Inhalt8 Abschnitte
Kurz gesagt
Ein Vertriebsassistent entlastet das Verkaufsteam, indem er Termine, Angebote und Daten organisiert. Die Rolle entscheidet mit darüber, wie viel Zeit Vertriebler für Gespräche haben.
Dieser Beitrag stammt von Februar 2025. Aktuelle Preise und Konditionen von KRAUSS stehen auf der Fakten-Seite und der Preisseite.
Wer die Aufgaben klar verteilt, gewinnt Stunden, die sonst im Büro verloren gehen.
Stand: Oktober 2026. Die Rechenbeispiele nutzen angenommene Werte.
Was ist ein Vertriebsassistent?
Ein Vertriebsassistent unterstützt das Team bei organisatorischen und administrativen Aufgaben. Er bereitet Angebote vor, pflegt das CRM, koordiniert Termine und hält Kundenunterlagen bereit. Er führt in der Regel keine Verkaufsgespräche.
Die Rolle hat Berührungspunkte mit dem Vertriebsinnendienst. Dort liegt der Unterschied bei den Gesprächen: Der Innendienst verkauft am Telefon, der Assistent bereitet vor und dokumentiert.
Welche Aufgaben übernimmt die Rolle konkret?
Vier Aufgabenbereiche prägen den Alltag. Im ersten Bereich pflegen Sie Kundendaten im CRM und halten Wiedervorlagen aktuell. Im zweiten bereiten Sie Angebote vor und prüfen Vollständigkeit. Im dritten koordinieren Sie Termine und Besprechungen. Im vierten werten Sie Zahlen für das Team aus.
Die Pflege im CRM ist die wichtigste Aufgabe. Ohne aktuelle Daten verlieren Vertriebler Zeit bei jedem Gespräch. Den Aufbau beschreibt der Wissensbeitrag zum CRM im Vertrieb.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Praxisbeispiel: Entlastung im Maschinenbau
In einem Projekt für einen Maschinenbauer mit fünf Vertrieblern arbeitete ein Assistent zunächst etwa sechs Stunden pro Woche an Terminpflege und Nachverfolgung. Nach der Festlegung eines festen Ablaufs, bei dem die Terminpflege einmal täglich um eine feste Zeit stattfand, sank der Aufwand auf etwa zwei Stunden. Die gewonnene Zeit ging in die Vorbereitung von Angeboten.
Die Zahlen sind Projektwerte mit offenen Annahmen über Ablauf und Team. Sie zeigen den Hebel fester Abläufe, nicht eine Garantie für jedes Team.
Rechnung: Was spart ein fester Ablauf?
Nehmen Sie an, die Stunde eines Assistenten kostet das Unternehmen 40 Euro. Vier gesparte Stunden pro Woche bei 46 Arbeitswochen ergeben 184 Stunden im Jahr. Das sind rund 7.360 Euro Arbeitszeit, die in Angebote und Kundenkontakt fließen können.
Die Rechnung zeigt nur die Arbeitszeit. Der Nutzen steigt, wenn die freigewordene Zeit in Gespräche mit Entscheidern fließt.
Wann die Rolle nicht sinnvoll ist
In einem kleinen Team mit wenig Organisationsarbeit lohnt sich eine eigene Stelle selten. Dort reicht eine feste Routine, die eine Person nebenbei erledigt. Auch wenn Ihr CRM nicht gepflegt wird, löst eine Assistenz das Problem nicht ohne klare Regeln.
Gegenargument: Viele Teams sehen den Assistenten als Kostenstelle. Messen Sie den Beitrag an Durchlaufzeit und Vollständigkeit, sonst bleibt die Rolle unbewertet.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Checkliste für die Rolle im Team
- Die Aufgaben stehen in einer schriftlichen Beschreibung.
- Die CRM-Pflege hat eine feste Zeit im Tag.
- Angebote haben eine Vorlage und eine Prüfliste.
- Die Rolle erhält Zugriff auf Kalender und Wiedervorlagen.
- Die Wirkung wird über Durchlaufzeiten gemessen.
Nächster Schritt
Wer Terminpflege und Nachfassen nicht im Haus halten will, findet bei der Telefonakquise von KRAUSS eine Terminierung mit Übergabe. Für die Organisation des Innendienstes hilft der Wissensbeitrag zum Vertriebsinnendienst.
Häufig gestellte Fragen
Was macht ein Vertriebsassistent?
Er unterstützt das Vertriebsteam bei Terminen, Angeboten, Dokumentation im CRM und der Vorbereitung von Kundengesprächen. Die Aufgaben sind meist organisatorisch und administrativ.
Welche Ausbildung braucht ein Vertriebsassistent?
Üblich ist eine kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss. Quereinsteiger können mit passender Weiterbildung und Erfahrung im Büro einsteigen.
Worin unterscheidet sich der Vertriebsassistent vom Vertriebsinnendienst?
Der Innendienst führt oft eigene Gespräche und Angebote. Der Vertriebsassistent unterstützt das Team, führt selbst aber meist keine Verkaufsgespräche.
Welche Software nutzt ein Vertriebsassistent?
Meist ein CRM, Office-Anwendungen und ein Kalender. Die genaue Auswahl hängt vom Unternehmen ab. Kenntnisse im Umgang mit Daten sind wichtiger als ein bestimmtes Produkt.
Kann ich die Aufgaben eines Assistenten auslagern?
Teile davon, etwa die Terminvorbereitung oder das Nachfassen, lassen sich an Partner geben. Die Pflege der eigenen Kundendaten sollte im Haus bleiben.
Wie messe ich die Arbeit eines Vertriebsassistenten?
Messen Sie Durchlaufzeit von Angeboten, Vollständigkeit der CRM-Daten und die Zahl der Termine, die sauber übergeben wurden. Ergebnisse statt Stunden zeigen den Beitrag.
Wann ist die Rolle nicht sinnvoll?
Wenn das Team klein ist und es wenig Organisationsarbeit gibt, lohnt sich eine eigene Stelle selten. Dann übernimmt besser eine Person die Aufgaben nebenbei.
Wie gewinne ich einen guten Vertriebsassistenten?
Beschreiben Sie Aufgaben, Werkzeuge und Entwicklungsweg konkret. Eine klare Stellenbeschreibung mit Beispielen aus dem Alltag führt zu besseren Bewerbungen.
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