Verkaufspsychologie im Vertriebsalltag: Drei Routinen

Stand: Oktober 2026.

Warum scheitern einzelne Tricks im Alltag?

Einzelne Tricks scheitern, weil sie vom Tagesgeschäft verdrängt werden. Am Montag wirkt ein neuer Einstiegssatz, am Donnerstag ist er vergessen. Routinen dagegen laufen auch an schlechten Tagen, weil sie in den Ablauf eingebaut sind.

Routine 1: Die Vorbereitung mit einem Anlass

Vor jedem Anruf notieren Sie einen Anlass, den Ansprechpartner und eine Frage. Der Anlass ist der Grund, warum sich das Gespräch jetzt lohnt, etwa eine Erweiterung, ein Wechsel oder eine neue Vorgabe. Zehn Minuten reichen dafür. Ohne Anlass klingt jeder Anruf wie ein Angebot, das niemand bestellt hat.

Routine 2: Die Gesprächsnotiz mit dem Grund

Nach jedem Gespräch füllen Sie vier Felder aus: Anlass, Grund für ein Nein, Zeitpunkt für eine neue Frage und Entscheider. Der Grund für ein Nein ist das wertvollste Feld. Nach vier Wochen zeigt er, ob ein Einwand im Anruf auftaucht oder ob die Ansprache selbst das Problem ist.

Routine 3: Wann kommt die Wiedervorlage?

Eine Wiedervorlage setzen Sie drei bis fünf Werktage nach dem Gespräch, wenn der Gesprächspartner einen Zeitpunkt genannt hat. Ohne genannten Zeitpunkt lassen Sie den Kontakt ruhen. Die Wiedervorlage ist kein zweiter Anruf mit demselben Text, sondern ein Anruf mit einer neuen Frage zum Anlass.

Praxisbeispiel: Drei Wochen mit Wiedervorlage

In einem Projekt für einen Anbieter von Verpackungsmaschinen führte das Team drei Wochen lang Gesprächsnotizen mit vier Feldern. Von 120 Anrufen ergaben 14 einen Termin. Ab der vierten Woche setzte das Team die Wiedervorlage am dritten Werktag, und bei 120 Anrufen ergaben sich 22 Termine.

Quelle: Zahlen aus dem Praxisbeispiel. Die Vergleichswoche ist kurz, sie zeigt eine Richtung und keinen gesicherten Wert.

Wann hilft die Routine nicht?

• Ihr Angebot passt nicht zum Anlass, dann hilft auch die beste Notiz nicht.
• Das Team notiert nur, wertet die Notizen aber nie aus.
• Die Wiedervorlage erfolgt nach jedem Gespräch, auch nach einem klaren Nein.

Die Gegenposition: Eine feste Routine kostet Zeit, die im Tagesgeschäft fehlt. Für ein Team mit zwei Anrufern lohnt sich der Aufwand meist schon nach zwei Wochen.

Was KRAUSS dazu liefert

KRAUSS führt die Telefonebene und die Terminierung durch. Die Routinen aus diesem Beitrag gehören zur Telefonakquise. Für die Einwandseite lohnt der Leitfaden zur Einwandbehandlung am Telefon. Den Einstieg bietet der Einwand-Spickzettel als Download.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert die Vorbereitung je Gespräch?

Zehn Minuten reichen, wenn Sie einen Anlass, einen Ansprechpartner und eine Frage notieren. Mehr Zeit bringt bei Kaltkontakten selten einen besseren Einstieg.

Was gehört in die Gesprächsnotiz?

Notieren Sie den Anlass, den genannten Grund für ein Nein, den Zeitpunkt, zu dem die Frage wieder relevant wird, und den Namen des Entscheiders. Diese vier Felder reichen für die Auswertung.

Wann ist eine Wiedervorlage sinnvoll?

Eine Wiedervorlage nach drei bis fünf Werktagen ist sinnvoll, wenn der Gesprächspartner einen Zeitpunkt oder eine Prüfung genannt hat. Ohne Grund für eine Wiedervorlage wird der Kontakt schnell lästig.

Was tun nach einem klaren Nein?

Bedanken Sie sich, notieren Sie den Grund und fragen Sie nach, ob ein späterer Kontakt erlaubt ist. Eine zweite Argumentation nach einem Nein verschlechtert die Chance auf den nächsten Kontakt.

Eignet sich die Routine auch für ein kleines Team?

Ja, gerade dort. Ein Team mit zwei Personen braucht keine Software, aber eine gemeinsame Vorlage für die Notiz und einen festen Termin pro Woche, an dem die Notizen gelesen werden.

Brauche ich dafür ein CRM?

Nein, eine Tabelle genügt für den Anfang. Ein CRM lohnt sich, wenn mehrere Personen auf dieselben Kontakte zugreifen und Wiedervorlagen automatisch erinnert werden sollen.

Wie messe ich, ob die Routine wirkt?

Zählen Sie Gespräche, Termine und Wiedervorlagen je Woche. Die Terminquote, also Termine geteilt durch Gespräche, zeigt die Wirkung der Ansprache über mehrere Wochen.

Welche Rolle spielt KRAUSS in dieser Routine?

KRAUSS führt die Telefonebene und die Terminierung durch. Die Routine aus diesem Beitrag lässt sich auch mit einem eigenen Team umsetzen, wenn Sie die Notizen selbst auswerten.