Kennzahlen Telefonakquise: Effizienz und Erfolgsquote messen

Wer nur die Anrufzahl zählt, sieht Aktivität, aber keinen Ertrag.

Stand: Oktober 2026. Die Rechenwege stammen aus diesem Beitrag, die Zahlen im Beispiel sind realistisch gewählt und als Beispiel gekennzeichnet.

Welche Kennzahlen zeigen, ob die Telefonakquise Termine bringt?

Sechs Kennzahlen bilden die Kette ab, und jede Quote bezieht sich auf die Stufe davor. So erkennen Sie, an welcher Stelle Gespräche versickern.

Quelle: Rechenregeln dieses Beitrags. Es handelt sich um keine Branchenstudie, die Zahlen Ihres Teams gehören in dieselbe Tabelle.

Wie rechnen Sie ein Beispiel für die Telefonakquise durch?

In einem Projekt für einen Hersteller von Großküchentechnik zählte das Team in drei Wochen 1.140 Wählversuche. 212 Gespräche erreichten einen Entscheider, 31 Termine kamen zustande, 24 davon fanden statt. Die Entscheiderquote lag damit bei 18,6 Prozent, die Terminquote bei 14,6 Prozent und die Stattfindequote bei 77,4 Prozent.

Die Kosten folgen aus den Annahmen: 62 Personalstunden zu 48 Euro je Stunde, also 2.976 Euro in drei Wochen. Daraus folgen 96 Euro je vereinbartem Termin und 124 Euro je stattgefundenem Termin. Das Beispiel ist anonym, die Zahlen sind realistisch gewählt und zeigen die Rechnung, nicht eine Benchmark.

Der Engpass lag im Beispiel nicht bei der Anrufzahl, sondern bei der Terminquote. Das Team änderte den Einstieg im Gespräch und fragte früher nach dem Anlass. Danach stieg die Terminquote im folgenden Monat auf 19 Prozent, was die Annahme stützt, aber nicht beweist.

Welche Kennzahl sagt am meisten über die Zielgruppe?

Die Entscheiderquote sagt zuerst, ob die Liste stimmt. Erreichen Sie den Entscheider selten, liegt das meist an Rolle, Branche oder Firmengröße, nicht am Gesprächsleitfaden.

Ein Leitfaden verbessert die Terminquote, aber er holt keinen Entscheider ans Telefon. Prüfen Sie deshalb zuerst die Liste, bevor Sie am Skript arbeiten. Die Methode dafür steht im Glossar unter Entscheider und in der Checkliste Zielgruppen-Check.

Wie berechnen Sie die Kosten je Termin?

Die Formel lautet: alle Kosten der Akquise ÷ stattgefundene Termine. Zu den Kosten zählen Personalstunden, Telefonie, Datenbeschaffung und Software. Wer nur vereinbarte Termine teilt, rechnet zu günstig, weil ausgefallene Termine trotzdem Zeit des Vertriebs binden.

Beim Vergleich mit einem Dienstleister zählt die Definition. Ein Preis je vereinbartem Termin und ein Preis je stattgefundenem Termin lassen sich nur vergleichen, wenn beide Seiten dasselbe Wort für Termin verwenden. Die Begriffe erklärt das Glossar unter Kosten je Termin.

Welche Gesprächsdaten brauchen Sie in jedem Anruf?

Notieren Sie nach jedem Anruf ein Ergebnis aus festen Codes, damit sich die Woche auswerten lässt. Freitexte helfen im Gespräch, sie taugen aber nicht für Zahlen.

• Zeitpunkt und Dauer des Anrufs
• Ergebnis: Entscheider, Sekretariat, Rückruf, kein Interesse, Termin
• Einwand in einem Stichwort, zum Beispiel "zu teuer" oder "kein Bedarf jetzt"
• Nächster Schritt mit Datum
• Termin bestätigt, ja oder nein
• Termin stattgefunden, ja oder nein, nach dem Termin ausgefüllt

Die Checkliste Telefonakquise-Vorbereitung hilft beim Start. Den Ablauf der Auswertung beschreibt der Leitfaden zu Kennzahlen in der Akquise. Den Wert von Verkaufsterminen rechnet der Wirtschaftlichkeits-Rechner mit Ihren eigenen Quoten durch.

Wann messen Kennzahlen nichts?

Bei kleinen Stichproben, bei gemischten Listen und bei Druck auf einzelne Mitarbeiter liefern Kennzahlen falsche Signale. Mit weniger als etwa 100 Wählversuchen je Monat schwankt jede Quote stark. Bei 40 Gesprächen verschiebt ein einziger Termin die Terminquote um 2,5 Prozentpunkte.

Wer Kennzahlen gegen Mitarbeiter einsetzt, bekommt geschönte Ergebnisse: Termine werden früh eingetragen und Absagen verschwiegen. Messen Sie deshalb das Team über Woche und Liste, nicht über einzelne Personen, und sagen Sie offen, wozu die Zahlen dienen.

Wie werten Sie die Kennzahlen jede Woche aus?

Eine Auswertung in fünf Schritten dauert eine halbe Stunde und ergibt eine Entscheidung. Die Schritte folgen der Kette, damit Sie den Engpass finden, bevor Sie etwas ändern.

1. Wählversuche und Entscheiderquote prüfen. Liegt die Quote unter 10 Prozent, prüfen Sie die Liste.
2. Terminquote prüfen. Sinkt sie gegenüber der Vorwoche, prüfen Sie Einstieg und Einwandnotizen.
3. Stattfindequote prüfen. Fällt sie unter die Quote der Vorwochen, prüfen Sie die Terminbestätigung vor dem Termin.
4. Kosten je stattgefundenem Termin neu rechnen.
5. Eine Änderung festlegen und in der nächsten Woche genau dieselbe Kennzahl messen.

Mehr zur Einordnung von Einwänden liefert der Leitfaden zur Einwandbehandlung am Telefon. Für Dienstleister steht die Telefonakquise als Leistung mit der Übergabe bestätigter Termine.

Was spricht gegen eine Auswertung nach Terminen?

Ein Termin ist noch kein Abschluss. Wer nur Termine zählt, optimiert auf Gespräche, die nie zum Angebot führen. Deshalb gehören die Angebotsquote und die Abschlussquote in dieselbe Auswertung, auch wenn sie erst Wochen später vorliegen.

Die Säule Kaltakquise erklärt, wie Telefon, E-Mail und Empfehlung zusammenwirken. Wer nur ein Kanal misst, sieht den Beitrag des Telefons nicht vollständig.

Häufig gestellte Fragen zu Kennzahlen in der Telefonakquise

Die Fragen unten beantworten die Punkte, die Vertriebsleiter und Geschäftsführer in der Praxis am häufigsten stellen. Jede Antwort steht im Abschnitt darüber ausführlich.