DSGVO Kaltakquise: Kontaktdaten speichern und löschen

Die DSGVO stellt dafür drei Anforderungen: Die Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage, die Betroffenen müssen informiert werden, und die Daten dürfen nur so lange bleiben, wie der Zweck es verlangt. Diese Seite ordnet die Artikel ein und gibt keine Rechtsberatung.

Stand: Oktober 2026

Auf welcher Grundlage speichern Sie Kontaktdaten?

Die DSGVO kennt sechs Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung, in Art. 6 Abs. 1 stehen sie nacheinander. Für Kaltakquise im B2B kommt meist Buchstabe f in Frage. Er erlaubt die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person überwiegen. Erwägungsgrund 47 nennt die Verarbeitung zum Zweck der Direktwerbung ausdrücklich als möglichen Fall eines berechtigten Interesses.

Ein berechtigtes Interesse ersetzt die Abwägung nicht. Sie müssen je Zweck prüfen, ob die Interessen der angerufenen Person überwiegen. Dazu gehören die Erwartungen des Empfängers und die Art der Daten. Dokumentieren Sie die Abwägung schriftlich.

Welche Pflichten folgen, wenn die Daten nicht von der Person stammen?

Stammen die Daten aus einer Firmenliste und nicht von der betroffenen Person selbst, greift Art. 14 DSGVO. Die Information erfolgt nach Art. 14 Abs. 3 Buchst. a innerhalb einer angemessenen Frist nach Erlangung der Daten, längstens innerhalb eines Monats. Die Information enthält unter anderem den Zweck, die Herkunft der Daten und das Widerspruchsrecht. Wie Sie das praktisch umsetzen, klären Sie mit Ihrem Datenschutzverantwortlichen.

Wie setze ich einen Widerspruch um?

Art. 21 Abs. 2 DSGVO gibt Betroffenen das Recht, jederzeit Widerspruch gegen Direktwerbung einzulegen. Art. 21 Abs. 3 verlangt danach, die Daten nicht mehr für diese Werbung zu verarbeiten. Ein Widerspruch darf also nicht in einer Excel-Datei untergehen. Sperren Sie den Eintrag sofort in allen Listen, die Ihr Team nutzt, und halten Sie den Eingang fest.

Praxisbeispiel: Ein Prüfdatum für jeden Eintrag

In einem Projekt für einen Hersteller von Großküchentechnik lagen 1.030 Einträge aus mehreren Firmenlisten vor. Das Team setzte je Eintrag ein Prüfdatum und legte fest, dass ein Eintrag nach zwölf Monaten ohne Kontakt geprüft wird. Bei der ersten Prüfung entfernte es 264 von 1.030 Einträgen, weil keine Firma mehr existierte oder der Ansprechpartner gewechselt hatte. Die Zahlen sind anonymisiert und gerundet. Das Beispiel beschreibt eine interne Regel, keine rechtliche Bewertung.

Rechnung: Was bleibt nach der Prüfung im Bestand?

Die Rechnung zeigt, wie sich ein Bestand durch eine feste Löschfrist verändert. Alle Werte sind Beispielwerte.

Quelle: Rechenbeispiel der Redaktion mit offenen Annahmen, kein Marktwert, Stand 10/2026.

Die Zahl hängt von Ihrer Liste ab. Prüfen Sie den Anteil bei Ihrem Bestand, bevor Sie die Frist festlegen.

Wann reicht ein Löschdatum nicht aus?

Ein Löschdatum ersetzt keine Interessenabwägung. Wenn die Daten sensibel sind, etwa Angaben zu Krankheit oder Privatadressen von Geschäftsführern, gilt eine strengere Prüfung. Auch wenn die Liste aus einer Quelle stammt, deren Herkunft Sie nicht kennen, sollten Sie die Daten nicht nutzen, bevor die Rechtsberatung das bestätigt. Und ein Löschdatum schützt keine Backups, die Sie separat prüfen müssen.

Wie sichere ich Datenbanken mit Kontaktdaten?

Die Sicherung beginnt mit dem Zugriff. Begrenzen Sie die Rechte auf die Personen, die die Daten für den Anruf brauchen. Protokollieren Sie Exporte und Löschungen, damit Sie Anfragen nachvollziehbar beantworten können. Prüfen Sie die Backups auf Löschfristen, denn gelöschte Daten dürfen nicht in alten Sicherungen weiterleben, ohne dass Sie das wissen. Die technischen Maßnahmen legt Ihr IT-Verantwortlicher fest.

