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Kurz gesagt
Optimieren Sie den Sales-Prozess an der Stufe mit dem größten Verlust, nicht an der, die am meisten Arbeit macht. Dazu messen Sie für jede Stufe, wie viele Verkaufschancen weiterkommen, und beheben den Engpass mit der kleinsten Änderung.
Dieser Beitrag stammt von März 2024. Aktuelle Preise und Konditionen von KRAUSS stehen auf der Fakten-Seite und der Preisseite.
In unserem Beispiel sind 5 Prozentpunkte mehr Abschlussquote im Angebot wertvoller als doppelt so viele Anrufe am Anfang. Stand: Oktober 2026.
Wie finden Sie den Engpass im Verkaufsprozess?
Sie finden den Engpass, indem Sie die Weiterleitungsquote jeder Stufe berechnen und die schwächste mit Ihrem Zielwert vergleichen. Dazu brauchen Sie nur die Zahl der Verkaufschancen je Phase im CRM.
Tabelle: Fünf Phasen mit Beispielwerten und Zielwerten, alle Werte Annahmen, Stand 10/2026
| Phase | Chancen im Quartal | Weiter in nächste Phase | Zielwert |
|---|---|---|---|
| Kontakt | 400 | 25 % kommen zum Gespräch | 25 % |
| Gespräch mit Entscheider | 100 | 40 % werden zum Termin | 40 % |
| Termin | 40 | 50 % werden zum Angebot | 50 % |
| Angebot | 20 | 15 % werden zum Auftrag | 25 % |
| Auftrag | 3 |
Quelle: Beispielwerte der Redaktion, kein Marktwert. In diesem Beispiel liegt der Engpass im Angebot: 15 % statt 25 %. Das Glossar erklärt Verkaufschance und Pipeline.
Was bringt es, den Engpass zu beheben? Eine Rechnung
Wer die Angebotsquote von 15 % auf 20 % hebt, gewinnt im Beispiel einen zusätzlichen Auftrag je Quartal. Eine Verdopplung der Kontakte brächte drei zusätzliche Aufträge, aber bei doppeltem Aufwand.
Tabelle: Rechnung zur Wirkung von Verbesserungen, alle Werte Annahmen
| Maßnahme | Rechnung | Aufträge im Quartal |
|---|---|---|
| Ausgangslage | 20 Angebote × 15 % | 3 |
| Angebotsquote auf 20 % | 20 × 20 % | 4 |
| Doppelt so viele Kontakte (800) | 40 Angebote × 15 % | 6 |
| Auftragswert im Schnitt | Annahme | 22.000 € |
| Mehrumsatz durch Angebotsquote | 1 × 22.000 € | 22.000 € |
Quelle: Annahmen der Redaktion, kein Marktwert. Ein Beispiel für die Folgerung: Die Verdopplung der Kontakte bringt mehr Aufträge, kostet aber auch doppelte Akquisezeit. Wie Sie die Kosten rechnen, zeigt der Leitfaden Kosten je Termin berechnen.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Wie wirkt ein Eingriff in der Praxis?
In einem Projekt für einen Anbieter von Anlagentechnik lag die Zeit von der Anfrage bis zum Angebot bei 9 Tagen, und nur 14 % der Angebote wurden zu Aufträgen. Nach einer Vorlage für Standardangebote und einer festen Frist von 3 Tagen stieg die Quote auf 19 %. Das ist ein einzelnes Projekt, die Quote schwankt auch mit der Auftragslage.
Auffällig war, dass der Eingriff weniger kostete als jede Kampagne am Anfang des Trichters. Den Nachfass-Ablauf für Angebote beschreibt der Leitfaden Angebot nachfassen, den Weg zum Erstgespräch die Seite Telefonakquise.
Welche Schritte optimieren den Prozess?
Gehen Sie in sechs Schritten vor und ändern Sie nie mehr als eine Stufe gleichzeitig.
- Phasen festlegen: Jede Phase hat einen Eintritts- und einen Austrittsgrund.
- Zahlen erheben: Chancen je Phase und Quartal aus dem CRM ziehen.
- Quoten berechnen: Weiterleitung je Phase.
- Engpass wählen: Die Phase mit der größten Lücke zum Zielwert.
- Eine Änderung testen: Mindestens 30 Chancen, bevor Sie urteilen.
- Ergebnis festhalten: Was hat sich bewegt, was bleibt?
Mehr zur Messung bietet der Leitfaden Akquise-Kennzahlen messen. Begriffsbestimmung: Vertriebsprozess, abgerufen am 06.10.2026.
Wann bringt Prozessoptimierung nichts? Grenzen und Risiken
Optimierung bringt nichts, wenn Ihre Datenbasis zu klein ist: Unter 30 Chancen je Phase und Quartal schwanken die Quoten zufällig, und Sie bessern nach Rauschen. Sie bringt auch nichts, wenn die Phasen im CRM nicht gepflegt werden, denn dann messen Sie Ihre Eingabedisziplin. Ein Risiko ist die Übersteuerung: Wer jede Woche eine neue Regel einführt, verwirrt das Team. Und wo der Verkauf von einem einzigen Experten lebt, der alles im Kopf hat, ersetzt Prozess keinen Erfahrungsaufbau. Prüfen Sie Ihren Stand mit dem Neukunden-Check.
Wer Teile des Prozesses auslagern will, findet die Kriterien auf der Seite Vertrieb auslagern.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Häufig gestellte Fragen
Welche Phasen hat ein typischer Verkaufsprozess?
Kontakt, Gespräch, Termin, Angebot und Abschluss, danach Betreuung. Die Namen wechseln, die Logik bleibt.
Wie verkürzen Sie den Sales Cycle?
Finden Sie die Phase mit der längsten Liegezeit, setzen Sie ein Datum für den nächsten Schritt und fassen Sie Angebote nach festem Ablauf nach.
Wie bilden Sie den Vertriebsprozess im CRM ab?
Mit Phasen als Status, Pflichtfeldern je Phase und einem Datum für den nächsten Schritt. Ohne Pflichtfelder fehlen Ihnen später die Zahlen.
Welche Aufgaben hat der Vertriebsinnendienst im Prozess?
Er bereitet Termine vor, erstellt Angebote, fasst nach und hält das CRM aktuell, damit der Außendienst beim Kunden bleibt.
Worin unterscheidet sich Marketing- vom Vertriebsprozess?
Marketing erzeugt Aufmerksamkeit und Anfragen, der Vertrieb führt sie zum Auftrag. Die Übergabe, wann eine Anfrage vertriebsreif ist, legen beide gemeinsam fest.
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