Kaltakquise am Telefon: Wann und wie oft Sie Neukunden erreichen

Stand: Oktober 2026.

Warum scheitern Anrufe schon vor dem Gespräch?

Die meisten Anrufe enden an der Erreichbarkeit: Die Nummer ist besetzt, der Entscheider ist im Termin, die Assistenz fragt nach dem Anliegen. Wer nur einmal anruft, erreicht selten mehr als einen Bruchteil der Zielkontakte. Die Erreichbarkeit lässt sich planen, ähnlich wie der Inhalt.

Der Glossareintrag zur Erreichbarkeit beschreibt die Begriffe, die dabei zählen.

Welche Anrufzeiten funktionieren?

Die besten Zeiten hängen von der Branche ab. Testen Sie zwei Zeitfenster über vier Wochen und notieren Sie jeden Versuch. Typische Muster:

• Morgens vor zehn Uhr, wenn Büros noch wenig besetzt sind und Entscheider eher am Platz sind.
• Mittags, wenn Assistenzen oft Pause machen. Achtung: Die Erreichbarkeit schwankt stark.
• Spätnachmittags für Betriebe mit Schichtbetrieb, in denen Verwaltung früh endet.

Der Leitfaden zu den besten Anrufzeiten in der B2B-Telefonakquise vertieft die Auswertung.

Praxisbeispiel: Vier Versuche in zwei Wochen

In einem Projekt für einen Hersteller von Großküchentechnik rief ein Team 150 Betriebsleiter an. Beim ersten Anruf erreichte es 22 Kontakte, mit festem Rhythmus aus drei Versuchen an verschiedenen Tageszeiten in zwei Wochen stieg die Zahl auf 61. Die meisten zusätzlichen Gespräche kamen beim dritten Versuch am späten Vormittag zustande.

Die Zahlen stammen aus einem anonymisierten Beispiel und zeigen den Effekt eines Rhythmus, nicht einen Branchenwert.

Rechnung: Wie viele Versuche braucht ein Kontakt?

Die Rechnung zeigt, wie viel Erreichbarkeit den Termin bestimmt. Alle Werte sind Annahmen:

• 150 Kontakte in der Liste (Annahme)
• 15 Prozent erreichen Sie im ersten Versuch (Annahme), also 22 Kontakte
• Mit drei Versuchen erreichen Sie rund 40 Prozent (Annahme), also 60 Kontakte
• 30 Prozent Gesprächsquote und 20 Prozent Terminquote (Annahme), also 4 Termine

Zwei Versuche mehr je Kontakt kosten Zeit, bringen aber mehr Gespräche als eine neue Liste.

Wie kommen Sie am Vorzimmer vorbei?

Assistenzen filtern Anrufe. Sie sind nicht der Gegner, sondern die erste Stelle, die Ihr Anliegen weitergibt. Nennen Sie Name, Anlass und den Grund, warum der Entscheider Sie kennen sollte. Ein kurzer, sachlicher Satz wirkt meist besser als ein Verkaufstext. Der Leitfaden zu Vorzimmer überwinden zeigt typische Situationen.

Wann lohnt sich Telefonakquise nicht?

• Wenn Ihre Zielgruppe nur über Ausschreibungen einkauft.
• Wenn Sie die rechtlichen Grenzen nicht prüfen. Bei Anrufen gegenüber Unternehmen kommt es auf ein vermutetes sachliches Interesse an, bei Verbrauchern braucht es eine ausdrückliche Einwilligung (gesetze-im-internet.de, Stand 10/2026, keine Rechtsberatung).
• Wenn Sie keine Zeit für Rückrufe haben. Ein Rückrufwunsch, der nicht erfüllt wird, schadet dem Ruf.
• Wenn Ihr Team Anrufe nicht auswertet. Ohne Auswertung wissen Sie nicht, ob der Rhythmus wirkt.

Checkliste für den Anrufplan

• Zwei Zeitfenster getestet und über vier Wochen verglichen
• Rhythmus festgelegt: drei Versuche an verschiedenen Tagen
• Jeder Versuch mit Datum, Uhrzeit und Ergebnis notiert
• Anliegen für die Assistenz in einem Satz formuliert
• Rückrufwünsche innerhalb eines Werktags erfüllt

Den Gesprächsaufbau nach der Erreichbarkeit zeigt der Gesprächsleitfaden für Telefon. Für die Erreichbarkeit gilt: Planen Sie Versuche wie Termine.

Häufig gestellte Fragen

Wie oft darf ich denselben Kontakt anrufen?

Drei Versuche in zwei bis drei Wochen sind üblich. Danach pausieren Sie und setzen eine Wiedervorlage in einigen Monaten.

Wann ist die beste Uhrzeit für B2B-Anrufe?

Das hängt von der Branche ab. Testen Sie zwei Fenster und werten Sie die Ergebnisse aus, statt eine Uhrzeit zu übernehmen.

Was sage ich der Assistenz?

Name, Anlass in einem Satz und die Bitte um einen Rückruf oder eine Zuständigkeit. Keine Präsentation am Vorzimmer.

Soll ich eine Nachricht auf der Mailbox hinterlassen?

Ja, kurz: Name, Anlass und Rückrufnummer, unter 20 Sekunden. Eine Mailbox-Nachricht erhöht die Rückrufquote, wenn der Anlass klar ist.

Wie erkenne ich Erreichbarkeitsprobleme?

Wenn die Zahl der Anrufe steigt, aber die der Gespräche nicht. Dann liegt das Problem vor dem Gespräch, meist an Zeit oder Anlass.

Gehört eine Telefonangst dazu?

Viele Verkäufer haben sie. Der Beitrag zu Telefonangst in der Kaltakquise zeigt, wie Sie mit ihr umgehen.

Kann ich Anrufe auslagern?

Ja, Telefonakquise lässt sich auslagern. Die Abwägung zeigt der Beitrag zu Telefonakquise als Dienstleistung.

Wie viele Anrufe pro Tag sind realistisch?

Das hängt von Liste und Erreichbarkeit ab. Planen Sie feste Blöcke, zum Beispiel zwei Stunden am Vormittag, und messen Sie die Ergebnisse je Block.