Inhalt9 Abschnitte
- 01Wie vereinbaren Sie einen Termin mit einem Geschäftskunden?
- 02Wie senken Sie die Zahl der Absagen?
- 03Was kostet ein ausgefallener Termin?
- 04Was zeigt ein typischer Fall aus der Praxis?
- 05Zu welcher Tageszeit erreichen Sie Entscheider?
- 06Wann lohnt sich ein Termin nicht?
- 07Wer sollte Termine vereinbaren: Vertrieb oder Telefonteam?
- 08Checkliste: Termin vereinbaren
- 09Häufig gestellte Fragen
Kurz gesagt
Ein B2B-Termin kommt zustande, wenn Sie zwei konkrete Zeiten vorschlagen, den Nutzen in einem Satz nennen und den Termin doppelt bestätigen. Ohne diese drei Dinge fallen merklich mehr Termine aus oder werden verschoben.
Dieser Beitrag stammt von April 2024. Aktuelle Preise und Konditionen von KRAUSS stehen auf der Fakten-Seite und der Preisseite.
Stand: Oktober 2026.
Wie vereinbaren Sie einen Termin mit einem Geschäftskunden?
Mit einem Anlass, einem Nutzen und zwei Terminvorschlägen. Am Telefon dauert das 30 Sekunden. Beispiel: "Ich sehe, dass Sie einen zweiten Standort eröffnen. Wir zeigen Küchenleitungen, wie sie Lieferzeiten halbieren. Passt Ihnen Dienstag um 10 Uhr oder Donnerstag um 14 Uhr?" Die Alternativfrage ersetzt die Frage "Hätten Sie Interesse?", auf die Sie ein Nein bekommen. Das Glossar erklärt die Alternativfrage und den Terminvorschlag.
| Schritt | Satz | Zweck |
|---|---|---|
| Anlass | "Ich rufe an, weil Sie ..." | Warum jetzt |
| Nutzen | "Wir helfen Küchen, ..." | Warum Sie |
| Vorschlag | "Dienstag 10 Uhr oder Donnerstag 14 Uhr?" | Entscheidung zwischen zwei Terminen |
| Bestätigung | "Ich schicke Ihnen die Einladung sofort." | Verbindlichkeit |
Tabelle: Vier Sätze der Terminvereinbarung, Beispiele der Redaktion, Stand 10/2026
Die Gesamtsicht auf das Thema bietet die Säule Terminvereinbarung im B2B, die Schritte als Leitfaden zum Verkaufstermin.
Wie senken Sie die Zahl der Absagen?
Mit einer doppelten Bestätigung und einem klaren Grund für den Termin. Die Bestätigung geht direkt nach dem Gespräch per Mail raus und am Vortag per Kurznachricht oder Anruf. Der Grund steht in der Einladung als Satz, nicht als Platzhalter wie "Kennenlernen". Das Glossar erklärt die doppelte Terminbestätigung und den No-Show.
| Maßnahme | Wirkung | Aufwand |
|---|---|---|
| Einladung mit Grund und Agenda | Termin hat Zweck | 2 Min. |
| Bestätigung am Vortag | Erinnerung, Absagen früher | 2 Min. |
| Ersatznummer in der Einladung | Kunde meldet Verspätung | 0 Min. |
| Terminanruf am Morgen bei großen Chancen | Persönlicher Kontakt | 5 Min. |
Tabelle: Maßnahmen gegen Absagen, Erfahrungswerte der Redaktion, Stand 10/2026
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Was kostet ein ausgefallener Termin?
