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Kurz gesagt
Sales Automation übernimmt Routine: Erinnerungen, Dateneingabe, Zuweisung von Leads und das Buchen von Terminen. Sie spart Zeit, wenn die Regeln klar sind und die Daten stimmen.
Dieser Beitrag stammt von Mai 2025. Aktuelle Preise und Konditionen von KRAUSS stehen auf der Fakten-Seite und der Preisseite.
Wo Gespräch, Urteil oder Verhandlung gefragt sind, bleibt sie außen vor.
Stand: Oktober 2026
Welche Aufgaben eignen sich?
Eine Aufgabe eignet sich, wenn sie drei Bedingungen erfüllt: Sie kommt oft vor, sie folgt einer Regel und sie braucht kein Urteil. Typische Beispiele sind die Erinnerung zwei Werktage nach einem Termin, die Übernahme einer Adresse aus einem Formular ins CRM und die Zuweisung eines Leads nach Postleitzahl.
Nicht geeignet sind Aufgaben mit Ausnahmen, die jedes Mal neu bewertet werden müssen, etwa die Freigabe eines Rabatts.
Wie rechnen Sie den Nutzen?
Messen Sie vor der Einführung, wie viele Minuten eine Aufgabe braucht und wie oft sie vorkommt. Multiplizieren Sie beides, dann haben Sie die Zeit je Monat. Die folgende Tabelle zeigt ein Beispiel mit Annahmen.
| Aufgabe | Minuten je Vorgang | Vorgänge je Monat | Stunden je Monat |
|---|---|---|---|
| Nachfass-Erinnerung und Notiz | 6 | 300 | 30 |
| Übernahme von Formulardaten ins CRM | 4 | 200 | 13,3 |
| Zuweisung neuer Leads | 2 | 150 | 5 |
| Summe vor Automation | 48,3 | ||
| Rest nach Automation (Prüfung, 1 Minute je Vorgang) | 10,8 |
Die Zeitersparnis beträgt rund 37 Stunden im Monat. Ob sie sich in Umsatz übersetzt, hängt davon ab, ob die freie Zeit für Gespräche genutzt wird.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Praxisbeispiel: Erinnerungen nach dem Termin
In einem Projekt für einen Hersteller von Großküchentechnik legte das Team eine automatische Erinnerung für Nachfassen zwei Werktage nach jedem Erstgespräch an. Vorher blieben nach eigenen Angaben etwa 1 von 4 Nachfassen liegen. Nach der Umstellung wurden 9 von 10 Nachfassen fristgerecht erledigt.
Die Zahlen sind ein anonymisiertes Praxisbeispiel mit realistisch gewählten Werten. Sie sind keine Garantie und keine Studie.
Wann Automation schadet
- Bei Regeln mit vielen Ausnahmen. Jede Ausnahme braucht eine Pflegeregel, und die Liste wächst.
- Bei schlechten Daten. Eine Automation mit falscher Adresse erreicht den falschen Empfänger.
- Bei Gesprächen mit Entscheidern. Ein automatisches Nachfassen nach einem Gespräch wirkt schnell wie Massenware.
- Ohne Testlauf. Fünf echte Fälle vorab decken die meisten Fehler auf.
Checkliste für die Einführung
- Aufgaben nach Häufigkeit und Regelklarheit sortiert
- Minuten je Vorgang vor der Einführung gemessen
- Datenqualität im CRM geprüft
- Jede Regel mit fünf echten Fällen getestet
- Abmeldung und Einwilligung bei automatischen Mails geklärt
- Nach vier Wochen Zeit und Fehlerquote verglichen
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Wie passt Automation zur Telefonakquise?
Automation trägt die Vorbereitung und die Nachbereitung eines Anrufs. Im Telefon selbst entscheidet der Mensch. Für die Nachbereitung eignet sich die Checkliste Angebot nachfassen, für die Übergabe die Checkliste Termin-Übergabe an den Vertrieb. Die Begriffe rund um Vertriebswerkzeuge erklärt das Glossar zu Sales-Tech.
Die Leistung zur Telefonakquise beschreibt die Seite Telefonakquise.
Häufige Fragen zur Sales Automation
Die Antworten oben beschreiben, welche Aufgaben sich eignen, wie Sie den Nutzen rechnen und wo Automation schadet. Die Rechnung nutzt Annahmen, die Sie mit Ihren Werten ersetzen sollten.
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