Akquise am Telefon: Erfolgreiche Strategien für mehr Kunden

Stand: Oktober 2026.

Wie verteilen Sie Ihre Anrufzeit auf Neukunden, Nachfassen und Bestandskunden?

Planen Sie etwa die Hälfte der Zeit für neue Kontakte, ein Viertel bis ein Drittel für das Nachfassen und den Rest für Bestandskunden. Jeder Topf hat seinen eigenen Takt und seine eigene Kennzahl.

Tabelle: Drei Töpfe der Telefonakquise mit Richtwert für den Zeitanteil, Takt und Kennzahl

Quelle: Praxiserfahrung der Redaktion, Stand 10/2026. Die Anteile sind Richtwerte, keine Messwerte.

Neue Kontakte brauchen Sie, damit Ihre Liste nicht leerläuft. Das Nachfassen holt die Kontakte ab, die beim ersten Anruf Interesse zeigten, aber keinen Termin wollten. Die Terminquote liegt hier meist höher, weil der Entscheider Sie schon kennt. Wie Sie die Zeit selbst bewerten, erklärt das Glossar zur Akquisestunde.

Was bringt ein fester Nachfassanteil? Eine Rechnung

Rechnen Sie mit Ihrer Anrufzeit pro Woche. Das Beispiel nimmt zehn Stunden an und vergleicht zwei Verteilungen.

Tabelle: Modellrechnung für zehn Anrufstunden pro Woche, Annahmen ausgewiesen

Quelle: Modellrechnung der Redaktion, Stand 10/2026. Alle Zeiten und Quoten sind Annahmen. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein, sie entscheiden das Ergebnis.

Der Unterschied von 1,8 Terminen pro Woche entsteht, weil ein Nachfassanruf mehr Termine bringt als ein Neuanruf, auch wenn er länger dauert. Das gilt nur, solange Sie genug Kontakte zum Nachfassen haben.

Was zeigte ein Fall aus der Praxis?

In einem Projekt für einen Hersteller von Industrietoren riefen zwei Innendienstler sechs Wochen lang 480 Firmen zum ersten Mal an. Sie erreichten 130 Entscheider und vereinbarten 24 Termine. Unter den Gesprächen waren 31, die mit "Rufen Sie in einem Monat noch einmal an" oder "Schicken Sie mir Unterlagen" endeten. Nur 9 dieser Kontakte rief das Team später erneut an, die übrigen versandeten in der Liste.

Danach führte das Team eine Wiedervorlage ein. Jede Zusage zum Rückruf bekam beim Anruf ein Datum, und die Zeit dafür stand fest im Wochenplan. Von 31 solcher Kontakte erreichte das Team in den nächsten Wochen 24, daraus entstanden 8 Termine.

Auch hier blieb ein Rest. Sieben Kontakte hatten die Stelle inzwischen gewechselt, bei zwei war der Anlass erledigt. Das Team legte für diese Fälle eine zweite Frage an: "Wer übernimmt das Thema bei Ihnen jetzt?"

Wann trägt diese Verteilung nicht?

Sie trägt nicht, wenn die Grundlage fehlt. Dann hilft auch die beste Verteilung wenig.

• Zu wenig Kontakte: Bei weniger als etwa 100 passenden Firmen ist das Nachfassen schnell erschöpft. Dann lohnt sich eher die Prüfung, ob der Markt groß genug ist.
• Falsche Ansprechpartner: Wenn Sie überwiegend Personen erreichen, die nie über den Kauf entscheiden, bringt das Nachfassen nichts. Der Gatekeeper ist dann das Thema.
• Keine Zeit für feste Blöcke: Wer nur nebenbei anruft, kann den Takt nicht halten. Hier ist die Frage, ob Sie die Telefonebene besser auslagern.
• Hoher Beratungsbedarf: Bei Angeboten, die lange Erklärung brauchen, zählt jedes Gespräch mehr als die Anrufmenge.

Wie starten Sie in der nächsten Woche?

Starten Sie mit zwei Blöcken zu je zwei Stunden und einer Tabelle, in der Sie Zeit, Anrufe und Termine festhalten.

• Anrufzeit pro Woche festgelegt und als Blöcke im Kalender eingetragen
• Drei Töpfe mit Zeitanteil festgelegt
• Wiedervorlage in der Kontaktliste angelegt, jede Zusage bekommt ein Datum
• Zeit je Anruf einmal gemessen statt geschätzt
• Nach vier Wochen Termine je Stunde je Topf verglichen
• Kontakte ohne Erfolg nach vier Versuchen aus der Liste genommen

Den Aufbau des einzelnen Anrufs beschreibt der Beitrag zur Kaltakquise am Telefon. Für das Gespräch selbst helfen ein Gesprächsleitfaden und die Einwandbehandlung. Das Gesamtbild des Erstkontakts steht im Wissensbeitrag zur Kaltakquise, die Wirtschaftlichkeit im Beitrag Lohnt sich Telefonakquise?. Wenn Ihre Anrufzeit fehlt, finden Sie unter Telefonakquise, was KRAUSS übernimmt.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Stunden pro Woche sollten Sie für die Akquise am Telefon einplanen?

Planen Sie feste Blöcke von zwei Stunden, drei bis vier pro Woche. Kürzere Blöcke verlieren Zeit durch Anlauf, längere lassen die Konzentration sinken. Tragen Sie die Blöcke wie Kundentermine in den Kalender ein, sonst verdrängt das Tagesgeschäft sie.

Ist Kaltakquise am Telefon im B2B erlaubt?

Die Rechtslage hängt vom Einzelfall ab, etwa von Einwilligung und Anlass. Die Seite zur Kaltakquise und ihrer rechtlichen Grenzen ordnet das ein. Sie ersetzt keine Rechtsberatung, klären Sie Ihren Ablauf vor dem ersten Anruf mit einer Fachperson.

Welche Anrufzeit bringt die meisten Gespräche?

Das hängt von Ihrer Zielgruppe ab. Testen Sie zwei Zeitfenster über je zwei Wochen und vergleichen Sie erreichte Entscheider je 100 Wählversuche. Eine Checkliste zur Anrufzeit führt den Test Schritt für Schritt vor.

Telefon oder E-Mail zuerst?

Wenn Sie einen Termin mit einem Entscheider wollen, beginnen Sie mit dem Anruf und senden die Mail danach als Gedächtnisstütze. Eine Mail ohne Anlass bleibt oft unbeantwortet und kostet Sie den ersten Kontakt.

Wie gehen Sie mit vielen Absagen um?

Zählen Sie Termine je Block statt Absagen je Tag. Wer nach jedem Block eine Zahl notiert, sieht den Trend und lässt sich von einzelnen schlechten Gesprächen weniger beeinflussen.

Wann übernimmt besser ein Dienstleister die Telefonate?

Wenn Ihr Vertrieb keine festen Anrufblöcke freihalten kann oder Termine bisher nur nebenbei entstehen. KRAUSS übernimmt dann die Telefonebene und die Terminierung, Sie führen die Gespräche mit den Entscheidern.