Die Zeit des Vertriebs plus die Fahrt, bei Ausfall am Terminmorgen oft auch die Zeit, die nicht neu belegt wird. Beispielrechnung mit Annahmen:
| Posten | Annahme | Ergebnis |
|---|---|---|
| Vereinbarte Termine im Monat | 40 | |
| Ausfallquote ohne Bestätigung | 25 % | 10 Termine |
| Verlorene Zeit je Termin (Anfahrt, Vorbereitung) | 3 Std. | 30 Std. |
| Kosten bei 70 € je Std. | 2.100 € im Monat | |
| Ausfallquote mit Bestätigung | 10 % | 4 Termine, 840 € |
| Ersparnis | 1.260 € im Monat |
Tabelle: Beispielrechnung No-Show, alle Werte sind Annahmen der Redaktion, Stand 10/2026
Die Rechnung zeigt nur die Zeit, nicht den entgangenen Auftrag. Bei einem Auftragswert von 12.000 € und 20 % Abschlussquote steckt in jedem ausgefallenen Termin ein Erwartungswert von 2.400 €, sofern der Termin nicht nachgeholt wird.
Was zeigt ein typischer Fall aus der Praxis?
In einem Projekt für einen Hersteller von Lüftungstechnik vereinbarte das Telefonteam 36 Termine in vier Wochen. Davon fanden 24 statt (67 %), 7 wurden verschoben, 5 fielen aus. Nach der Einführung einer Bestätigungsmail mit Agenda und einer Erinnerung am Vortag fanden von 38 Terminen im Folgemonat 33 statt (87 %). Die Agenda in der Einladung senkte vor allem die Zahl der Verschiebungen: Der Kunde wusste, worum es ging und für wen er Zeit einplante.
Zu welcher Tageszeit erreichen Sie Entscheider?
Meist zwischen 8 und 11 Uhr und zwischen 14 und 16 Uhr. Schlecht sind Montag vor 9 Uhr, Freitag nach 15 Uhr und die Mittagszeit. Die Spanne unterscheidet sich je Branche: In Gastronomie und Handwerk sind die Fenster anders als in Büros. Messen Sie die Erreichbarkeit für Ihre Zielgruppe zwei Wochen lang und legen Sie danach feste Anrufblöcke. Das Glossar erklärt die Erreichbarkeit.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Wann lohnt sich ein Termin nicht?
Wenn der Kontakt weder Entscheidung noch Budget hat, wenn der Bedarf erst in über 12 Monaten entsteht und wenn der Auftragswert den Aufwand eines Termins nicht trägt. Dann ist ein Angebot per Mail oder ein Rückruf in sechs Monaten besser. Auch ein Termin, den der Kunde nur aus Höflichkeit zusagt, kostet beide Seiten Zeit. Die Grenze: Terminquote ist keine Erfolgskennzahl allein. Entscheidend ist der Anteil der Termine, die zu einem Angebot führen. Welche Kosten dabei entstehen, zeigt der Leitfaden zu Kosten je Termin.
Wer sollte Termine vereinbaren: Vertrieb oder Telefonteam?
Wer dafür feste Zeit hat. Vertriebsmitarbeiter schieben Anrufe oft hinter Kundentermine, und die Terminlage sinkt. Ein Telefonteam mit festen Blöcken liefert gleichmäßiger. Das Prinzip beschreibt die Seite Telefonakquise, die Übergabe an den Vertrieb die Checkliste Briefing Terminierung. Die Vorlagen für Einladungen erzeugt der Termin-Vorlagen-Generator.
Checkliste: Termin vereinbaren
- Anlass im ersten Satz genannt
- Zwei Terminvorschläge angeboten
- Grund und Agenda in der Einladung
- Bestätigung per Mail sofort verschickt
- Erinnerung am Vortag
- Ersatznummer in der Einladung
- Notiz für den Vertrieb mit Rolle, Bedarf, Zeitplan
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Häufig gestellte Fragen
Wie unterscheidet sich B2B-Terminplanung von B2C?
Im B2B entscheiden oft mehrere Personen, und der Termin braucht einen fachlichen Grund. Im B2C genügt meist ein Zeitfenster.
Wie erhöhen Sie die Terminquote?
Mit besserem Anlass, kürzerem Einstieg und einer Alternativfrage. Prüfen Sie zuerst die Liste, dann den Wortlaut.
Welche Rolle spielt die Digitalisierung?
Buchungslinks und Kalendereinladungen sparen Zeit bei Terminen mit bekannten Kontakten. Bei kalten Kontakten führt das Gespräch schneller zum Termin.
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