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Kurz gesagt
Ein Outbound-Sales-Prozess besteht aus sechs Stufen: Zielliste, Erstkontakt, Qualifizierung, Termin, Angebot, Abschluss. Sie planen ihn rückwärts vom Auftrag: Für drei Aufträge im Monat brauchen Sie bei plausiblen Quoten rund 1.560 Wählversuche, 25 Termine und 12 Angebote.
Dieser Beitrag stammt von April 2024. Aktuelle Preise und Konditionen von KRAUSS stehen auf der Fakten-Seite und der Preisseite.
Fehlt eine Stufe oder gehört sie niemandem, reißt der Prozess dort.
Aus welchen Stufen besteht ein Outbound-Sales-Prozess?
Tabelle: Die sechs Stufen mit Verantwortlichem und Messgröße
| Stufe | Aufgabe | Verantwortlich | Messgröße |
|---|---|---|---|
| 1. Zielliste | Firmen und Rollen festlegen, Daten prüfen | Vertriebsleitung | Anteil gültiger Datensätze |
| 2. Erstkontakt | Anruf mit Anlass | SDR oder Agentur | Entscheidergespräche je Stunde |
| 3. Qualifizierung | Bedarf, Entscheider, Zeitpunkt | SDR oder Agentur | Anteil qualifizierter Gespräche |
| 4. Termin | Zwei Vorschläge, Bestätigung | SDR oder Agentur | Gehaltene Termine |
| 5. Angebot | Bedarf klären, Angebot senden, nachfassen | Verkäufer | Angebote je Termin |
| 6. Abschluss | Verhandlung, Zusage | Verkäufer | Abschlussquote |
Quelle: Prozessmodell der Redaktion, Stand 10/2026.
Die Übergabe zwischen Stufe 4 und 5 ist die häufigste Bruchstelle. Die Checkliste Termin-Übergabe an den Vertrieb legt fest, was der Verkäufer vorher wissen muss. Das Glossar erklärt Outbound-Vertrieb und Pipeline.
Wie viele Anrufe brauche ich für drei Aufträge im Monat?
Rechnen Sie vom Ziel zurück. Beispiel mit Annahmen, alle Quoten frei gewählt und kein Marktwert:
Tabelle: Rechnung, Rückrechnung von 3 Aufträgen auf Wählversuche
| Stufe | Quote (Annahme) | Menge im Monat |
|---|---|---|
| Aufträge | Ziel | 3 |
| Angebote | 25 % der Angebote werden Aufträge | 12 |
| Gehaltene Termine | 60 % der Termine führen zu einem Angebot | 20 |
| Vereinbarte Termine | 80 % der Termine finden statt | 25 |
| Entscheidergespräche | 8 % der Gespräche enden mit Termin | 313 |
| Wählversuche | 20 % der Versuche erreichen einen Entscheider | rund 1.560 |
Quelle: Rechnung der Redaktion mit Annahmen, Stand 10/2026. Bei 4 Minuten je Versuch sind das rund 104 Akquisestunden im Monat. Beispiel mit Annahmen: Steigt die Terminquote von 8 auf 10 Prozent, sinken die nötigen Gespräche auf 250 und die Stunden auf rund 83. Wie Quoten aus echten Projekten aussehen, zeigt der Beitrag Wie viele Anrufe für einen Termin?.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Wo reißt der Prozess in der Praxis?
In einem Projekt für einen Anbieter von Fördertechnik war die Zielliste sauber, die Gespräche liefen, und trotzdem kam kein Auftrag. Die Terminquote lag bei 9 Prozent, 23 Termine standen im Kalender, aber nur 11 führten zu einem Angebot. Die Auswertung zeigte: Der Außendienst fuhr zu Terminen, ohne Bedarf und Entscheider zu kennen,. Wir ergänzten drei Pflichtfelder in der Übergabe (Anlass, Entscheider, Zeitpunkt). Im Folgemonat führten 17 von 24 Terminen zu einem Angebot. Das ist ein Einzelfall, kein Richtwert.
Was unterscheidet Outbound von Inbound?
Bei Outbound sprechen Sie den Kunden an, bei Inbound kommt er zu Ihnen. Outbound ist planbar, weil Sie Menge und Rolle selbst festlegen, und es erreicht Kunden, die nicht suchen. Inbound ist günstiger je Kontakt, braucht aber Sichtbarkeit und Zeit. Beide Wege ergänzen sich: Inhalte öffnen Türen, ein Anruf schließt die Lücke.
Wann lohnt sich Outbound nicht?
Outbound lohnt sich nicht, wenn Ihre Zielgruppe zu klein ist (unter etwa 300 passende Firmen sind die Listen nach einem Durchlauf leer), wenn der Kaufzyklus mehrere Jahre dauert und keine Wiedervorlage geplant ist oder wenn Ihr Angebot ohne Vorwissen nicht zu erklären ist. In kleinen Märkten ist Empfehlung stärker. Die Alternativen vergleicht Telefonakquise oder LinkedIn. Rechtlich gelten für Telefon und Mail unterschiedliche Regeln, siehe Kaltakquise-Recht.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Wie optimiere ich den Prozess Stufe für Stufe?
- Eine Zahl je Stufe wöchentlich erfassen
- Die Stufe mit dem größten Einbruch zuerst verbessern
- Nur eine Änderung gleichzeitig testen
- Übergabe mit Pflichtfeldern absichern
- Nach vier Wochen Ergebnis vergleichen
- Zielliste quartalsweise bereinigen
Die komplette Neukunden-Strategie in sechs Schritten bietet der Leitfaden.
Wer Stufe 1 bis 4 nicht im Haus leisten will, übergibt sie an einen Partner. Das beschreiben die Seiten Terminvereinbarung-Agentur und B2B-Leadgenerierung. Den Aufbau im Haus erklärt der Leitfaden Neukunden-Pipeline aufbauen.
Häufig gestellte Fragen
Welche Schritte hat ein Outbound-Sales-Prozess?
Zielliste, Erstkontakt, Qualifizierung, Termin, Angebot und Abschluss. Jede Stufe braucht einen Verantwortlichen und eine Messgröße.
Wie messe ich den Erfolg von Outbound-Aktivitäten?
Über die Quote je Stufe und die Zahl gehaltener Termine. Anrufzahlen allein sagen wenig.
Welche Strategien helfen bei der Leadgenerierung im Outbound?
Eine kleine, saubere Zielliste, ein konkreter Anlass im ersten Satz und eine klare Bitte um einen Termin. Alles Weitere ist Feinschliff.
Welche Fähigkeiten braucht ein Outbound-Mitarbeiter?
Telefonsicherheit, Zuhören, saubere Dokumentation und Umgang mit Ablehnung.
Wie hängen Outbound-Prozess und Kaltakquise zusammen?
Kaltakquise ist der Erstkontakt in Stufe 2. Den Ablauf beschreibt der Leitfaden Kaltakquise im B2B.
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