Verhandlung vorbereiten: Ziele, Alternativen und Rollen

Wer diese vier Punkte hat, verhandelt ruhiger und gibt weniger Zugeständnisse, die nichts bringen.

Stand: Oktober 2026. Die Rechenbeispiele in diesem Beitrag verwenden Annahmen, keine Marktdaten.

Warum die Vorbereitung den Ausgang bestimmt

Im Gespräch fällt es schwer, Zahlen aus dem Stegreif zu prüfen. Wer vorher weiß, was er braucht, lässt sich nicht von einem Satz wie „Das muss billiger werden“ aus der Bahn werfen. Die Vorbereitung ist auch der Schutz vor Zugeständnissen, die später auf einen einzelnen Punkt zurückfallen.

Wie setzen Sie Ziel und Untergrenze?

Das Ziel hat drei Teile: einen Umfang, eine Laufzeit und einen Preis oder Wert. Die Untergrenze ist der schlechteste Abschluss, den Sie noch annehmen. Sie ergibt sich aus Ihren Kosten, Ihrem Deckungsbeitrag und Ihrer besten Alternative. Ist die Alternative schlechter als die Untergrenze, sind Sie in einer starken Position. Ist sie besser, sollten Sie die Verhandlung nicht führen, ohne die Alternative zu nutzen.

Schreiben Sie beide Werte auf, bevor Sie anrufen. Ein Wert im Kopf verschiebt sich unter Druck.

Quelle: Einordnung der Redaktion, Werte sind Beispiele.

Praxisbeispiel: Eine Vorbereitung mit zwei Stunden Vorlauf

In einem Projekt für einen Hersteller von Großküchentechnik führte das Team Verhandlungen mit Einkäufern von Gastronomieketten. Vor der Vorbereitung endeten 9 von 20 Verhandlungen mit einem Zugeständnis über die Untergrenze. Das Team legte danach vor jeder Verhandlung zwei Stunden Vorlauf für Ziel, Untergrenze und zwei Alternativen fest. Danach endeten 3 von 20 Verhandlungen mit einem Zugeständnis über die Untergrenze.

Die Zahlen sind anonymisiert und gerundet. Die Verhandlungen betreffen ein Jahr und einen Anbieter.

Eine Rechnung: Was ein Zugeständnis kostet

Angenommen, ein Auftrag hat einen Wert von 90.000 Euro im Jahr und eine Marge von 25 Prozent (Annahme). Ein Nachlass von 3 Prozent kostet 2.700 Euro Umsatz und damit 2.700 Euro Deckungsbeitrag, weil der Preis sinkt, die Kosten aber bleiben. Um das zu kompensieren, braucht es einen Mehrumsatz von rund 10.800 Euro (2.700 geteilt durch 0,25). Vor der Verhandlung wissen Sie, ob ein solcher Nachlass im Gegenzug einen Wert bietet.

Wer sollte am Verhandlungstisch sitzen?

Ein Verhandlungsteam hat zwei Rollen. Eine Person führt das Gespräch und bringt die Themen in die richtige Reihenfolge. Eine zweite Person beantwortet Fachfragen und protokolliert Zusagen. Die Person mit Angebotsverantwortung sollte im Gespräch erreichbar sein, damit keine Zusage fällt, die sie nicht gedeckt hat.

Wann Vorbereitung nicht reicht

Wenn der Kunde den Entscheidungsweg verschweigt, arbeiten Sie gegen eine Wand. Dann ist es wichtiger, den Entscheider zu finden, als die nächste Verhandlung zu planen. Auch unerwartete neue Teilnehmer machen die beste Vorbereitung unbrauchbar. Vereinbaren Sie in diesem Fall einen zweiten Termin mit allen Beteiligten, statt auf dem ersten Termin zu entscheiden.

Checkliste vor der Verhandlung

• Ziel mit Umfang, Laufzeit und Wert ist festgehalten.
• Untergrenze ist berechnet und aufgeschrieben.
• Zwei Alternativen liegen bereit.
• Der Nutzen des Kunden steht in einer Zahl.
• Der Entscheidungsweg und die Frist sind bekannt.

Mehr dazu im Leitfaden zum Verhandeln mit dem Einkauf und im Leitfaden zur Preisverhandlung. Der Begriff Entscheider steht im Glossar. Wie KRAUSS Entscheider vor dem Termin klärt, zeigt die Seite Telefonakquise.

Häufig gestellte Fragen

Wie bereite ich eine Verhandlung vor?

Legen Sie drei Dinge fest: Ihr Ziel, Ihre Untergrenze und zwei Alternativen. Notieren Sie außerdem, was der Kunde gewinnt, in einer Zahl. Danach planen Sie die Reihenfolge der Themen.

Wie setze ich ein realistisches Ziel?

Ein Ziel ist realistisch, wenn es sich aus dem Bedarf des Kunden ableitet. Nehmen Sie den bisherigen Preis oder Aufwand des Kunden als Ausgangspunkt und rechnen Sie den Nutzen Ihres Angebots dagegen.

Was ist eine Untergrenze?

Die Untergrenze ist der schlechteste Abschluss, den Sie noch annehmen. Sie ergibt sich aus Kosten, Deckungsbeitrag und Ihrer Alternative. Legen Sie sie vor dem Gespräch fest und schreiben Sie sie auf.

Wer sollte im Verhandlungsteam sitzen?

Eine Person führt, eine weitere Person beantwortet Fachfragen. Die Person mit Angebotsverantwortung gehört zu Beginn ins Gespräch oder ist telefonisch erreichbar, damit Zusagen nicht im Nachhinein fallen.

Wie wichtig ist der Ort der Verhandlung?

Bei Präsenz zählt der Raum weniger als die Struktur. Ein Gespräch am Telefon oder per Video braucht eine klare Agenda und einen Protokollführer, damit nichts verloren geht.

Welche Informationen sammle ich über den Kunden?

Entscheidungsweg, Budgetzeitraum, bisherige Lieferanten, Ziele des Einkaufs und die Themen der Fachabteilung. Quellen sind Gespräche, Unternehmensmitteilungen und Ausschreibungen. Kennzeichnen Sie jede Annahme.

Wann reicht die Vorbereitung nicht?

Wenn der Kunde den Entscheidungsweg nicht offenlegt oder neue Personen auftauchen. Dann hilft die beste Vorbereitung wenig, und ein Rückgriff auf den Entscheider ist nötig.