Wann lohnt es sich, den Vertrieb auszulagern?

Wann lohnt es sich, den Vertrieb auszulagern?

Auslagern lohnt sich, wenn drei Bedingungen zusammentreffen: Ihr Außendienst kann mehr Erstgespräche führen, ein Termin ist Ihnen mehr wert, als er kostet, und Ihre Zielgruppe ist telefonisch erreichbar. Fehlt eine, spart das Auslagern kein Geld.

Dieser Leitfaden gibt Ihnen drei Prüfungen, in dieser Reihenfolge. Er geht von einem Teil des Vertriebs aus, der sich gut abgeben lässt: Erstansprache und Terminierung. Angebot, Verhandlung und Abschluss bleiben bei Ihnen. Die Seite zum Vertriebsoutsourcing erklärt Modelle, Anbieterarten und Risiken, der Vergleich intern oder extern stellt beide Wege gegenüber. Hier rechnen Sie Ihre Entscheidung.

Hat Ihr Außendienst Kapazität für mehr Termine?

Ihr Außendienst hat Kapazität, wenn jeder Außendienstler im Monat zusätzliche Erstgespräche mit Neukunden führen kann, ohne dass Bestandskunden oder laufende Angebote leiden. Zählen Sie die Tage, nicht die Wünsche.

Rechnen Sie so: Wie viele Tage im Monat ist der Außendienst beim Kunden? Wie viele davon gehören Bestandskunden und laufenden Angeboten? Der Rest ist frei für Neukunden. Teilen Sie den Rest durch die Dauer eines Erstgesprächs inklusive Anfahrt und Nachbereitung, und Sie haben die Zahl der Termine, die Sie zusätzlich brauchen können.

• Wissen Sie, wie viele Tage im Monat jeder Außendienstler frei hat?
• Kennen Sie die Dauer eines Erstgesprächs mit Anfahrt und Nachbereitung?
• Haben Sie die Zahl der Neukundentermine, die Sie heute ohne Auslagerung erreichen?
• Ist jemand dafür benannt, die Termine zu übernehmen und nachzufassen?
• Liegt für jeden Termin ein Angebot oder Muster bereit?

Wer mehr als zwei Punkte nicht beantworten kann, hat noch kein Kapazitätsproblem, sondern ein Planungsproblem. Beheben Sie es zuerst. Zusätzliche Termine landen sonst in einem Kalender, den niemand führt.

Was ist ein Verkaufstermin Ihnen wert?

Ein Verkaufstermin ist Ihnen den erwarteten Auftragswert wert: Wert eines ersten Auftrags mal Abschlussquote je Termin. Mit 15.000 Euro und 25 Prozent sind das 3.750 Euro je Termin. Beide Zahlen sind Annahmen dieses Beispiels, ersetzen Sie sie durch Ihre.

Der Wert eines Termins hängt von zwei Zahlen ab, die Sie kennen oder in den ersten Terminen messen. Die erste ist der Wert eines ersten Auftrags, die zweite die Abschlussquote je Termin. Nehmen Sie Ihre eigenen Zahlen, auch wenn sie schlechter aussehen als die Annahme. Eine ehrliche Rechnung trägt eine Entscheidung, eine geschönte nicht.

Der Rest dieses Leitfadens rechnet den Wert und den Preis eines Termins gegeneinander, zeigt, wann die Rechnung kippt, und führt durch das Testprojekt als Entscheidung. Sie öffnen ihn mit Ihrer E-Mail-Adresse.

Bis zu welchem Preis trägt sich ein Termin?

Ein Termin trägt sich, solange sein Preis unter dem Wert liegt, den er zurückbringt. Die Rechnung kehrt die Frage um: Sie rechnet nicht, was ein Dienstleister verlangt, sondern was Sie höchstens zahlen sollten.

Die Rechnung nimmt den Wert eines ersten Auftrags, die Abschlussquote je Termin und die Regel, dass die Termine höchstens ein Fünftel des Auftragswerts kosten sollen. Das Ergebnis ist Ihre Preisgrenze je Termin. Ihr Angebot stellen Sie im Angebotskonfigurator zusammen, mit Ihrem Zielmarkt und Ihrer Region, und halten es gegen diese Grenze.

Mit diesen Annahmen bringt jeder Termin im Mittel 3.750 € erwarteten Auftragswert, und ein gewonnener Auftrag braucht 4 Termine Termine. Die Terminkosten je gewonnenem Auftrag sollten 3.000 € nicht übersteigen. Das ist Umsatz und nicht Gewinn: Ihre Marge, Ihr Aufwand im Angebot und die Laufzeit bis zum Auftrag fehlen in dieser Rechnung. Der Wirtschaftlichkeits-Rechner setzt Ihre Zahlen für Marge und Umsatz ein.

Wann kippt die Rechnung gegen das Auslagern?

Die Rechnung kippt, wenn die Abschlussquote je Termin deutlich unter Ihre Annahme fällt oder der erste Auftrag klein bleibt. Die Preisgrenze je Termin sinkt dann so weit, dass kein Angebot sie mehr einhält.

Das zeigen die drei Fälle der Rechnung. Im schwachen Fall liegt die Preisgrenze je Termin bei 450 €, im mittleren Fall bei 750 €, im starken Fall bei 1.050 €. Der erste Auftrag ist in allen drei Fällen gleich viel wert, nämlich 15.000 €. Sinkt der Wert des ersten Auftrags, sinken alle drei Grenzen im selben Verhältnis.

Daraus folgt eine Regel für Ihre Entscheidung. Liegt der Preis eines Termins im Angebot unter Ihrer Grenze für den mittleren Fall, tragen sich die Termine. Liegt er zwischen der Grenze des schwachen und des mittleren Falls, entscheidet Ihre Marge. Die Fünftel-Grenze ist eine Einschätzung der Redaktion, keine Marktregel, und sie ersetzt nicht Ihre Marge.

In einem Projekt für einen Hersteller von Dosiertechnik hatten zwei Außendienstler zusammen 4 Neukundentermine im Monat. Im Testprojekt entstanden in acht Wochen 21 Termine, 15 fanden statt. Daraus wurden 4 Angebote und 1 Auftrag, 2 weitere Angebote waren nach acht Wochen offen. Der Hersteller entschied nach dem Testprojekt für die Fortsetzung, weil die Zahl der Gespräche die Kapazität der Außendienstler ausschöpfte.

In einem anderen Projekt für einen Anbieter von Prüftechnik stoppte der Auftraggeber nach vier Wochen. Von 12 Terminen konnte sein Außendienst nur 5 wahrnehmen, weil er Bestandskunden betreute. Das Testprojekt zeigte nicht, dass Termine fehlten, sondern dass Kapazität fehlte. Der Hersteller stellte zuerst einen Innendienstmitarbeiter ein.

Zeitraum des Tests: [Wochen]
Zahl bestätigter Termine, die genügt: [Zahl]
Anteil der Termine, die stattfinden müssen: [Prozent]
Kosten je stattgefundenem Termin, bis zu denen ich weitermache: [Betrag in Euro]
Wer führt die Gespräche, und wann sind sie spätestens geführt: [Name, Datum]
Entscheidung am: [Datum], Teilnehmer: [Namen]