Ein Dienstleister, der Daten für Sie verarbeitet, braucht eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Das gilt auch für eine Telefonagentur, die Ihre Liste nutzt.

Was bedeutet das für die Telefonakquise?

KRAUSS führt die Telefonebene und die Terminierung durch. Welche Kontaktdaten dafür nötig sind, stimmen wir mit Ihnen ab. Die Verwaltung der Stammdaten, die Prüfung der Herkunft und die Löschung bleiben bei Ihnen. Die Leistung zur Telefonakquise beschreibt den Ablauf. Die Grundlagen zum Kaltakquise-Recht stehen im Beitrag zum Kaltakquise-Recht. Den Begriff der Entscheiderdatenbank erklärt das Glossar. Die Pflege der Adressliste beschreibt der Leitfaden zur Adressliste.

Checkliste für Kontaktdaten in der Kaltakquise

• Der Zweck jeder Datenart ist schriftlich festgehalten.
• Die Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f ist dokumentiert.
• Die Information nach Art. 14 ist geplant, mit Frist von höchstens einem Monat.
• Widersprüche sperren den Eintrag sofort und werden protokolliert.
• Jeder Eintrag hat ein Prüfdatum und eine Löschfrist.
• Zugriffe sind auf die nötigen Personen begrenzt.
• Backups sind auf Löschfristen geprüft.
• Dienstleister haben eine Vereinbarung nach Art. 28.

Häufig gestellte Fragen

Darf ich Kontaktdaten für Kaltakquise nach der DSGVO speichern?

Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO erlaubt die Verarbeitung auf Basis eines berechtigten Interesses, wenn die Interessen der betroffenen Person nicht überwiegen. Ob das für Ihre Daten zutrifft, prüft eine Interessenabwägung je Zweck. Diese Seite gibt keine Rechtsberatung.

Muss ich Firmen informieren, deren Daten ich nicht direkt erhalten habe?

Art. 14 DSGVO verlangt, Betroffene über die Verarbeitung zu informieren, wenn die Daten nicht von ihnen stammen. Die Information folgt innerhalb einer angemessenen Frist, längstens innerhalb eines Monats. Wie Sie das umsetzen, klärt Ihr Datenschutzverantwortlicher.

Wie reagiere ich auf einen Widerspruch gegen Direktwerbung?

Nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO können Betroffene jederzeit widersprechen. Nach Abs. 3 verarbeiten Sie die Daten danach nicht mehr für diese Werbung. Sperren Sie den Eintrag für Werbung sofort und dokumentieren Sie den Eingang.

Wie lange darf ich Kontaktdaten speichern?

Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO begrenzt die Speicherung auf die Zeit, die für den Zweck erforderlich ist. Legen Sie je Datenart eine Frist fest, etwa zwölf Monate ohne Kontakt, und prüfen Sie die Einträge danach.

Was ist ein Recht auf Löschung?

Art. 17 DSGVO gibt Betroffenen das Recht, die Löschung ihrer Daten zu verlangen, unter den dort genannten Voraussetzungen. Ein Löschprozess mit Protokoll hilft, Anfragen fristgerecht zu beantworten.

Reicht ein Passwort, um Kontaktdaten zu sichern?

Ein Passwort ist ein Anfang. Begrenzen Sie den Zugriff auf die Personen, die die Daten brauchen, protokollieren Sie Exporte und prüfen Sie die Backups auf Löschfristen. Die technischen Maßnahmen legt Ihr IT-Verantwortlicher fest.

Gilt das auch für Daten, die ein Dienstleister für mich verwaltet?

Ja, sobald ein Dienstleister die Daten für Sie verarbeitet, braucht es eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Prüfen Sie die Vereinbarung mit Ihrer Datenschutzberatung, bevor Daten fließen.

Kann KRAUSS die Kontaktdaten für meine Kampagne verwalten?

Die Datenhaltung ist nicht unsere Leistung. KRAUSS führt die Telefonebene und die Terminierung durch. Welche Daten dafür nötig sind, stimmen wir mit Ihnen ab, die Verwaltung der Stammdaten bleibt bei Ihnen.