Entscheidungsmatrix für die Anbieterauswahl im Vertrieb

Wer Gewichte festlegt, bevor die Angebote kommen, verhindert, dass der günstigste oder charmanteste Anbieter das Raster nachträglich füllt.

Stand: Oktober 2026. Die Vorlage und das Rechenbeispiel sind eigenständig erstellt. Sie ersetzen weder eine Rechts- noch eine Steuerberatung.

Wie baut man eine Entscheidungsmatrix für die Anbieterauswahl?

Sie brauchen fünf bis acht Kriterien, Gewichte mit einer Summe von 100 und eine Bewertung je Anbieter von 1 bis 5. Die Bewertung ergibt sich aus einem Beleg, nicht aus dem Eindruck: eine Referenz, ein Muster-Protokoll, ein Vertragsentwurf.

Die Formel ist einfach: Gewicht mal Bewertung, dann die Summe je Anbieter. Die Summe liegt zwischen 100 und 500. Teilen Sie sie durch 100, dann erhalten Sie einen Wert von 1,00 bis 5,00.

Welche Gewichte passen zur Vertriebsdienstleistung?

Die Tabelle zeigt einen Vorschlag für die Auswahl einer Telefonakquise-Agentur. Passen Sie die Gewichte an Ihr Ziel an.

Tabelle: Vorschlag für Kriterien und Gewichte, Einordnung der Redaktion

Rechenbeispiel: drei Angebote, ein Ergebnis

In einem Projekt für einen Maschinenbauer lagen drei Angebote für die Terminierung vor. Die Bewertung stützte sich auf Referenzen, Vertragsentwürfe und eine Probeanfrage.

Anbieter B gewinnt, obwohl Anbieter C in der Branche die beste Bewertung hat. Der Grund: Transparenz und Nachweis wiegen zusammen 40 Prozent. Die Entscheidung fiel nach einer Testphase mit zehn Anrufen. Die Bewertung ist ein Urteil des Projektteams und kein objektiver Wert.

Wann nicht? Grenzen der Matrix

Eine Matrix ist ungeeignet, wenn nur ein Anbieter in Frage kommt. Auch wenn der Einkauf eine Vorgabe macht, etwa einen Rahmenvertrag, verlieren die Gewichte ihre Wirkung. Und wer die Gewichte nach dem Ergebnis setzt, täuscht sich selbst. Prüfen Sie deshalb die Stabilität: Verändern Sie zwei Gewichte um fünf Punkte. Kippt die Reihenfolge, brauchen Sie mehr Belege, bevor Sie entscheiden.

Die Matrix ersetzt auch keine Vertragsprüfung. Lassen Sie Kündigungsfristen und Haftung von Ihrer Rechtsabteilung oder einer Fachkanzlei prüfen.

Checkliste für die Entscheidung

• Gewichte sind festgelegt, bevor das erste Angebot eintrifft.
• Jede Bewertung hat einen Beleg, den Sie vorzeigen können.
• Die Summe der Gewichte beträgt 100.
• Die Stabilität ist mit zwei geänderten Gewichten geprüft.
• Eine Testphase mit echten Gesprächen oder Anfragen läuft vor dem Vertrag.
• Der Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor Projektstart vor.

Einwand, den Sie oft hören: "Das können wir intern besser." Prüfen Sie den Einwand mit der Frage, was intern heute kostet, bevor Sie entscheiden. Der Leitfaden zur Auslagerung von Vertrieb geht diese Rechnung Schritt für Schritt durch. Die Checkliste zur Agenturauswahl liefert die Fragen für Anbietergespräche.

Was bedeutet das für die Telefonakquise?

Eine Telefonakquise-Agentur liefert Gespräche und Termine. Die Matrix klärt, ob der Anbieter diese Leistung belegen kann. KRAUSS übernimmt die Telefonebene und die Terminierung, nicht Software, nicht Content und nicht die Vertragsverwaltung Ihres Vertriebs. Das gehört in die Matrix, damit der Vergleich fair bleibt. Die Leistung im Detail steht auf der Seite zur Telefonakquise, der Begriff der Terminquote im Glossar.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Entscheidungsmatrix?

Eine Entscheidungsmatrix listet Kriterien mit einem Gewicht und bewertet jeden Anbieter je Kriterium. Die Summe aus Gewicht mal Bewertung ergibt einen Vergleichswert, mit dem Sie Angebote nebeneinanderstellen.

Wie gewichte ich die Kriterien richtig?

Die Gewichte summieren sich auf 100 und stammen aus dem Ziel des Projekts, nicht aus den Angeboten. Legen Sie sie fest, bevor das erste Angebot eintrifft, und dokumentieren Sie die Begründung.

Wie viele Kriterien sind sinnvoll?

Fünf bis acht. Mehr Kriterien verwässern das Ergebnis, weil kleine Unterschiede das Gewicht der wichtigen Punkte schwächen.

Welche Kriterien gehören zur Auswahl eines Vertriebsdienstleisters?

Erfahrung in der Zielbranche, Transparenz der Leistung, Nachweis der Termine, Datenschutz mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Reaktionszeit und Kündigungsregeln.

Ist die Matrix eine objektive Entscheidung?

Nein. Sie macht Annahmen sichtbar und zwingt zur Begründung. Die Bewertung bleibt ein Urteil, das durch Testphase und Referenz geprüft werden sollte.

Wie prüfe ich, ob das Ergebnis stabil ist?

Ändern Sie zwei Gewichte um je fünf Punkte und sehen Sie nach, ob die Reihenfolge der Anbieter kippt. Bleibt sie stabil, ist die Empfehlung belastbar. Kippt sie, lohnt sich eine Testphase vor der Vertragsentscheidung.

Wann ist eine Matrix die falsche Methode?

Bei nur einem geeigneten Anbieter, bei einer festen Vorgabe des Einkaufs oder wenn ein einzelnes Kriterium, zum Beispiel Rechtsfrage, das Ergebnis ohnehin bestimmt.

Wie hilft die Matrix bei der Entscheidung über Telefonakquise?

Sie zeigt, welche Leistungen ein Anbieter selbst übernimmt und was intern bleibt. Die Vergleichsseite und die Checkliste zur Agenturauswahl helfen beim Ausfüllen.