Telefonischen Termin vereinbaren: So geht's richtig!

Einen telefonischen Termin vereinbaren Sie in vier Schritten: Sie nennen Namen, Firma und Anlass in einem Satz, stellen eine Frage zum Bedarf, schlagen zwei Zeiten vor und bestätigen den Termin am selben Tag schriftlich. Bei einem erreichten Entscheider bleibt das Gespräch kurz. Diese Seite zeigt die Sätze für jeden Schritt, eine Checkliste, die Rechnung zu ausgefallenen Terminen und die Fälle, in denen das Telefon der falsche Kanal ist. Stand: Oktober 2026.

Wie läuft ein Telefonat zur Terminvereinbarung ab?

Ein Telefonat zur Terminvereinbarung hat vier Schritte, und jeder hat ein Ziel. Wer ein Ziel überspringt, verliert den Termin im nächsten Schritt.

Tabelle: Die vier Schritte am Telefon, Stand 10/2026

Quelle: Praxisregeln der Redaktion, nach dem Ablauf der Methode von KRAUSS.

Die Alternativfrage stellen Sie erst, wenn der Gesprächspartner Interesse gezeigt hat. Wie sie aufgebaut ist, erklärt das Glossar unter Alternativfrage. Alle Sätze üben Sie im Gesprächs-Simulator.

Welche Informationen halte ich beim Anruf bereit?

Sie halten acht Dinge bereit, bevor Sie wählen. Wer sie sucht, während der Gesprächspartner wartet, verliert seine Aufmerksamkeit.

• Name, Rolle und Telefonnummer des Gesprächspartners
• Der Anlass, warum Sie genau diesen Kontakt anrufen
• Zwei freie Zeiten aus Ihrem Kalender, an verschiedenen Tagen
• Dauer und Kanal des Termins (20 Minuten, Video)
• Die Frage zum Bedarf in einem Satz
• Drei Antworten auf die häufigsten Einwände
• Ihre E-Mail-Adresse, falls er sie wissen möchte
• Notizfeld in Ihrem CRM für Ergebnis und nächsten Schritt

Der Gesprächsleitfaden für die Kaltakquise im B2B führt durch alle fünf Schritte vom Einstieg bis zum Terminabschluss, mit Formulierungen für das Vorzimmer.

Wie reagiere ich, wenn der Gesprächspartner Nein sagt?

Fragen Sie einmal nach, was hinter dem Nein steckt, und akzeptieren Sie die Antwort. Die vier häufigsten Einwände sind "Kein Interesse", "Keine Zeit", "Schicken Sie Unterlagen" und "Wir haben schon einen Lieferanten". Jeder hat eine Rückfrage, die nach dem Maßstab des Kunden fragt statt zu argumentieren. Beispiele stehen im Beitrag Einwandbehandlung und Psychologie und im Einwand-Spickzettel.

Sagt der Gesprächspartner zum zweiten Mal Nein, bedanken Sie sich und beenden das Gespräch. Notieren Sie, ob eine Wiedervorlage sinnvoll ist, zum Beispiel in sechs Monaten.

Telefon oder E-Mail: Was ist besser für die Terminvereinbarung?

Das Telefon ist schneller, die E-Mail ist nachvollziehbar. Für die Erstansprache eines Entscheiders hat sich das Telefon bewährt, weil der Gesprächspartner sofort antwortet und Sie Einwände direkt klären. Die schriftliche Bestätigung schicken Sie in jedem Fall per E-Mail.

Tabelle: Kanal im Vergleich, Stand 10/2026

Quelle: Einschätzung der Redaktion.

Terminvorschläge per Mail formulieren Sie wie im Beitrag Terminvorschläge formulieren. Den Überblick über die ganze B2B-Terminvereinbarung gibt die Seite Terminvereinbarung im B2B.

Was kostet ein ausgefallener Termin?

Ein ausgefallener Termin kostet den Aufwand, den Sie für ihn getrieben haben, und die Zeit, die Ihr Außendienst im Kalender freihielt. Die Rechnung zeigt, wie viel eine zweite Bestätigung wert ist.

