Telefonakquise Erfolgsquote: Kennzahlen richtig berechnen

Erst die Teilquoten zeigen, wo der Trichter verliert: bei den Gesprächen, bei den Terminen oder bei den Abschlüssen.

Stand: Oktober 2026. Die Rechenbeispiele verwenden Annahmen. Vergleichswerte aus Studien nennen wir nicht, weil wir keine geprüfte Quelle dafür haben.

Wie berechnen Sie die Quoten Schritt für Schritt?

Zählen Sie drei Werte für jeden Zeitraum: Anrufe, Gespräche mit dem richtigen Ansprechpartner und Termine. Die Quoten ergeben sich aus den Verhältnissen: Gespräche geteilt durch Anrufe, Termine geteilt durch Gespräche und Termine geteilt durch Anrufe.

Quelle: Rechenbeispiel der Redaktion mit Annahmen für einen Monat.

Welche Zahlen brauchen Sie mindestens?

Eine Quote, die auf zehn Anrufen beruht, sagt wenig. Schwankungen von einem einzigen Termin verändern den Wert stark. Warten Sie mit Entscheidungen, bis Sie einige hundert Anrufe je Zielgruppe haben. Trennen Sie die Zielgruppen, sonst mischen sich Werte aus unterschiedlichen Märkten.

Dokumentieren Sie jeden Anruf mit Ergebnis, Datum und Zielgruppe. Ohne diese Angaben lässt sich die Quote nicht später auswerten.

Praxisbeispiel: Vorauswahl statt mehr Anrufe

In einem Projekt für einen Hersteller von Reinigungstechnik lag die Erfolgsquote zu Beginn bei 3 Terminen je 100 Anrufen. Das Team prüfte die Adressen vorab auf Entscheider und einen Anlass und rief in einem festen Zeitfenster an. Danach lag die Quote bei 8 Terminen je 100 Anrufen, mit einer geringeren Zahl an Anrufen je Tag.

Die Zahlen sind anonymisiert und gerundet. Der Effekt kam aus der Vorauswahl, nicht aus mehr Anrufen.

Eine Rechnung: Was kostet ein Termin?

Angenommen, eine Stunde Telefonarbeit kostet 60 Euro (Annahme), und das Team schafft 25 Anrufe je Stunde. Dann kostet ein Anruf 2,40 Euro. Bei 9 Terminen je 100 Anrufen liegt der Preis je Termin bei rund 27 Euro (2,40 geteilt durch 0,09). Bei 3 Terminen je 100 Anrufen steigt er auf 80 Euro. Die Rechnung zeigt, wie stark die Quote den Preis je Termin beeinflusst. Die Kosten je Termin hängen von Ihren eigenen Stundensätzen ab.

Wann die Erfolgsquote irreführend ist

Eine Quote ist nur so gut wie die Anrufliste. Wenn Sie eine einfache Liste durch eine schwierige ersetzen, sinkt die Quote, obwohl die Arbeit besser wird. Auch wer nur Termine zählt, nicht aber die Abschlüsse, optimiert auf die falsche Zahl. Ein Termin, der nie zu einem Angebot führt, ist keine Erfolgsquote, sondern eine Aktivitätszahl.

Checkliste für die Auswertung

• Anrufe, Gespräche, Termine und Abschlüsse sind getrennt gezählt.
• Die Zielgruppen sind getrennt ausgewertet.
• Jede Änderung wird eine Woche lang gemessen, bevor die nächste folgt.
• Die Kosten je Termin sind mit eigenen Stundensätzen berechnet.
• Die Anrufliste wird vor dem Vergleich auf Veränderungen geprüft.

Mehr dazu im Leitfaden zu Akquise-Kennzahlen und im Leitfaden zur besten Anrufzeit im B2B. Die Begriffe erklären das Glossar zur Terminquote und das Glossar zu den Kosten je Termin. Wie KRAUSS Anrufe und Terminquoten misst, zeigt die Seite Telefonakquise.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die Erfolgsquote der Telefonakquise?

Sie zeigt den Anteil der Anrufe, die zu einem gewünschten Ergebnis führen, meist einem Termin. Berechnen Sie Termine geteilt durch Anrufe, mit der gleichen Zielgruppe und dem gleichen Zeitraum.

Welche Quoten sollte ich getrennt messen?

Anrufe zu Gesprächen, Gespräche zu Terminen und Termine zu Abschlüssen. Eine einzige Gesamtquote verdeckt, an welcher Stelle der Trichter verliert.

Was ist ein guter Wert?

Das hängt von Zielgruppe, Angebot und Anrufliste ab. Vergleichen Sie Ihre Werte über mehrere Wochen mit sich selbst, nicht mit Zahlen aus Studien ohne Quelle.

Wie viele Anrufe brauche ich für eine verlässliche Quote?

Mindestens einige hundert Anrufe je Zielgruppe, sonst schwankt die Quote stark. Warten Sie mit Entscheidungen, bis die Zahlen eine stabile Tendenz zeigen.

Welche Anrufzeit ist am besten?

Das hängt von der Branche ab. Messen Sie Gesprächsquoten nach Uhrzeit und Wochentag und treffen Sie die Entscheidung auf dieser Basis. Eine feste Regel ohne Messung ist eine Annahme.

Wie verbessere ich die Erfolgsquote?

Mit einer besseren Vorauswahl: Entscheider prüfen, Anlass notieren und den Einstieg auf den Anlass ausrichten. Eine Änderung je Woche lässt sich am besten messen.

Welche Kennzahl ist wichtiger, Quote oder Kosten?

Beide. Eine hohe Quote bei hohen Kosten je Termin kann sich nicht rechnen. Rechnen Sie Kosten je Termin aus und setzen Sie sie in Beziehung zum Deckungsbeitrag.

Wann ist die Quote irreführend?

Wenn die Anrufliste sich zwischen den Zeiträumen stark verändert, oder wenn die Quote nur einen Anrufer misst. Dann zeigt sie einen Zufall, keinen Trend.