Entscheider finden: Recherche im Vertrieb automatisieren

Die Zuordnung der Rolle im Einzelfall bleibt Handarbeit, denn sie hängt von Größe, Struktur und Angebot ab.

Stand: Oktober 2026.

Welche Rolle entscheidet über Ihr Angebot?

Die Rolle hängt von dem Problem ab, das Sie lösen. Bei Instandhaltung entscheidet oft der Leiter der Instandhaltung über den Dienstleister, bei Einkaufsfragen der Einkaufsleiter. Bei kleineren Firmen trifft meist die Geschäftsführung die Entscheidung allein.

Ein Entscheider ist also keine Jobbezeichnung, sondern eine Funktion im Kaufprozess. Der Glossareintrag zum Entscheider erklärt den Begriff, und der Leitfaden zum Finden und Erreichen von Entscheidern zeigt den Weg dorthin.

Welche Teile der Recherche lassen sich automatisieren?

Automatisieren lassen sich Schritte mit festen Quellen: Firmenseiten mit Impressum und Ansprechpartnern, Handelsregistereinträge, Stellenanzeigen, die eine Rolle erkennen lassen, und Mitarbeiterlisten aus öffentlichen Profilen. Diese Daten gleichen Sie mit der Zielrolle ab und legen einen Datensatz an.

Nicht automatisieren sollten Sie die Bewertung. Ob ein Stellenangebot für Instandhaltung auf einen Entscheider hindeutet oder auf eine Vertretung, muss ein Mensch prüfen.

Beim Abruf personenbezogener Daten gilt die DSGVO. Klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung, welche Quellen Sie nutzen dürfen und wie lange Sie Daten speichern.

Praxisbeispiel: Liste mit 400 Firmen, zwei Rollen

In einem Projekt für einen Anbieter von Verpackungslösungen haben wir 400 Firmen auf zwei Rollen geprüft: Einkauf und Produktion. Im Praxisbeispiel fanden sich für 268 Firmen eine passende Rolle, bei 96 Firmen nur eine allgemeine Adresse und bei 36 Firmen gar kein Kontakt. Von den 268 Treffern waren nach Prüfung 241 aktuell.

Rechnung mit Annahmen: Wenn eine manuelle Recherche je Firma 6 Minuten braucht (Annahme), sind das rund 40 Stunden für 400 Firmen. Die Automatisierung des Abrufs spart einen Teil davon, die Prüfung bleibt.

Wann hilft die Automatisierung nicht?

Sie hilft wenig bei kleinen Listen unter 50 Firmen, weil der Aufbau mehr Zeit kostet als die Recherche. Auch bei sehr großen Firmen mit verteilten Rollen hilft ein Algorithmus wenig, denn die Entscheidung liegt oft in einem Gremium.

Sie schadet, wenn Sie Daten ungeprüft übernehmen. Veraltete Rollen führen zu Gesprächen mit Personen, die nicht entscheiden, und das kostet Vertrauen.

Checkliste für die Entscheiderrecherche

• Rolle je Zielgruppe schriftlich festgelegt
• Quellen mit Datenschutzprüfung freigegeben
• Jeder Datensatz mit Prüfdatum im CRM
• Veraltete Rollen einmal im Quartal geprüft

Den Aufbau einer Zielliste beschreibt die Checkliste zum Zielgruppen-Check. Die Rolle im Kaufprozess erklärt das Glossar zum Buying Center. Wer die Recherche auslagern will, findet die Abläufe auf der Seite Kaltakquise durch eine Agentur.

Häufig gestellte Fragen

Wie finde ich den Entscheider in einer B2B-Firma?

Bestimmen Sie zuerst die Rolle, die über Ihr Angebot entscheidet, zum Beispiel Instandhaltung oder Einkauf. Suchen Sie dann in Impressum, Stellenanzeigen und öffentlichen Firmenprofilen nach dieser Funktion. Bei kleinen Firmen ist es oft die Geschäftsführung. Prüfen Sie jeden Treffer, bevor Sie anrufen.

Welche Teile der Entscheiderrecherche lassen sich automatisieren?

Automatisieren lassen sich Schritte mit festen Quellen: Impressum, Handelsregistereinträge, Stellenanzeigen und öffentliche Mitarbeiterlisten. Die Daten gleichen Sie mit der Zielrolle ab und legen einen Datensatz an. Die Bewertung, ob eine Rolle wirklich entscheidet, bleibt eine Aufgabe für einen Menschen. Legen Sie vorher fest, welche Quellen Sie nutzen, damit die Automatisierung nicht zu einer Sammlung ohne Ziel wird.

Darf man Entscheiderdaten aus öffentlichen Quellen speichern?

Personenbezogene Daten unterliegen der DSGVO, auch wenn sie öffentlich auffindbar sind. Klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung, welche Quellen Sie nutzen dürfen, welche Angaben Sie speichern und wie lange. Dokumentieren Sie den Zweck und halten Sie die Datensätze aktuell oder löschen Sie sie.

Wie oft sollte man eine Entscheiderliste aktualisieren?

Prüfen Sie die Liste mindestens einmal im Quartal, weil Rollen wechseln und Firmen umziehen. Im Praxisbeispiel waren von 268 gefundenen Rollen 241 aktuell, also rund 10 Prozent veraltet. Setzen Sie je Datensatz ein Prüfdatum, damit Sie den Stand jederzeit sehen.

Lohnt sich die Automatisierung bei kleinen Listen?

Bei Listen unter etwa 50 Firmen lohnt sich der Aufbau meist nicht. Die manuelle Recherche ist dann schneller und genauer. Ab mehreren hundert Firmen spart die Automatisierung spürbar Zeit, wenn Sie die Quellen festlegen und die Ergebnisse stichprobenartig prüfen. Rechnen Sie den Aufwand mit eigenen Minuten je Firma nach, bevor Sie entscheiden.