Vertriebsgebiete optimieren: Effizienzsteigerung im Außendienst

Stand: Oktober 2026.

Wie viel Zeit verliert ein Außendienstler durch Fahrten?

Rechnen Sie die Besuchszeit je Tag vor. Alle Werte sind Annahmen, setzen Sie Ihre eigenen ein.

Tabelle: Besuchszeit je Gebiet, Annahmen der Redaktion, Stand 10/2026

Der Unterschied von 500 Besuchen im Jahr kostet bei gleichem Gehalt die Hälfte der Kundenkontakte. Fahrzeit ist der Hebel, nicht die Fläche in Quadratkilometern. Eine Routenplanung hilft schon bei bestehenden Gebieten, die Checkliste dazu steht unter Außendienst Routenplanung.

Nach welchen Kriterien schneide ich Vertriebsgebiete?

Vier Kriterien in dieser Reihenfolge:

1. Potenzial. Zählen Sie Zielkunden je Gebiet, nicht Einwohner. Bei Gastronomie und Großküchen sind das Betriebe mit mehr als 50 Gedecken, bei Zulieferern Hersteller ab 20 Mitarbeitern.
2. Fahrzeit. Kein Kunde liegt mehr als 90 Minuten vom Wohnort des Verkäufers entfernt.
3. Bestandskunden. Ein Gebietswechsel darf A-Kunden nicht ohne Übergabe verlieren.
4. Wettbewerb. Wo Wettbewerber stark sind, braucht ein Gebiet weniger Fläche und mehr Besuche je Kunde.

Eine Bewertung der Zielkunden nach Umsatz erleichtert die Verteilung, siehe Glossar ABC-Bewertung.

Was zeigt ein Beispiel aus der Praxis?

In einem Projekt für einen Hersteller von Großküchentechnik betreuten vier Außendienstler Gebiete nach Postleitzahl. Ein Gebiet hatte 310 Zielkunden, ein anderes 95, und der Verkäufer im großen Gebiet fuhr im Schnitt 3,5 Stunden am Tag. Die Vertriebsleitung zeichnete die Gebiete nach Fahrzeit um: Alle vier bekamen 180 bis 200 Zielkunden und höchstens 75 Minuten Anfahrt. Im ersten Quartal sank die Fahrzeit im Schnitt auf 2,3 Stunden, die Zahl der Neukundentermine stieg von 21 auf 33. Zwei Kunden wechselten den Betreuer und beschwerten sich, beide blieben nach einem gemeinsamen Besuch mit dem alten und dem neuen Ansprechpartner.

Wann nicht: Wann hilft ein Neuzuschnitt nicht?

• Wenige Zielkunden. Bei 150 Zielkunden bundesweit trägt kein Gebietsmodell, hier zählt eine Prioritätenliste nach Potenzial.
• Beziehungsstarke Kunden. Wenn ein A-Kunde 25 % des Umsatzes bringt und seinen Betreuer seit 12 Jahren kennt, kostet ein Wechsel mehr, als er spart.
• Zu wenig Termine. Ein Gebiet mit 250 Zielkunden hilft nicht, wenn der Verkäufer nur 2 Termine in der Woche hat. Dann fehlt nicht der Zuschnitt, sondern der Terminkalender.

Genau hier setzt die Telefonakquise an: Termine in einem Gebiet am selben Tag gebündelt senken die Fahrzeit, wie der Leitfaden Außendienst entlasten zeigt. Für Neukunden in der Gastronomie hilft der Leitfaden Außer-Haus-Markt Neukunden.

Checkliste für den Neuzuschnitt

• Zielkunden je Gebiet gezählt, nicht Einwohner
• Fahrzeit je Kunde aus dem Routenplaner gemessen
• A-Kunden und deren Betreuer markiert
• Übergabegespräche für Kunden mit Wechsel geplant
• Ziele je Gebiet an Zielkundenzahl gekoppelt
• Nach 90 Tagen Besuche je Tag und Termine je Verkäufer geprüft

Den Neukunden-Leitfaden zum Außendienst bekommen Sie als Download. Das Gespräch mit dem Verkäufer vor einer Änderung klärt die Frage, welches Gebiet er selbst für zu groß hält. Mehr zur Zielvereinbarung im Außendienst steht im Beitrag Zielvereinbarung Vertrieb Beispiele.

Häufig gestellte Fragen

Wie groß sollte ein Vertriebsgebiet sein?

So groß, dass die Anfahrt zum entferntesten Kunden unter 90 Minuten bleibt und 150 bis 250 Zielkunden darin liegen. Die Zahl hängt von der Besuchshäufigkeit ab.

Wie oft sollte ich Gebiete neu zuschneiden?

Prüfen Sie die Gebiete einmal im Jahr. Schneiden Sie nur neu, wenn Fahrzeit oder Potenzial um mehr als ein Viertel auseinanderliegen.

Welche Daten brauche ich für den Zuschnitt?

Kundenliste mit Adresse, Umsatz je Kunde, Zielkundenliste mit Adresse und die Wohnorte der Verkäufer.

Wer legt Gebiete fest, der Vertriebsleiter oder der Verkäufer?

Der Vertriebsleiter entscheidet, der Verkäufer bringt Wissen zu Kunden und Wegen ein. Ein Gebiet gegen den Rat des Verkäufers scheitert oft.