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Kurz gesagt
Eine Kapazität für Neukunden liegt vor, wenn Ihr Team mindestens einen Tag pro Woche für Erstgespräche hat, ohne Bestandskunden zu vernachlässigen. Fehlt diese Zeit, sinkt die Pipeline meist innerhalb von drei Monaten.
Dieser Beitrag stammt von Juni 2024. Aktuelle Preise und Konditionen von KRAUSS stehen auf der Fakten-Seite und der Preisseite.
Stand: Oktober 2026.
Wie prüfe ich die freie Kapazität im Vertrieb?
Erfassen Sie eine Woche lang, wofür jeder Vertriebsmitarbeiter Zeit aufwendet: Bestandskunden, Angebote, Reisen, Verwaltung und Neukunden. Die Zahlen zeigen, ob Neukunden überhaupt Platz haben. In den meisten Teams liegt der Anteil für echte Akquise unter 10 Prozent der Arbeitszeit, weil Angebote und Nachfassen den Tag füllen.
Die Checkliste Telefonakquise vorbereiten hilft, die Vorbereitung für Erstgespräche festzulegen, bevor Sie Zeit umverteilen.
Praxisbeispiel: Außendienst mit zwei freien Tagen
In einem Projekt für einen Hersteller von Dichtungstechnik arbeiteten drei Außendienstler mit 120 Bestandskunden. Sie schafften im Schnitt drei Erstbesuche pro Woche und hatten im Quartal 9 neue Kunden. Die Vertriebsleitung sah einen Engpass, konnte ihn aber nicht beziffern. Die Erfassung zeigte: 62 Prozent der Zeit gingen in Bestandskunden und Angebote, 18 Prozent in Fahrt und Verwaltung.
Das Beispiel ist anonym, die Zahlen sind realistisch gewählt und gerundet. Es zeigt, wie eine einfache Zeitrechnung den Engpass sichtbar macht.
| Position | Wert | Quelle |
|---|---|---|
| Außendienstler | 3 | Beispiel |
| Erstbesuche je Woche und Person | 1 | Annahme des Beispiels |
| Neukunden im Quartal | 9 | Beispiel |
| Anteil Zeit für Neukunden | 10 % | Rechnung: 4 von 40 Stunden |
Die Rechnung macht den Hebel klar: Wenn nur 10 Prozent der Zeit in Neukunden fließen, bleibt Akquise zufällig. Eine Telefonaktion schafft zusätzliche Gespräche, ohne den Außendienst zu verlängern.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Wann externe Kapazität nicht passt
- Wenn das Angebot noch keinen klaren Nutzen hat, erzeugt jede Stunde Akquise nur Absagen.
- Wenn der Außendienst die Termine nicht annimmt, verfallen die Gespräche.
- Wenn die Zielgruppe nicht definiert ist, bleiben Anrufe ohne Trefferquote.
- Wenn ein Partner nur Kontakte liefert, ohne Termine zu bestätigen, ist er teuer.
Welche Kanäle schaffen Kapazität?
Telefon schafft Erstgespräche ohne Fahrtzeit. E-Mail bereitet vor und hält den Kontakt. Anzeigen erzeugen Anfragen aus dem Markt. Der Außendienst bleibt für den Abschluss zuständig. Die Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied, deshalb sollte jede Stufe eine Kennzahl haben.
Mehr zum Vorgehen beschreibt der Leitfaden zum Entlasten des Außendiensts. Der Begriff Vertriebsengpass erklärt, wie Sie den Engpass im Alltag erkennen.
Wie KRAUSS Kapazität schafft
KRAUSS übernimmt die Telefonebene und die Terminierung. Wir sprechen Entscheider an, prüfen den Kaufbedarf und übergeben bestätigte Termine an Ihren Außendienst oder Innendienst. Angebot und Abschluss bleiben bei Ihrem Team. Passende Seiten sind Vertriebsunterstützung und SDR Outsourcing.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Häufig gestellte Fragen
Wie prüfe ich, ob mein Vertrieb noch Kapazität für Neukunden hat?
Zählen Sie je Vertriebsmitarbeiter die Stunden für Bestandskunden, Angebote und Verwaltung. Was übrig bleibt, ist die Kapazität für Neukunden. Liegt sie unter einem Gesprächstag pro Woche, reicht das Team für echte Akquise nicht aus.
Wie viele Erstgespräche schafft ein Vertriebsmitarbeiter pro Woche?
Das hängt vom Gebiet, vom Produkt und von der Vorbereitung ab. Im Praxisbeispiel dieser Seite schafften Außendienstler etwa drei Erstbesuche pro Woche. Im Telefon liegt die Zahl deutlich höher, weil keine Fahrzeit anfällt.
Ab wann lohnt sich externe Unterstützung bei der Akquise?
Wenn die Pipeline für die nächsten drei Monate leer wirkt und das Team keine Zeit für Neukunden hat, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist, ob die Unterstützung mehr bestätigte Termine liefert als das Team selbst.
Welche Kanäle helfen, wenn die Kapazität fehlt?
Telefonische Ansprache für den Erstkontakt, gezielte Anzeigen für Anfragen und Nachfassen über Bestandskunden. Der Außendienst bleibt für den Abschluss zuständig.
Was kostet es, wenn die Kapazität für Neukunden fehlt?
Die Kosten entstehen als entgangener Umsatz. Rechnen Sie mit Ihrem Deckungsbeitrag je Neukunde und mit der Zahl der Termine, die ausfallen. Eine Vorlage für diese Rechnung steht im Wirtschaftlichkeitsrechner.
Hilft ein Vertriebspartner, wenn das Team voll ausgelastet ist?
Ein Partner übernimmt Gebiete oder Branchen, die das Team nicht bedienen kann. Die Auswahl sollte auf Referenzen, Rhythmus und Zielgruppe prüfen.
Wie lange dauert es, bis neue Kapazität Termine bringt?
Mit einer Telefonaktion dauert der erste Termin oft zwei bis vier Wochen, weil Zielgruppe, Ansprache und Gesprächsleitfaden vorbereitet werden müssen. Die Dauer hängt vom Zielmarkt ab.
Übernimmt KRAUSS den Abschluss, wenn wir Kapazität auslagern?
Nein. KRAUSS übernimmt die Telefonebene und die Terminierung. Der Abschluss, das Angebot und der Preis bleiben bei Ihrem Team.
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