Messe-Akquise: Messekontakte schnell in Termine wandeln

Stand: Oktober 2026.

Warum bringt die Messe allein keine Termine?

Eine Messe liefert Kontakte, aber keine Termine. Der Gesprächspartner hat am Stand Zeit für wenige Sätze, und am Abend sind die meisten Namen vergessen. Der Anruf in den folgenden Tagen holt den Anlass zurück.

Das Ergebnis hängt deshalb an der Nachbereitung. Ein voller Erfassungsbogen ohne Anruf bringt nichts, ein Anruf ohne Anlass bringt nur Absagen.

Was muss am Stand schon vorbereitet sein?

Am Stand brauchen Sie einen Satz, der den Anlass nennt, und eine Frage, die den Bedarf öffnet. Beides steht vorher auf einem Zettel, nicht im Kopf.

Tabelle: Vorbereitung der Messe-Akquise. Beschreibung der Redaktion, Stand Oktober 2026.

Wie erfassen Sie die Kontakte am Stand richtig?

Erfassen Sie jeden Kontakt sofort nach dem Gespräch. Wer den Bogen am Abend ausfüllt, vergisst die Hälfte. Notieren Sie die genaue Antwort auf die Bedarfsfrage, denn sie ist Ihr Einstieg beim Anruf.

Bewerten Sie jeden Kontakt mit einer von drei Stufen: will Gespräch, vielleicht, kein Interesse. Nur die ersten beiden Stufen rufen Sie an. Die dritte Stufe streichen Sie mit Datum, damit niemand sie später erneut anruft.

Wie gelingt das Nachtelefonieren binnen 14 Tagen?

Rufen Sie in den ersten drei Tagen die Kontakte mit der Stufe "will Gespräch" an. In der Woche danach folgen die Stufe "vielleicht" und die Kontakte, die am Telefon nicht erreicht wurden. Nach zwei erfolglosen Versuchen wandert ein Kontakt auf eine Liste mit neuem Anlass.

Der Anruf beginnt mit dem Bezug zur Messe: "Wir haben uns am Stand von [Firma] auf der [Messe] kurz unterhalten, Sie hatten nach [Bedarf] gefragt." Dieser Satz bringt den Anlass zurück, ohne dass der Gesprächspartner sich erinnern muss.

Einen Leitfaden für diesen Ablauf finden Sie im Leitfaden zum Nachtelefonieren von Messekontakten.

Was zeigt ein Praxisbeispiel?

Ein Anbieter von Industrieklebstoffen erfasste auf einer Fachmesse 240 Kontakte. Die Nachbereitung lief über zwei Wochen mit einem Anrufblock am Tag. 180 Kontakte waren erreichbar, 52 Gespräche führten zu einem Gespräch mit dem Zuständigen, und daraus entstanden 17 Termine. 11 davon fanden statt.

Rechnung: 180 von 240 Kontakten sind 75 Prozent erreichbar. Aus 52 Gesprächen wurden 17 Termine, also 33 Prozent. 11 von 17 Terminen fanden statt, das sind 65 Prozent. Die tiefste Lücke lag zwischen dem Gespräch und dem Termin, weil der Anlass dort nicht konkret genug war. Ab der zweiten Woche nannten die Telefonierer deshalb den Messestand und den genauen Bedarf im ersten Satz.

Wann lohnt sich Messe-Akquise nicht?

Wenn die Zielgruppe nicht auf der Messe ist, bringt die Nachbereitung wenig. Prüfen Sie vorher, ob Ihre Kunden dort überhaupt Entscheidungen vorbereiten. Ein Stand ohne Zielliste kostet Zeit und Standgebühr, ohne Termine zu bringen.

Auch ein großer Besucherstrom ersetzt keinen Anlass. Wer nur Visitenkarten sammelt, produziert eine Liste, die niemand anruft. Dann lohnt sich der Stand nur für Marke und Sichtbarkeit, nicht für Termine.

Checkliste für die Messewoche

• Zielliste der Besucher und Aussteller vor der Messe erstellt
• Ein Satz zum Anlass und eine Bedarfsfrage am Stand festgelegt
• Erfassungsbogen mit vier Feldern ausgedruckt oder digital bereit
• Jeder Kontakt noch am selben Tag mit einer Stufe bewertet
• Anrufblock für die ersten drei Tage nach der Messe im Kalender

Die Vorbereitung eines Anrufblocks hilft beim Nachtelefonieren. Wer die Nachbereitung auslagern will, findet die Leistung auf der Seite Telefonakquise.

Wie geht es nach dem Termin weiter?

Ein Messetermin braucht dieselbe Übergabe wie jeder andere Termin. Der Vertrieb erhält Name, Rolle, Bedarf und den Satz aus dem Gespräch, damit er nicht von vorn beginnt. Die Übergabe steht in der Checkliste zur Termin-Übergabe.

Häufig gestellte Fragen

Welche Quote erreichen Messekontakte beim Nachtelefonieren?

Im Praxisbeispiel dieses Beitrags wurden von 240 Messekontakten 17 Termine, und 11 davon fanden statt. Die Quote hängt davon ab, wie gut die Kontakte am Stand vorqualifiziert wurden.

Wann sollte man Messekontakte anrufen?

Innerhalb von zwei Wochen nach der Messe. Danach erinnert sich der Gesprächspartner kaum noch an den Stand, und der Anlass verliert an Gewicht.

Welche Informationen braucht man am Messestand?

Name, Rolle, Unternehmen, der genannte Bedarf und eine Einschätzung, ob der Kontakt entscheidet. Mehr braucht die Nachbereitung nicht, weniger reicht nicht.

Lohnt sich die Messe ohne Nachbereitung?

Nein. Ohne Nachtelefonieren bleibt der Großteil der Kontakte ungenutzt. Die Messe liefert den Anlass, der Anruf liefert den Termin.

Darf man Messekontakte ohne Weiteres anrufen?

Ob ein Messekontakt eine mutmaßliche Einwilligung trägt, hängt vom Einzelfall ab. Prüfen Sie je Kontakt den Anlass des Gesprächs am Stand. Keine Rechtsberatung, Stand Oktober 2026, siehe Kaltakquise und Recht.

Wie lange braucht die Nachbereitung einer Messe?

Für 200 bis 250 Kontakte planen Sie etwa zwei Wochen mit einem Anrufblock am Tag ein. Die Dauer wächst mit der Zahl der Kontakte, nicht mit der Größe der Messe.

Was passiert mit Kontakten, die nicht erreicht werden?

Sie gehen nach zwei Versuchen auf eine Liste für eine spätere Ansprache mit neuem Anlass, etwa einem Fachbeitrag oder einer Einladung. Ein dritter Anruf ohne neuen Grund bringt keinen Termin.

Wer sollte die Nachbereitung übernehmen?

Eine Person im Vertrieb oder ein Dienstleister, der nach Ihrem Leitfaden anruft. Wichtig ist, dass dieselbe Person die Kontakte von der Messe bis zum Termin begleitet.