Vertriebsprozess Phasen: Effiziente Gestaltung für maximalen Erfolg

Für 6 Aufträge im Quartal brauchen Sie nach der Rechnung unten rund 125 Telefonstunden. Stand: Oktober 2026.

Welche Phasen hat der Vertriebsprozess?

Sieben Phasen führen im B2B vom ersten Anruf zum Auftrag. Die ersten drei sichern den Termin, die letzten vier gewinnen den Auftrag. Danach beginnt die Nachbetreuung, die keine eigene Phase im Prozess zum Auftrag ist, aber das Folgegeschäft trägt.

Tabelle: Sieben Phasen mit Aufgabe und Austrittskriterium, Einschätzung der Redaktion, Stand 10/2026

Quelle: Einschätzung der Redaktion, keine Marktstudie. Andere Firmen teilen anders ein. Entscheidend ist, dass jeder Übergang einen Satz hat, den zwei Mitarbeiter gleich beurteilen.

Eine sechsstufige Fassung mit Zuständigen je Phase steht im Wissensbeitrag Vertriebsprozess im B2B. Die Zahl der Chancen je Phase zeigt die Pipeline.

Wie qualifizieren Sie einen Kontakt, bevor er in die Bedarfsanalyse geht?

Sie qualifizieren einen Kontakt, indem Sie im ersten Gespräch vier Dinge prüfen: Bedarf, Entscheidungsbefugnis, Zeitpunkt und Budgetrahmen. Das Raster dafür heißt BANT, die Technik am Telefon beschreibt die Leadqualifizierung.

• Bedarf: Der Gesprächspartner nennt ein Problem in eigenen Worten.
• Entscheidung: Sie kennen den Entscheider und die Namen weiterer Beteiligter.
• Zeitpunkt: Es gibt einen Anlass oder eine Frist, nicht nur Interesse.
• Rahmen: Der Kunde nennt einen Budgetbereich oder den Weg, wie er ihn festlegt.
• Termin: Der Termin steht im Kalender beider Seiten, mit Dauer und Kanal.

Fehlen zwei der vier Angaben, vereinbaren Sie keinen Verkaufstermin, sondern einen späteren Rückruf. Das schützt die Zeit Ihres Verkäufers.

Wie rechnen Sie den Vertriebsprozess vom Auftrag rückwärts?

Für 6 Aufträge im Quartal brauchen Sie nach dieser Annahmenrechnung rund 125 Stunden Telefonzeit. Alle Quoten sind Annahmen der Redaktion. Setzen Sie Ihre eigenen Werte aus den letzten zwei Quartalen ein.

Tabelle: Rückrechnung vom Quartalsziel, Annahmen der Redaktion, Stand 10/2026

Quelle: Eigene Rechnung der Redaktion, keine Marktzahlen. Verdoppelt sich die Abschlussquote auf 60 %, halbiert sich die Zahl der Angebote auf 10, und die Telefonzeit sinkt auf rund 63 Stunden. Die Terminquote ist die Stellschraube mit dem größten Hebel am Anfang.

Was zeigte ein Fall aus der Praxis?

In einem Projekt für einen Anbieter von Verpackungsmaschinen schrieb der Vertrieb in einem Quartal 60 Angebote und gewann daraus 3 Aufträge. Pro Angebot gingen im Schnitt drei Stunden Innendienst drauf, zusammen 180 Stunden.

Das Team legte danach ein Austrittskriterium für die Angebotsphase fest: Ein Angebot entsteht erst, wenn der Kunde den Entscheidungstermin und den Mitentscheider genannt hat. Im folgenden Quartal entstanden 22 Angebote und 5 Aufträge. Der Aufwand sank auf rund 66 Stunden.

Die Auftragszahl stieg also bei einem Drittel der Angebote. Der Gewinn kam nicht aus besserem Verhandeln, sondern aus dem Verzicht auf Angebote, die kein Ziel hatten. Wie Terminvereinbarung die Phasen eins bis drei entlastet, zeigt die Terminvereinbarung per Telefonakquise.

Was gehört in die Übergabe vom Anrufer zum Verkäufer?

In die Übergabe gehören die Angaben, die der Verkäufer braucht, um im Termin nichts doppelt zu fragen: Anlass, Problem in den Worten des Kunden, Entscheidungsweg, Zeitpunkt und Teilnehmer. An dieser Stelle bricht der Prozess am häufigsten, weil das Wissen aus Phase zwei nicht in Phase drei ankommt (Einschätzung der Redaktion).

