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Kurz gesagt
Ein Workflow im Vertrieb führt jede Anfrage in sieben festen Schritten vom Eingang bis zum Termin. Jeder Schritt hat eine Frist, einen Verantwortlichen und ein klares Ergebnis.
Dieser Beitrag stammt von Januar 2025. Aktuelle Preise und Konditionen von KRAUSS stehen auf der Fakten-Seite und der Preisseite.
Stand: Oktober 2026. Der Beitrag beschreibt die Schritte, die Regeln für Übergabe und Erinnerung, ein Beispiel mit Zahlen und die Grenzen eines festen Ablaufs.
Was ist ein Workflow im Vertrieb?
Ein Workflow ist eine Abfolge von Schritten mit festen Regeln. Im Vertrieb beschreibt er, was mit einer Anfrage geschieht, wer sie bearbeitet und bis wann. Ohne Workflow hängt der Erfolg davon ab, wer gerade Zeit hat.
Automatisierung bedeutet hier nicht mehr als wiederkehrende Schritte nach einer festen Regel zu erledigen. Die Regel ist entscheidend, das Werkzeug dafür zweitrangig. Ob Sie Erinnerungen per Hand oder über ein Werkzeug versenden, ändert den Ablauf nicht.
Welche sieben Schritte gehören in den Workflow?
- Erfassung. Anfrage oder Kontakt wird mit Branche, Rolle und Quelle festgehalten, am selben Tag.
- Qualifizierung. Anlass, Zeitfenster und Entscheidungsweg werden geklärt.
- Terminvorschlag. Zwei Termine mit Dauer werden angeboten.
- Terminbestätigung. Der Termin wird am selben Tag schriftlich bestätigt.
- Erinnerung. Eine zweite Bestätigung am Vortag des Termins.
- Übergabe. Der Termin geht mit Notizen an den Vertrieb.
- Nachfassen. Eine Frist nach dem Termin für die nächste Aufgabe.
Die Übergabe beschreibt die Checkliste zur Termin-Übergabe im Detail. Die Übergabe von Marketing an Vertrieb erklärt der Leitfaden zur Lead-Übergabe.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Praxisbeispiel: Doppelte Bestätigung bei 90 Terminen
In einem Projekt für einen Anbieter von Industriedienstleistungen fanden 14 von 90 vereinbarten Terminen nicht statt. Das Team führte danach eine Bestätigung am selben Tag und eine Erinnerung am Vortag ein. Im folgenden Monat blieben 6 von 90 Terminen aus. Die Liste mit den Terminen wurde dafür nicht umgebaut, es änderte sich nur der Ablauf.
Wann nicht? Grenzen eines festen Workflows
Ein fester Ablauf passt nicht zu jedem Verkauf. Drei Fälle sprechen dagegen:
- Die Projekte sind sehr individuell. Bei wenigen Großkunden führen starre Schritte zu Umwegen. Beschränken Sie den Workflow dann auf Übergabe und Terminbestätigung.
- Die Regeln werden nicht gelebt. Ein Ablauf auf Papier wirkt nur, wenn das Team ihn täglich nutzt.
- Die Zahl der Anfragen ist klein. Bei zehn Anfragen im Monat reicht eine Liste im Kopf des Vertriebsleiters.
Die Pipeline und ihre Stufen beschreibt der Leitfaden zum Pipeline-Management. Die Bedeutung der doppelten Bestätigung erklärt das Glossar.
Welche Punkte prüfen Sie vor der Einführung?
- Sieben Schritte mit Frist und Verantwortlichem festgelegt
- Übergabe mit Anlass, Ansprechpartner, Einwand und Zeitfenster definiert
- Terminbestätigung am selben Tag und Erinnerung am Vortag geregelt
- Monatliche Auswertung der ausgefallenen Termine eingeplant
- Team hat den Ablauf im Alltag geprüft
Den Überblick über Vertriebsprozesse bietet das Wissen zu CRM im Vertrieb. Die Kennzahlen des Workflows steuert das Lead-Management.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Wie übernimmt KRAUSS Schritte im Workflow?
KRAUSS übernimmt im Erstgespräch die Erfassung und Qualifizierung, die Terminierung mit Bestätigung und die Übergabe des Termins mit Notizen zum Anlass. Die Schritte nach dem Termin verantworten Sie. Die Telefonebene beschreibt die Seite Telefonakquise.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Workflow im Vertrieb?
Ein Workflow im Vertrieb ist eine feste Abfolge von Schritten, die eine Anfrage von der Erfassung bis zum Termin führt. Jeder Schritt hat einen Verantwortlichen, eine Frist und ein klares Ergebnis.
Was bedeutet Automatisierung im Vertrieb?
Automatisierung heißt, wiederkehrende Schritte mit festen Regeln zu erledigen, etwa eine Erinnerung nach 24 Stunden. Die Regel steht vorab fest, das Werkzeug dafür ist zweitrangig.
Welche Schritte gehören in den Workflow?
Erfassung, Qualifizierung, Terminvorschlag, Terminbestätigung, Erinnerung, Übergabe an den Vertrieb und Nachfassen nach dem Termin. Jeder Schritt braucht eine Frist.
Wie verhindere ich, dass Termine verfallen?
Mit einer Terminbestätigung am Vortag und einer Erinnerung am Termin selbst. Die doppelte Bestätigung senkt das Ausbleiben von Gesprächspartnern deutlich.
Welche Daten gehören in die Übergabe?
Anlass, Ansprechpartner, Rolle, Einwand, Zeitfenster und die nächste Aufgabe. Ohne diese Angaben beginnt der Vertrieb das Gespräch von vorn.
Wann ist ein fester Workflow zu starr?
Bei sehr individuellen Großprojekten mit wenigen Kontakten. Dort führen starre Schritte zu Umwegen. Halten Sie den Workflow dann auf die Übergabe beschränkt.
Was übernimmt KRAUSS im Workflow?
KRAUSS übernimmt die Erfassung und Qualifizierung im Erstgespräch, die Terminierung und die Übergabe des Termins mit Notizen. Die Schritte nach dem Termin verantworten Sie.
Wer sollte den Workflow einführen?
Die Vertriebsleitung legt die Regeln fest, und das Team prüft sie im Alltag. Ein Workflow, den nur die Leitung kennt, bleibt ohne Wirkung.
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