Inhalt7 Abschnitte
Kurz gesagt
Eine Bedarfsanalyse klärt im Vertrieb, welches Problem der Kunde hat, was es ihn kostet und wer über die Lösung entscheidet. Erst wenn diese Punkte stehen, passt ein Angebot.
Dieser Beitrag stammt von November 2023. Aktuelle Preise und Konditionen von KRAUSS stehen auf der Fakten-Seite und der Preisseite.
Die Methode besteht aus fünf Schritten, die jeder Vertriebler in einem Erstgespräch durchgehen kann.
Stand: Oktober 2026
Welche fünf Schritte gehören zur Bedarfsanalyse?
Die Reihenfolge hilft im Gespräch. Erst kommt das Problem, dann der Aufwand, dann das Ziel, dann der Entscheidungsweg und zuletzt der nächste Schritt.
- Problem: Was funktioniert heute nicht gut genug?
- Aufwand: Was kostet das Problem in Zeit, Geld oder Ärger?
- Bisheriger Weg: Was wurde bisher versucht, und warum hat es nicht gereicht?
- Ziel: Woran erkennt der Kunde, dass sich etwas verbessert hat?
- Entscheidungsweg: Wer prüft, wer unterschreibt, und bis wann?
Wie stellt man die Fragen so, dass der Kunde antwortet?
Stellen Sie offene Fragen zu Situation und Aufwand, geschlossene Fragen nur zur Bestätigung. Fragen Sie nach konkreten Beispielen: Wann war das zuletzt der Fall? Wer war beteiligt? Was hat es gekostet?
Notieren Sie die Antworten wörtlich. Im Angebot wirken Kundenworte stärker als Ihre Zusammenfassung.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Praxisbeispiel: Erstgespräch mit einem Küchenausstatter
In einem Projekt für einen Hersteller von Gewerbeküchen hatte der Vertrieb bisher nach dem Nutzen gefragt und gleich Demos angeboten. Nach der Umstellung auf die fünf Schritte stellte das Team im Erstgespräch zuerst die Frage nach dem Aufwand. Der Betriebsleiter nannte für die Angebotsbearbeitung 6 Stunden je Ausschreibung und 3 Wochen Wartezeit bei Rückfragen. Daraus entstand der Termin mit dem Einkauf, der nach zwei Wochen stattfand.
Das Beispiel ist anonymisiert. Die Zahlen sind realistisch gewählt und zeigen die Größenordnung.
Rechnung: Was kostet das Problem?
| Größe | Annahme |
|---|---|
| Aufwand je Ausschreibung | 6 Stunden |
| Ausschreibungen im Monat | 4 |
| Interne Stundenkosten | 55 Euro |
| Kosten des Problems je Monat | 6 mal 4 mal 55 = 1.320 Euro |
Diese Zahl ist der Hebel für das Angebot. Nennen Sie den Kunden die Rechnung nur, wenn er sie bestätigt. Ein Kunde, der die Zahl nicht kennt, sieht den Nutzen nicht.
Wann die Bedarfsanalyse nicht passt
- Bei Standardprodukten mit fester Preisliste, bei denen der Kunde nur vergleichen will, reicht ein kurzes Gespräch.
- Bei Ausschreibungen mit festen Anforderungen stellt das Verfahren die Fragen nicht frei. Dort hilft die Analyse nur bei der Auswahl, ob Sie sich bewerben.
- Wenn der Kunde klar Nein sagt, sollten Sie die Analyse beenden und die Antwort im CRM festhalten.
Termine mit Kaufinteresse
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Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Checkliste für die Bedarfsanalyse
- Problem mit Beispiel formuliert
- Aufwand in Zeit oder Geld genannt
- Bisherigen Lösungsweg notiert
- Ziel in Worten des Kunden festgehalten
- Entscheidungsweg und Termin für die Entscheidung geklärt
Passende Fragen für das Erstgespräch finden Sie im Beitrag Bedarfsanalyse mit Fragen. Den Gesprächsaufbau zeigt der Leitfaden zum Gesprächsleitfaden am Telefon. Die Begriffe erklärt das Glossar zum Gesprächsleitfaden. Für Terminakquise im B2B zeigt die Seite B2B-Leadgenerierung, wie Bedarf am Anfang der Kette steht.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Bedarfsanalyse im Vertrieb?
Eine Bedarfsanalyse ist das Gespräch, in dem Sie das Problem des Kunden, seinen Aufwand, sein Ziel und die Entscheidungswege klären. Erst danach passen Sie das Angebot an.
Wie lange dauert eine Bedarfsanalyse?
Ein Erstgespräch dauert meist 20 bis 30 Minuten. Die Analyse selbst braucht etwas mehr Vorbereitung, zum Beispiel das Lesen der Website des Kunden und einen Blick auf Stellenanzeigen.
Welche Fragen gehören in die Bedarfsanalyse?
Fragen Sie nach dem Problem, dem Aufwand, dem bisherigen Lösungsweg, dem Ziel und dem Entscheidungsweg. Mit diesen fünf Themen decken Sie den Bedarf im Erstgespräch ab.
Wie dokumentiere ich die Bedarfsanalyse?
Halten Sie die Antworten im CRM in fünf Feldern fest, jeweils mit Datum und Namen des Gesprächspartners. So sieht das Team später, worauf sich das Angebot stützt.
Kann ein Kunde ohne Bedarf trotzdem ein Angebot bekommen?
Nicht sinnvoll. Ein Angebot ohne erkennbaren Bedarf wirkt wie Verkauf ohne Anlass und verbrennt Vertrauen. Besser ist eine Wiedervorlage mit einem konkreten Anlass.
Wer sollte die Bedarfsanalyse führen?
Die Person, die das Angebot später vertritt, oder ein Team mit klarer Übergabe. Wer nur Termine vorbereitet, sollte die Bedarfsanalyse an den Vertrieb übergeben.
Welche Fehler passieren bei der Bedarfsanalyse häufig?
Zu früh über Preise sprechen, zu viel erzählen statt zu fragen und nur die Antworten notieren, die zum Angebot passen. Die Auswertung leidet, wenn Gegenargumente fehlen.
Was ist der Unterschied zwischen Bedarf und Wunsch?
Ein Bedarf ist ein Problem mit Aufwand oder Frist. Ein Wunsch ist eine Vorstellung ohne Dringlichkeit. Ein Angebot braucht einen Bedarf, der Wunsch allein trägt den Abschluss nicht.
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