• Anlass: Warum hat der Kunde zugehört, und was hat er gesagt?
• Problem: Der Kunde beschreibt es in eigenen Worten, ein Zitat genügt als Stichwort.
• Entscheidungsweg: Wer entscheidet, wer prüft, wer unterschreibt?
• Zeitpunkt: Welche Frist oder welches Ereignis setzt den Termin?
• Teilnehmer: Wer sitzt im Termin, mit Name und Rolle?
• Bestätigung: Der Verkäufer bestätigt den Eingang des Briefings vor dem Termin.

Wie die Telefonebene Phase eins bis drei übernimmt, beschreibt die Methode von KRAUSS. Ein Gespräch über Ihren Prozess vereinbaren Sie unter Termin buchen.

Wo hilft ein Werkzeug im Prozess?

Ein Werkzeug hilft im Prozess, indem es festhält, in welcher Phase ein Kontakt steht und was der nächste Schritt ist. Das gilt für eine Tabelle genauso wie für ein Kundensystem (CRM, Customer-Relationship-Management). Es ersetzt weder das Austrittskriterium noch das Gespräch. Automatisierte Folgemails entlasten die Nachbetreuung, im Erstkontakt mit Entscheidern bringen sie weniger als ein Anruf mit Anlass (Einschätzung der Redaktion).

• Pflichtfelder: Phase, nächster Schritt und Datum stehen bei jedem Kontakt.
• Wiedervorlage: Kein Kontakt bleibt ohne Termin für den nächsten Schritt.
• Wochenblick: Eine feste Stunde pro Woche prüft, welche Kontakte seit 14 Tagen unbewegt sind.
• Quoten: Einmal im Quartal rechnen Sie die Quote je Phase neu aus und tauschen die Annahmen in der Rückrechnung.
• Abschlussgrund: Jede verlorene Chance trägt einen Grund in einem Satz.

Wann trägt ein Phasenmodell nicht?

Ein starres Phasenmodell trägt nicht, wenn Sie wenige, sehr große Projekte mit wechselnden Beteiligten verkaufen: Dort entscheidet das Kaufgremium, nicht die Reihenfolge. Es trägt auch nicht, wenn Sie weniger als etwa zehn Abschlüsse im Jahr haben, denn dann fehlen Ihnen die Zahlen für Quoten je Phase. In diesen Fällen genügt eine einfache Liste offener Chancen mit Entscheider, Frist und nächstem Schritt. Und ein Prozess hilft nicht, wenn die Zielliste die falschen Firmen enthält: Dann liegt der Engpass vor Phase eins, nicht in ihr.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Phasen sollte mein Vertriebsprozess haben?

So viele, wie Sie Übergänge mit einem prüfbaren Kriterium versehen können. Fünf bis sieben Phasen reichen im B2B meist aus (Einschätzung der Redaktion). Eine zusätzliche Phase lohnt sich nur, wenn dort Kontakte liegenbleiben und Sie die Lücke messen wollen. Streichen Sie jede Phase, für die niemand ein Ergebnis nennen kann.

Wer ist für welche Phase verantwortlich?

Jede Phase hat genau einen Namen, nicht eine Abteilung. Bei Übergaben, etwa vom Anrufer zum Verkäufer, schreibt der Abgebende ein kurzes Briefing, und der Empfangende bestätigt es schriftlich. Wo zwei Personen zuständig sind, bleibt ein Kontakt erfahrungsgemäß liegen, weil jeder auf den anderen wartet (Einschätzung der Redaktion).

Wie lange dauert ein Vertriebsprozess im B2B?

Das hängt von Auftragswert, Zahl der Entscheider und Branche ab, eine allgemeine Zahl wäre geraten. Messen Sie die Dauer an Ihren letzten zehn gewonnenen Aufträgen, vom ersten Gespräch bis zur Unterschrift, und nehmen Sie den mittleren Wert als Planzahl für die nächsten Quartale.

Brauche ich ein Kundensystem, um die Phasen zu führen?

Für den Start genügt eine Tabelle mit Firma, Phase, Datum und nächstem Schritt. Ein Kundensystem lohnt sich, sobald mehrere Personen am selben Kontakt arbeiten oder Sie Quoten je Phase regelmäßig auswerten. Wählen Sie es erst, wenn Ihre Phasen und Kriterien feststehen.

Wie finde ich die schwächste Phase?

Zählen Sie für die letzten drei Monate, wie viele Kontakte jede Phase betreten und verlassen haben. Die Phase mit dem stärksten Einbruch gegenüber Ihrer Erwartung ist der Engpass. Dort beginnt die Verbesserung, nicht bei der Phase, die Ihnen am meisten Arbeit macht.