CRM?

Ein ERP-System steuert Aufträge, Lager, Einkauf und Buchhaltung. Ein CRM-System steuert Kontakte, Gespräche und Chancen im Vertrieb. Das CRM sagt, wer kaufen könnte, das ERP sagt, was geliefert und bezahlt wurde.

Brauche ich ein ERP und ein CRM gleichzeitig?

Viele Unternehmen ab einer gewissen Größe ja. Entscheidend ist, dass Kunden und Aufträge zwischen beiden Systemen übereinstimmen. Fehlt diese Übereinstimmung, arbeiten Vertrieb und Buchhaltung mit verschiedenen Zahlen.

Kann ein ERP-System auch den Vertrieb abbilden?

Teilweise, mit Angeboten und Aufträgen. Gesprächsnotizen, Wiedervorlagen und Chancen-Phasen fehlen dort oft. Dafür braucht der Vertrieb ein CRM oder ein Modul, das diese Aufgaben abdeckt.

Welche Daten gehen bei einer Terminübergabe ins CRM?

Firma, Ansprechpartner, Rolle, Anlass, Einwand, Wunschzeit und die Quelle des Kontakts. Ohne diese Felder kann der Vertrieb den Termin nicht sinnvoll vorbereiten.

Welche Software empfiehlt KRAUSS?

KRAUSS verkauft keine Software und empfiehlt keine Software als Leistung. Die Telefonebene übergibt Termine und Notizen in Ihr bestehendes System, nach Absprache.

Wie viel kostet ein CRM für ein KMU?

Die Preise hängen von Nutzerzahl, Funktionen und Laufzeit ab und ändern sich oft. Vergleichen Sie Angebote mit demselben Funktionsumfang und fragen Sie nach Einrichtung und Schulung.

Welche Vertriebsdaten braucht das ERP vom CRM?

Das ERP braucht Angebote, Auftragsdaten und Kundenstammdaten, sobald ein Abschluss erfolgt. Das CRM liefert den Verlauf bis dahin: Ansprechpartner, Anlass und Termine. Übergeben Sie nur die Daten, die das ERP für Rechnung und Lieferung braucht. Der Rest bleibt im CRM, damit beide Systeme schlank bleiben.

Wann reicht eine Tabelle statt eines CRM?

Bei wenigen Dutzend Kontakten und einem Vertriebsmitarbeiter kann eine Tabelle genügen. Sobald mehrere Personen Termine übergeben und nachfassen, verlieren Tabellen schnell den Überblick.