KPI-Reporting im Vertrieb: Welche Kennzahlen Sie jede Woche brauchen

Stand: Oktober 2026. Die Formeln unten gelten für B2B-Kaltakquise und lassen sich in jedem CRM oder in einer Tabelle nachbauen.

Welche sechs Kennzahlen gehören in den wöchentlichen Vertriebsbericht?

Die sechs Kennzahlen decken den Weg vom Kontakt bis zum Abschluss ab. Jede Zeile der Tabelle nennt die Formel und die Entscheidung, die eine auffällige Zahl auslösen sollte.

Die Begriffe sind im Glossar zu Kennzahlen im Vertrieb erklärt. Die Quoten sind Verhältnisse, deshalb nennen Sie immer Zähler und Nenner im Bericht.

Wie lesen Sie die Kennzahlen zusammen?

Eine Kennzahl allein sagt wenig, weil sie eine Ursache in der Vorstufe hat. Lesen Sie die Kette von links nach rechts: Erreichbarkeit, Terminquote, Show-up, Abschluss. Die erste auffällige Stelle zeigt, wo Sie ansetzen.

• Erreichbarkeit niedrig: Die Liste ist veraltet oder die Anrufzeit passt nicht.
• Erreichbarkeit gut, Terminquote niedrig: Der Einstieg überzeugt nicht, der Appell fehlt oder ist zu offen.
• Terminquote gut, Show-up niedrig: Die Bestätigung trägt nicht, oder die Terminzeit liegt ungünstig.
• Show-up gut, Abschluss niedrig: Das Gespräch mit dem Entscheider liefert keine Entscheidungsgrundlage.

Praxisbeispiel: Wie ein Wochenbericht die Liste bereinigte

In einem Projekt für einen Dienstleister im Gebäudemanagement fiel die Erreichbarkeit in der dritten Woche von 22 auf 9 Prozent. Der Bericht zeigte, dass 40 Prozent der Kontakte veraltete Nummern hatten, die Anrufe liefen ins Leere. Nach einer Bereinigung der Liste stieg die Erreichbarkeit im Folgemonat auf 17 Prozent, und die Terminquote blieb mit 18 Prozent stabil. Der Fehler lag in der Liste, nicht im Gespräch.

Wann ist ein KPI-Bericht überflüssig oder schädlich?

Ein Bericht hilft nur, wenn er zu einer Entscheidung führt. Drei Fälle machen ihn wertlos oder gefährlich:

• Er enthält mehr als acht Zahlen. Dann liest ihn niemand bis zum Ende, und die auffälligen Zeilen gehen unter.
• Die Menge ist klein. Bei weniger als 30 Kontakten je Woche schwankt jede Quote mit jedem Gespräch, deshalb betrachten Sie den Verlauf über mehrere Wochen.
• Eine Zahl entscheidet über Bonus oder Ranking. Dann wird sie geschönt, und der Bericht zeigt nur noch das Wunschbild.

Welche Punkte enthält ein belastbarer Wochenbericht?

Diese Liste prüft den Bericht vor der Besprechung. Ein fehlender Punkt macht die Zahlen nicht falsch, aber schwer zu deuten.

• Zähler und Nenner stehen neben jeder Quote
• Der Zeitraum ist eindeutig, etwa Kalenderwoche 42
• Jede Kennzahl hat eine Zielspanne und eine Entscheidung bei Abweichung
• Die Liste der Kontakte ist vor dem Bericht bereinigt
• Die Pipeline zeigt Gremiumsdatum und Verantwortliche
• Der Vergleich mit dem Vormonat steht in einer eigenen Spalte

Die Checkliste zur Telefonakquise hilft, die Liste vor dem Start sauber zu halten. Der Leitfaden zu Akquise-Kennzahlen erklärt die Quoten im Detail.

Wie KRAUSS Termine und Gesprächsstatus übergibt

Die Telefonebene von KRAUSS dokumentiert jedes Gespräch mit Status, Anlass und Einwand. Die Terminierung übergibt Termine mit Zeitpunkt und Notizen, damit Ihr Team die Show-up-Quote und die Abschlussquote selbst berechnen kann. Ob Sie die Zahlen im CRM oder in einer Tabelle auswerten, bleibt bei Ihrem Team. Die Grenzen der Telefonebene beschreibt die Seite zur Telefonakquise.

Der Neukunden-Check unten zeigt in sechs Fragen, wo Ihre Liste und Ihre Kennzahlen heute stehen. Er dauert wenige Minuten und liefert den Ausgangspunkt für den ersten Wochenbericht.

Häufig gestellte Fragen

Welche KPIs gehören in den wöchentlichen Vertriebsbericht?

Erreichbarkeit, Terminquote, Show-up-Quote, Abschlussquote, Kosten je Termin und die Reichweite der Pipeline mit Gremiumsdatum. Mehr Kennzahlen lesen Teams selten bis zum Ende.

Wie berechne ich die Terminquote im Vertrieb?

Teilen Sie die Zahl der vereinbarten Termine durch die Zahl der geführten Gespräche im gleichen Zeitraum. Die Quote gehört zu den Kennzahlen, die direkt auf den Gesprächseinstieg zurückwirken.

Was zeigt die Show-up-Quote, und warum ist sie wichtig?

Die Show-up-Quote misst, wie viele vereinbarte Termine stattfinden. Sie zeigt, ob Bestätigung, Erinnerung und Terminzeitpunkt tragen, und sie ist eine der Kennzahlen, die sich am schnellsten verbessern lassen.

Wie viele Kennzahlen sind für einen Wochenbericht sinnvoll?

Als Faustregel gelten sechs bis acht Kennzahlen, damit jede Zeile eine Entscheidung auslösen kann. Mehr Zahlen verwässern die Aufmerksamkeit, weniger verdecken Ursachen.

Warum kann ein KPI-Bericht die Ergebnisse verfälschen?

Sobald eine Zahl über Bonus oder Ranking entscheidet, wird sie oft geschönt, etwa durch Termine mit schwachen Kontakten. Trennen Sie Kennzahlen für die Steuerung von Zielen für die Vergütung.

Ab wie vielen Kontakten sind Quoten aussagekräftig?

Als Faustregel braucht eine Quote mindestens 30 Kontakte im Zeitraum, besser 60 und mehr. Bei kleineren Mengen betrachten Sie den Verlauf über mehrere Wochen statt einer einzelnen Woche.

Wie hängen Erreichbarkeit und Terminquote zusammen?

Eine niedrige Erreichbarkeit zeigt oft eine veraltete Liste, eine niedrige Terminquote bei guter Erreichbarkeit zeigt oft einen schwachen Einstieg. Lesen Sie beide Kennzahlen gemeinsam, bevor Sie Maßnahmen beschließen.

Wie unterstützt KRAUSS das Reporting von Terminen?

Die Terminierung übergibt Termine mit Status, Zeitpunkt und Gesprächsnotizen. Die Auswertung in Ihrem CRM oder Ihrer Tabelle bleibt bei Ihrem Team, und die Zahlen kommen aus den übergebenen Daten.