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Kurz gesagt
Ein CRM im Vertrieb speichert Kontakte, Chancen, Termine und Aktivitäten mit Datum und Verantwortlichem. Es ist nützlich, sobald mehrere Personen Kontakte bearbeiten.
Dieser Beitrag stammt von Februar 2025. Aktuelle Preise und Konditionen von KRAUSS stehen auf der Fakten-Seite und der Preisseite.
Ersetzen kann es die Entscheidung im Gespräch nicht. Stand: Oktober 2026.
Was ein CRM leisten muss
Ein CRM beantwortet drei Fragen jederzeit: Wer ist der Kontakt, was ist der letzte Stand, und was ist der nächste Schritt mit Datum. Alles andere ist Zusatz. Ein System, das diese drei Fragen nicht in zwei Klicks beantwortet, verliert seine Nutzer nach wenigen Wochen.
Die Begriffe werden oft vermischt. CRM bezeichnet das Vorgehen, die Kundenbeziehung zu steuern. Die Software ist das Werkzeug dafür. Wer nur die Software kauft, hat noch kein CRM, wenn Felder, Stufen und Pflegeregeln fehlen.
Die Felder, die ein Termin braucht
Ein Termin, der im CRM ankommt, braucht mindestens diese Angaben:
- Unternehmen mit Branche und Größenklasse
- Ansprechpartner mit Rolle im Kaufprozess
- Datum, Uhrzeit und Dauer des Termins
- Thema und Anlass des Kontakts
- Quelle der Ansprache, zum Beispiel Telefon, Messe, Anzeige
- verantwortlicher Vertriebler
- nächster Schritt mit Datum
Fehlt der Anlass, weiß der Vertriebler im Termin nicht, worüber das Gespräch begonnen hat. Die Übergabe-Checkliste zeigt, welche Felder vor dem Termin gefüllt sein müssen: Termin-Übergabe an den Vertrieb.
Praxisbeispiel: Übergabe ohne Anlass
In einem Projekt für einen Hersteller von Großküchentechnik kamen im Quartal 41 Termine ins CRM. Bei 17 fehlte der Anlass des Kontakts. Der Vertrieb sagte in diesen Gesprächen zuerst, worum es ging, und verlor rund zehn Minuten je Termin. Nach der Einführung eines Pflichtfelds für den Anlass fehlte die Angabe nur noch bei 2 von 41 Terminen.
Das Beispiel ist anonym, die Zahlen sind realistisch gewählt und zeigen die Wirkung eines fehlenden Feldes. Sie stammen nicht aus einer Messung bei einem bestimmten Kunden.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Einführung in fünf Schritten
- Ziel festlegen: Welche Entscheidung soll das CRM unterstützen?
- Stufen des Vertriebsprozesses definieren, höchstens sechs.
- Pflichtfelder auf das Nötigste begrenzen.
- Pflegeregel festlegen: wer trägt was bis wann ein.
- Erste Auswertung nach vier Wochen gemeinsam ansehen.
Die Einführung scheitert selten an der Technik. Sie scheitert an zu vielen Feldern und daran, dass die Auswertung niemand nutzt.
Kennzahlen, die ein CRM liefern sollte
| Kennzahl | Frage, die sie beantwortet |
|---|---|
| Chancen je Stufe | Wo stockt der Verkauf? |
| Abschlussquote je Stufe | Welche Stufe verliert am meisten? |
| Terminquote je Gespräch | Wirkt die Ansprache? |
| Verweildauer je Stufe | Wo bleiben Chancen hängen? |
| Chancen ohne Aktivität seit 30 Tagen | Wie sauber ist die Pflege? |
Wann ein CRM nicht hilft
- Bei weniger als etwa 100 offenen Chancen reicht oft eine Tabelle mit festen Feldern.
- Wenn der Prozess noch nicht feststeht, bildet das CRM Chaos ab. Erst Stufen festlegen, dann Software.
- Wenn die Pflege niemand übernimmt, zeigt das System Daten, die nicht stimmen. Dann erzeugt es falsche Prognosen.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Checkliste für die nächste Entscheidung
- Ziel der Einführung in einem Satz formuliert
- Vertriebsstufen definiert, höchstens sechs
- Pflichtfelder auf höchstens acht begrenzt
- Pflegeverantwortung je Feld benannt
- Datenschutz im Vertrag mit dem Anbieter geprüft
Datenschutz ist ein eigener Punkt: Kontaktdaten von Ansprechpartnern unterliegen der DSGVO. Die Prüfung der Verträge und der Auftragsverarbeitung klärt Ihr Datenschutzbeauftragter. Das ist keine Rechtsberatung.
Wie KRAUSS mit Ihrem CRM zusammenarbeitet
KRAUSS verkauft keine Software und richtet kein CRM ein. Wir terminieren in der Telefonakquise und übergeben die Termine mit den Angaben, die Ihr Vertrieb braucht. Welche Felder das sind, legen wir mit Ihnen fest. Den Ablauf beschreibt die Telefonakquise.
Mehr zu Vertriebsprozess und Auswertung stehen im Überblick CRM im Vertrieb und im Leitfaden zum Pipeline-Management. Die Begriffe Pipeline und Verkaufstermin erklärt das Glossar.
Häufig gestellte Fragen
Welche Felder braucht ein Termin im CRM?
Ein Termin braucht mindestens Firma, Ansprechpartner mit Rolle, Anlass, Datum des Gesprächs und den nächsten Schritt. Ohne diese Angaben lässt sich später nicht prüfen, warum ein Termin zustande kam. Ergänzen Sie ein Feld für die Quelle des Kontakts, damit Sie Quellen vergleichen können. Pflegen Sie die Felder direkt nach dem Gespräch, denn später fehlen die Details.
Welche Felder braucht ein Termin im CRM?
Unternehmen, Ansprechpartner mit Rolle, Datum, Thema, Anlass, Quelle, verantwortlicher Vertriebler und nächster Schritt.
Wann ist ein CRM notwendig?
Sobald mehrere Personen Kontakte bearbeiten oder viele Chancen parallel laufen. Darunter reicht eine saubere Tabelle.
Wie lange dauert die Einführung eines CRM?
Die Technik ist oft in Wochen eingerichtet. Die Einführung braucht mindestens drei Monate, weil Regeln und Felder im Team gelebt werden müssen.
Welche Kennzahlen liefert ein CRM?
Chancen und Abschlussquoten je Stufe, Terminquote je Gespräch, Verweildauer und die Zahl der Chancen ohne Aktivität.
Welche Fehler scheitern bei der CRM-Einführung am häufigsten?
Zu viele Pflichtfelder, fehlende Pflegeregeln und Auswertungen, die der Vertrieb nicht nutzt.
Ersetzt ein CRM den Vertrieb?
Nein. Das System speichert und zeigt. Die Entscheidung über den nächsten Schritt trifft der Mensch im Gespräch.
Wie hilft ein externer Telefonpartner beim CRM?
Er übergibt Termine mit den Feldern, die Ihr CRM braucht. Einrichtung und Vertrag der Software bleiben bei Ihnen.
Stand: Oktober 2026. Überarbeitet am 09.10.2026.
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