Leadgenerierung durch Events: Vorbereitung, Nachfassen und Zahlen nach Messen

Der Erfolg entsteht vorher durch Terminvereinbarungen und danach durch Nachfassen. Wer nur am Stand steht, bezahlt für Gespräche, die er nicht nutzt.

Stand: Oktober 2026. Das Praxisbeispiel ist anonymisiert.

Wie bereiten Sie ein Event vor?

Vier Wochen vor dem Event beginnen Sie mit der Liste der Teilnehmer, soweit sie zugänglich ist. Rufen Sie gezielt Entscheider an und vereinbaren Sie einen Termin am Stand mit Uhrzeit. Ein fester Termin wird eher eingehalten als ein Gespräch „wenn Sie vorbeikommen“.

• Teilnehmerliste oder Ausstellerliste auswerten
• Termine mit Uhrzeit am Stand vereinbaren
• Einladung per Mail mit Anlass versenden
• Team in Gesprächsführung und Notiz schulen

Wie werten Sie die Gespräche aus?

Jedes Gespräch bekommt eine Notiz mit Name, Rolle, Bedarf, Zeitpunkt und nächstem Schritt. Am Abend nach dem Event werden die Notizen ins CRM übertragen, am Folgetag folgt die Nachfassung.

Praxisbeispiel: Ein Hersteller von Betriebsausstattung

In einem Projekt für einen Hersteller von Betriebsausstattung für Großküchen verschickte das Team vor einer Fachmesse rund 400 Einladungen per Mail. Am Stand führte es in drei Tagen 14 Gespräche, die meisten ohne vorherigen Termin. Die Anrufer hatten in den vier Wochen davor 120 Betriebe angerufen, 58 Entscheider erreicht und 21 feste Termine am Stand vereinbart. 17 davon fanden statt, und 6 Angebote entstanden.

Die Rechnung zeigt, wo der Nutzen lag: Die 21 festen Termine brachten mehr als die 14 spontanen Gespräche zusammen. Die Vorbereitung hat sich gelohnt, auch wenn der Stand die Gespräche sichtbar machte.

Wann lohnt sich ein Event nicht?

Wenn Ihre Zielgruppe auf der Veranstaltung nicht vertreten ist, bringt der Stand wenig. Auch bei sehr kleinen Budgets, die nur den Standbau decken, bleibt für die Nachfassung kein Geld. Dann lieber gezielte Einladungen und Telefonate.

Checkliste für das Event

• Teilnehmerliste auswerten und Ziele festlegen
• Vier Wochen vor dem Event Termine vereinbaren
• Notizformat für Gespräche festlegen
• Nachfassung innerhalb von zwei Werktagen planen
• Kosten je stattgefundenem Termin auswerten

Der Ablauf der Terminvereinbarung zu Messen steht auf der Seite zu Messe-Einladungen. Die Nachfassung nach dem Gespräch beschreibt der Leitfaden zum Follow-up im Vertrieb. Für die Kosten je Termin lohnt der Leitfaden zu Kosten je Termin.

Häufig gestellte Fragen

Lohnt sich eine Messe für die Leadgenerierung?

Ja, wenn Sie vorher Termine vereinbaren und danach nachfassen. Ein Messestand ohne Vorbereitung bringt meist nur Gespräche ohne Anlass.

Wann sollten Sie Termine für die Messe vereinbaren?

Vier Wochen vor dem Event. Bis dahin lassen sich Termine mit klarer Uhrzeit am Stand festlegen.

Wie viele Gespräche sind am Stand realistisch?

Das hängt von Größe und Zielgruppe ab. Planen Sie mit einer Zahl aus früheren Veranstaltungen oder mit einer Annahme, die Sie nach dem Event prüfen.

Wie schnell sollten Sie nach der Messe nachfassen?

Innerhalb von zwei Werktagen. Danach sinkt die Erinnerung an das Gespräch deutlich.

Was notieren Sie nach einem Gespräch am Stand?

Name, Rolle, Bedarf, Zeitpunkt, Zusage und den nächsten Schritt. Diese Notiz ist die Grundlage für die Übergabe.