Tabelle: Beispielrechnung zu ausgefallenen Terminen, alle Werte Annahmen

Quelle: Annahmen der Redaktion, kein Marktwert. Setzen Sie Ihre Zahlen ein.

KRAUSS bestätigt jeden Termin doppelt, die Erklärung steht im Glossar unter doppelte Terminbestätigung. Was ein Termin bei KRAUSS kostet, legt das Angebot aus dem Angebotskonfigurator fest.

Wie wirkt die Bestätigung? Ein Beispiel aus der Praxis

In einem Projekt für einen Hersteller von Laborausstattung fanden von 40 vereinbarten Terminen 29 statt (72,5 %). Danach gingen die Anrufer dazu über, jeden Termin am Vortag noch einmal kurz telefonisch zu bestätigen. Von den nächsten 38 Terminen fanden 34 statt (89 %). Der Unterschied von rund 17 Prozentpunkten liegt nah an den Annahmen der Rechnung oben (25 % gegen 10 % Ausfall). Das ist ein Beispiel aus der Praxis, keine Marktzahl, und die Stichprobe ist klein.

Wann ist das Telefon der falsche Kanal?

Das Telefon ist der falsche Kanal, wenn der Gesprächspartner Werbeanrufe nicht erwartet, wenn Ihre Zielgruppe kaum erreichbar ist oder wenn Sie nur wenige Termine im Jahr brauchen. Bei Verbrauchern gelten strengere Regeln für Werbeanrufe als bei Unternehmen. Der Ratgeber Ist Kaltakquise im B2B verboten? erklärt die Unterschiede, Stand 06.10.2026, keine Rechtsberatung.

Brauchen Sie nur drei Termine im Jahr, rechnet sich ein eigenes Telefonteam nicht. Dann genügen persönliche Kontakte oder ein Brief. Wer Termine regelmäßig und in Menge braucht, kann die Terminierung auslagern. Den Ablauf bei KRAUSS zeigt die Seite Telefonakquise, das Angebot konfigurieren Sie unter Preise.

Was sage ich am Ende des Gesprächs?

Am Ende nennen Sie Datum, Uhrzeit, Dauer und Kanal noch einmal, danken und sagen, was der Gesprächspartner als Nächstes erhält: "Sie bekommen in zehn Minuten die Einladung für Donnerstag, 14 Uhr, 20 Minuten per Video." Eine Zusammenfassung des ganzen Gesprächs braucht er nicht. Verabschieden Sie sich in einem Satz, ohne neue Themen aufzumachen.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann man am besten telefonisch einen Termin vereinbaren?

Mit der Alternativfrage: "Passt Ihnen Dienstag um 10 Uhr oder Donnerstag um 14 Uhr besser?" Davor nennen Sie Anlass und Interesse, danach bestätigen Sie schriftlich.

Welche Informationen sollte man bereithalten, wenn man telefonisch einen Termin ausmacht?

Zwei freie Zeiten, Dauer, Kanal, den Anlass und die Kontaktdaten des Gesprächspartners. Die Checkliste oben enthält alle acht Punkte.

Könnten Sie ein Beispiel für eine höfliche Terminanfrage per E-Mail geben?

"Guten Tag Herr [Name], für [Anlass] schlage ich ein Gespräch von 20 Minuten per Video vor, am Dienstag um 10 Uhr oder am Donnerstag um 14 Uhr. Welche Zeit passt Ihnen besser?" Weitere Muster stehen im Beitrag Terminvorschläge formulieren.

Welche Schritte sind nötig, um einen Termin per Telefon zu bestätigen?

Nennen Sie Datum, Uhrzeit, Dauer und Ort oder Link, bitten Sie um ein Ja und senden Sie die Einladung per E-Mail. Am Vortag erinnern Sie kurz telefonisch.

Wie frage ich nach einem baldigen Termin, wenn es dringend ist?

Sagen Sie, dass es eilt, und warum: "Ich brauche bis Freitag Ihre Entscheidung zu [Thema]. Passt Ihnen morgen um 9 Uhr oder um 15 Uhr?" Der Grund macht die Dringlichkeit glaubhaft.