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Kurz gesagt
Besuchsplanung legt fest, welche Kunden in welcher Woche mit welchem Ziel besucht werden. Sie funktioniert, wenn jeder Besuch einen Anlass hat, die Route nach Region gebündelt ist und die Nachbereitung im selben Plan steht.
Dieser Beitrag stammt von Februar 2025. Aktuelle Preise und Konditionen von KRAUSS stehen auf der Fakten-Seite und der Preisseite.
Stand: Oktober 2026.
Was ist Besuchsplanung?
Besuchsplanung ist die Vorbereitung und Organisation der Kundenbesuche eines Teams. Sie beantwortet vier Fragen: Wer wird besucht, warum, wann, und welchen Weg nimmt der Außendienst dafür. Ein Plan ohne Ziel ist nur eine Fahrliste.
Der Plan wirkt auf zwei Größen: die Zahl der Gespräche je Woche und die Fahrzeit. Beide lassen sich rechnen und verbessern, bevor Sie neue Kunden gewinnen.
Wie baut man einen Besuchsplan auf?
Der Plan hat vier Schritte, die Sie in dieser Reihenfolge abarbeiten:
- Kunden nach Wert und Anlass sortieren. Drei Gruppen reichen: aktive Projekte, laufender Bedarf, ruhende Kunden.
- Besuchsziel festlegen. Bedarfsklärung, Angebot, Abschluss oder Pflege, mit einem Satz pro Besuch.
- Route bündeln. Kunden einer Region an einem Tag, feste Uhrzeiten, Fahrzeit mit Puffer.
- Nachbereitung einplanen. Der Bericht entsteht am selben Tag, die Wiedervorlage ist gesetzt.
Starten Sie mit einer Region und einer Woche. Erst wenn die Route trägt, erweitern Sie den Plan.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Praxisbeispiel: Sechs Außendienstler in einer Region
In einem Projekt für einen Anbieter von Industriefiltern fuhren sechs Außendienstler je Woche im Schnitt neun Besuche. Die Fahrzeit lag bei rund elf Stunden, weil Termine ohne Routenbezug verteilt waren.
Nach der Umstellung auf Regionen mit festen Besuchstagen stieg die Zahl der Besuche auf 13 je Woche, die Fahrzeit sank auf rund sieben Stunden. Die Besuchsziele standen im CRM, und jeder Besuch hatte einen Anlass aus der Kundenhistorie.
Der Schlüssel lag in der Bündelung der Route, nicht in der Zahl der Kunden. Ein Besuchstag je Region spart Fahrt, weil der Außendienst nicht mehrfach dieselbe Strecke fährt.
Rechnung: Was spart eine gebündelte Route?
Die Rechnung nutzt Annahmen, die Sie mit Ihren Werten ersetzen:
| Position | Annahme | Ergebnis |
|---|---|---|
| Besuche je Woche vorher | 9 je Person | 54 Besuche |
| Besuche je Woche nachher | 13 je Person | 78 Besuche |
| Fahrzeit vorher | 11 Stunden je Woche | 66 Stunden im Team |
| Fahrzeit nachher | 7 Stunden je Woche | 42 Stunden im Team |
| Freie Stunden je Woche | Differenz | 24 Stunden im Team |
Die freien Stunden stehen dem Gespräch zur Verfügung, nicht der Verwaltung. Rechnen Sie sie mit Ihrem Stundensatz, dann sehen Sie den Wert. Der Begriff Akquisekosten hilft beim Vergleich mit anderen Kanälen.
Wann Besuchsplanung nichts bringt
- Die Ziele fehlen. Dann verschieben Sie nur Fahrten, ohne mehr Umsatz.
- Der Kunde braucht keinen Besuch. Ein Telefonat genügt oft, und der Besuch kostet mehr Zeit.
- Die Regionen sind zu groß. Bei langen Fahrten hilft auch die beste Route nicht.
- Der Plan wird nicht gelebt. Ein Plan, der jede Woche umgeworfen wird, kostet Zeit und bringt nichts.
Wenn Ihr Außendienst Termine nicht selbst vereinbaren kann, übernimmt KRAUSS auf Wunsch die Telefonebene und die Terminierung. Die Besuche selbst bleiben Ihre Aufgabe. Mehr dazu auf der Geldseite zur Telefonakquise.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Checkliste für die Woche
- Jeder Besuch hat ein Ziel in einem Satz.
- Die Kunden sind nach Region gebündelt.
- Die Uhrzeiten sind fest, die Fahrzeit hat einen Puffer.
- Eine Reserveliste je Region ist vorbereitet.
- Die Berichte sind für den Tag jedes Besuchs geplant.
- Die Ergebnisse der Vorwoche sind ausgewertet.
Wie Sie den Bericht danach schreiben, zeigt der Beitrag zum Besuchsbericht. Die Routenplanung für den Außendienst beschreibt die Checkliste zur Routenplanung.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Besuchsplanung?
Besuchsplanung legt fest, welche Kunden wann mit welchem Ziel besucht werden und wie die Route dafür aussieht. Sie verbindet Kundenwert, Anlass und Fahrzeit in einem Wochenplan.
Wie oft sollte ein Außendienstmitarbeiter einen Kunden besuchen?
Richten Sie die Häufigkeit am Anlass und am Umsatz aus. Umsatzstarke Kunden mit laufenden Projekten brauchen mehr Besuche, ruhende Kunden reichen mit einem Telefonat oder einem jährlichen Termin.
Welche Tools helfen bei der Besuchsplanung?
Ein CRM mit Wiedervorlagen und eine Kartenansicht für die Route reichen für die meisten Teams. Entscheidend ist, dass Ziel und Anlass im Datensatz stehen.
Wie lange sollte ein Besuch dauern?
Das hängt vom Ziel ab. Ein Erstbesuch mit Bedarfsklärung braucht mehr Zeit als eine Bestellbesprechung. Planen Sie je Besuch Zeit für Fahrt, Gespräch und Nachbereitung.
Ersetzt die Besuchsplanung den Telefonkontakt?
Nein. Viele Kontakte lassen sich per Telefon klären, und der Besuch lohnt sich für Termine mit echtem Gesprächsbedarf.
Wie plane ich eine Route effizient?
Gruppieren Sie Kunden nach Region, bündeln Sie Besuche an einem Tag und setzen Sie feste Uhrzeiten. Rechnen Sie Fahrzeit mit einem Puffer.
Was tun, wenn ein Besuch kurzfristig ausfällt?
Ersetzen Sie ihn durch einen Kontakt aus derselben Region mit offenem Anlass. Eine Reserveliste je Region verhindert leere Stunden.
Wann bringt Besuchsplanung nichts?
Wenn Ziele fehlen oder Kunden ohne Anlass besucht werden. Dann planen Sie nur Fahrzeit, nicht Umsatz.
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