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Kurz gesagt
Eine Terminplanungs-Agentur ruft potenzielle Kunden an, spricht mit Entscheidern und trägt feste Termine in den Kalender Ihres Außendienstes ein. Terminsoftware dagegen stimmt nur Zeiten ab, die bereits feststehen.
Dieser Beitrag stammt von April 2024. Aktuelle Preise und Konditionen von KRAUSS stehen auf der Fakten-Seite und der Preisseite.
Bei KRAUSS richtet sich das Angebot nach Zielmarkt, Erreichbarkeit der Entscheider und Terminmenge. Stand: Oktober 2026.
Was übernimmt eine Terminplanungs-Agentur, was Software nicht kann?
Die Agentur erzeugt Termine, Software verwaltet sie. Die Tabelle zeigt den Unterschied.
| Aufgabe | Terminsoftware | Terminplanungs-Agentur |
|---|---|---|
| Zeiten zwischen Beteiligten abstimmen | ja | ja |
| Neue Gesprächspartner finden und ansprechen | nein | ja |
| Entscheider am Telefon überzeugen | nein | ja |
| Doppelte Bestätigung, Erinnerung | teilweise | ja |
| Kalender des Außendienstes füllen | nein | ja |
Tabelle: Terminsoftware und Agentur im Vergleich, Beschreibung der Redaktion, Stand 10/2026
Für interne Abstimmungen genügt ein Kalender oder eine Umfrage. Wer neue Kontakte zum Termin führen will, braucht ein Telefonteam. Mehr zum Ablauf der Zusammenarbeit steht auf der Seite Telefonakquise und in der Säule Terminvereinbarung im B2B.
Was kostet eine Akquisestunde im Vergleich zum eigenen Team? Eine Rechnung
Sie teilen die Vollkosten durch die Stunden, in denen wirklich telefoniert wird. Annahmen der Redaktion: Vollkosten eines Mitarbeiters 60.000 € im Jahr, 1.500 Arbeitsstunden, davon 45 % reine Telefonzeit.
| Größe | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Telefonstunden je Jahr | 1.500 × 45 % | 675 |
| Kosten je Telefonstunde | 60.000 € ÷ 675 | rund 89 € |
| Angebot | nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge | Konfiguration in 2 Minuten unter Preise |
Tabelle: Beispielrechnung Kosten je Telefonstunde, Werte des eigenen Teams sind Annahmen, Stand 10/2026
Das Ergebnis hängt an Ihrer Telefonzeit: Telefoniert Ihr Team 70 % der Zeit, sinken die Kosten auf rund 57 €. Die Rechnung vergleicht Stundensätze, nicht Terminquoten, eigene Werte tragen Sie in den Wirtschaftlichkeits-Rechner ein. {{fakt:umsatzsteuer}}.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Was zeigte die Übergabe der Terminierung in der Praxis?
In einem Projekt für einen Anbieter von Gebäudereinigung verbrachten drei Außendienstler zusammen 18 Stunden je Woche mit Kaltanrufen und Terminsuche. Nach der Übergabe der Terminierung sanken die 18 Stunden auf 4, gebraucht für die Abstimmung der Termine. Die gewonnenen 14 Stunden gingen in Besuche: im Schnitt 5 Kundentermine mehr je Woche. Entscheidend war das Briefing zu Beginn, siehe die Checkliste Briefing Terminierung.
Wann nicht: Wann sich eine Agentur nicht lohnt
Bei sehr kleinen Zielgruppen unter 200 Kontakten, bei Produkten, die der Kunde ohne Gespräch bestellt, und wenn Ihr Außendienst keine Kapazität hat, Termine wahrzunehmen. Auch ein Team mit ganzjährig hoher Telefonzeit rechnet sich intern oft besser, siehe Vergleich intern oder extern. Ohne klare Zielgruppe und Termindefinition bringt auch die beste Agentur nur Gespräche, keine Umsätze. Die Auswahl hilft der Leitfaden Vertriebsagentur auswählen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Terminplanungs-Agentur?
Ein Dienstleister, der im Auftrag Gesprächstermine mit Entscheidern vereinbart. Die Begriffe klärt das Glossar unter Terminvereinbarung.
Was unterscheidet eine Agentur von Terminsoftware?
Die Agentur gewinnt neue Gesprächspartner und führt sie zum Termin. Software verwaltet Zeiten, die schon feststehen.
Wie schnell sind erste Termine möglich?
Nach dem Briefing starten die ersten Anrufblöcke in der zweiten Woche, siehe den Ablauf in Telefonakquise Agentur.
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