Vertriebsaufgaben: Strategien für mehr Effizienz im Vertrieb

Wer nur den Abschluss betrachtet, übersieht meist den Engpass, der davor liegt.

Was sind Vertriebsaufgaben?

Vertriebsaufgaben umfassen die Schritte vom ersten Kontakt bis zum wiederholten Auftrag. Sie lassen sich in zwei Gruppen teilen: Aufgaben mit Kundenkontakt (Ansprache, Gespräch, Verhandlung) und Aufgaben dahinter (Recherche, Angebot, Pflege im CRM, Berichte). Die zweite Gruppe frisst in vielen Teams die Zeit, die für die erste fehlt.

Welche Vertriebsaufgaben gibt es?

Die folgende Tabelle zeigt die Kernaufgaben, das Ziel jeder Aufgabe und die Kennzahl, mit der Sie den Erfolg messen.

Quelle: Eigene Zusammenstellung auf Basis gängiger Vertriebsprozesse, Stand Oktober 2026. Die Kennzahlen sind Vorschläge, keine Branchenwerte.

Wie viel Zeit kostet die Verwaltung?

Rechnen Sie mit einem Beispiel. Annahme: Zwei Innendienstmitarbeitende verbringen je 11 Stunden pro Woche mit Angeboten und CRM-Pflege. Bei 46 Arbeitswochen im Jahr sind das 506 Stunden je Person. Setzen Sie für die interne Stunde 55 Euro an (Annahme, bitte mit Ihrem Controlling abgleichen). Ergebnis: rund 27.800 Euro je Person und Jahr, zusammen etwa 55.700 Euro. Diese Zeit fehlt für Gespräche. Verkürzen Sie die Verwaltung nur um ein Drittel, gewinnen Sie gut 18 Stunden je Person und Monat.

Praxisbeispiel: Ein Team, das zu wenig Gespräche führte

In einem Projekt für einen Hersteller von Großküchentechnik hatte das Innendienstteam fast jede Woche neue Angebotsanfragen, aber zu wenig Termine im Kalender. Eine Analyse über drei Wochen zeigte: Nur 4 von 10 Angebotsanfragen waren vor dem Angebot telefonisch geklärt. Der Rest ging mit Standardtext hinaus und blieb ohne Antwort. Nach der Umstellung auf eine feste Qualifizierungsfrage am Telefon standen nach drei Anrufblöcken 11 Termine im Kalender, 8 davon fanden statt. Die Verwaltung blieb gleich. Der Unterschied lag an einer Aufgabe, die vorher niemand als eigene Aufgabe geführt hatte.

Wann Vertriebsaufgaben abgeben und wann nicht?

Abgeben lohnt sich bei wiederkehrenden Aufgaben mit klarem Ablauf: Erstansprache, Terminvereinbarung, Datenpflege. Nicht abgeben sollten Sie Abschlussgespräche, Preisverhandlung und die Betreuung von Schlüsselkunden, weil dort Beziehung und Fachwissen zählen. Auch bei einem sehr kleinen Verkaufsvolumen rechnet sich eine Auslagerung oft nicht. Wenn Ihr Team nur wenige Angebote im Monat schreibt, bringt eine neue Aufgabenstruktur mehr Aufwand als Nutzen.

Checkliste: Vertriebsaufgaben prüfen

• Zeitprotokoll über zwei Wochen geführt
• Jede Aufgabe einer Kategorie zugeordnet (Kundenkontakt oder Verwaltung)
• Engpass benannt: Akquise, Qualifizierung, Angebot oder Abschluss
• Kennzahl je Aufgabe festgelegt
• Mindestens eine Aufgabe zur Abgabe oder Vereinfachung ausgewählt
• Ergebnis nach acht Wochen erneut gemessen

Was KRAUSS dazu liefert

KRAUSS übernimmt die telefonische Ebene: Erstansprache, Qualifizierung und Terminvereinbarung für B2B-Unternehmen. Ihr Vertrieb erhält qualifizierte Termine im Kalender. Abschluss, Angebot und Kundenpflege bleiben bei Ihnen. Mehr dazu auf der Seite zur Terminvereinbarung für Agenturen und zur Kaltakquise-Agentur. Für die Auswahl einer Agentur hilft die Checkliste zur Vertriebsagentur, für die Strategie der Leitfaden zur B2B-Vertriebsstrategie.

Stand: Oktober 2026.

Häufig gestellte Fragen

Was gehört zu den Vertriebsaufgaben?

Dazu gehören Akquise, Qualifizierung von Interessenten, Bedarfsanalyse, Angebotserstellung, Verhandlung, Abschluss und die Pflege bestehender Kunden. Im Alltag kommen Dokumentation im CRM und Forecasts dazu.

Welche Vertriebsaufgabe bringt den meisten Umsatz?

Der Umsatz entsteht dort, wo genügend qualifizierte Gespräche stattfinden. Deshalb ist die Akquise mit Terminen der wirksamste Hebel, wenn die Pipeline zu dünn ist. Ist sie gefüllt, zählt die Abschlussquote.

Wie viel Zeit verwenden Vertriebsmitarbeiter auf Verkaufsgespräche?

Das hängt von Branche und Organisation ab. Viele Teams berichten, dass Verwaltung und Recherche einen großen Teil der Arbeitszeit binden. Messen Sie das in Ihrem Team für zwei Wochen, bevor Sie Entscheidungen treffen.

Welche Vertriebsaufgaben kann man auslagern?

Telefonische Erstansprache, Terminvereinbarung und Qualifizierung eignen sich oft für eine externe Ebene. Abschlussgespräche, Preisverhandlung und Kundenbindung bleiben meist im Haus.

Wie erkenne ich Zeitfresser im Vertrieb?

Führen Sie ein Zeitprotokoll über zwei Wochen. Jede Tätigkeit wird einer Kategorie zugeordnet. Tätigkeiten ohne Kundenkontakt, die Sie nicht zwingend selbst erledigen müssen, sind Kandidaten für Abbau oder Abgabe.

Was ist der Unterschied zwischen Innendienst und Außendienst bei den Aufgaben?

Der Außendienst besucht Kunden und führt Gespräche vor Ort. Der Innendienst bereitet Termine vor, pflegt Angebote und Daten und betreut Bestandskunden. Beide Rollen brauchen dieselben Informationen im CRM.

Welche Kennzahlen zeigen, ob die Vertriebsaufgaben funktionieren?

Wichtig sind Anzahl qualifizierter Gespräche, Terminquote, Angebotsquote, Abschlussquote und Zeit bis zum Abschluss. Ohne diese Zahlen lässt sich nicht sagen, welche Aufgabe den Engpass bildet.

Bietet KRAUSS Unterstützung bei Akquise-Aufgaben?

KRAUSS übernimmt die telefonische Ebene, also Erstansprache, Qualifizierung und Terminvereinbarung, und liefert Termine an Ihr Vertriebsteam. Abschluss und Verhandlung bleiben bei Ihnen.