Inhalt8 Abschnitte
- 01Wie vereinbaren Sie am Telefon einen Termin im B2B?
- 02Wie senken Sie Terminausfälle? Eine Rechnung
- 03Was gehört in die Bestätigung?
- 04Was zeigt ein Fall aus der Praxis?
- 05Wann nicht: Grenzen der Terminvereinbarung am Telefon
- 06Wie viele Anrufe brauchen Sie für einen Termin?
- 07Checkliste: Termin sichern
- 08Häufig gestellte Fragen
Kurz gesagt
Ein Termin am Telefon entsteht in drei Sätzen: Anlass, Nutzen und zwei Zeitvorschläge. Danach folgt die Bestätigung, die über den Erfolg entscheidet, denn ein vereinbarter Termin ist erst ein Termin, wenn er stattfindet.
Dieser Beitrag stammt von Februar 2024. Aktuelle Preise und Konditionen von KRAUSS stehen auf der Fakten-Seite und der Preisseite.
Wer doppelt bestätigt und am Vortag erinnert, verliert deutlich weniger Termine an Ausfälle. Stand: Oktober 2026.
Wie vereinbaren Sie am Telefon einen Termin im B2B?
Mit einer Alternativfrage: "Passt Ihnen Dienstag um 10 Uhr oder Donnerstag um 14 Uhr?" Die offene Frage "Wann hätten Sie Zeit?" lässt sich mit "Schicken Sie mir was per Mail" abwehren, zwei konkrete Zeiten nicht. Die Technik heißt Alternativfrage, den Vorschlag selbst erklärt das Glossar unter Terminvorschlag.
| Schritt | Satz am Telefon | Warum |
|---|---|---|
| Anlass | "Ich rufe an, weil Händler Ihrer Größe oft Probleme mit der Außendienst-Planung nennen." | Rolle und Relevanz in einem Satz |
| Nutzen | "In 20 Minuten zeige ich Ihnen, wie andere Hersteller das lösen." | Dauer und Ergebnis klein halten |
| Zeiten | "Dienstag 10 Uhr oder Donnerstag 14 Uhr?" | Zwei Optionen statt offener Frage |
| Bestätigung | "Ich schicke Ihnen die Einladung. Welche Adresse?" | E-Mail liegt vor, Termin ist belegt |
Tabelle: Terminvereinbarung in vier Schritten, Beispielformulierungen der Redaktion, Stand 10/2026
Das ganze Gespräch davor beschreibt der Beitrag Gesprächsleitfaden Telefon, weitere Formulierungen der Beitrag Telefonische Terminvereinbarung.
Wie senken Sie Terminausfälle? Eine Rechnung
Mit Bestätigung per E-Mail und einer Erinnerung am Vortag. Rechenbeispiel mit Annahmen der Redaktion, keine Messwerte von KRAUSS:
| Größe | Ohne Bestätigung | Mit doppelter Bestätigung |
|---|---|---|
| Vereinbarte Termine je Monat | 30 | 30 |
| Ausfallquote | 25 % | 10 % |
| Stattgefundene Termine | 22,5 | 27 |
| Abschlussquote je stattgefundenem Termin | 20 % | 20 % |
| Aufträge je Monat | 4,5 | 5,4 |
Tabelle: Beispielrechnung Terminausfall, 30 × (1 − Ausfallquote) × 20 %, alle Werte sind Annahmen, Stand 10/2026
Gleiche Anrufe, 0,9 Aufträge mehr je Monat. Bei einem Auftragswert von 15.000 € sind das 13.500 € Umsatz je Monat. Die Kennzahl für den Ausfall heißt No-Show, das Verfahren bei KRAUSS beschreibt die doppelte Terminbestätigung. Der Preis je Termin gilt erst bei stattgefundenen Terminen als vergleichbar, den Weg dahin zeigt der Leitfaden Kosten je Termin berechnen. Das Angebot für Ihre Zielgruppe konfigurieren Sie in 2 Minuten unter Preise.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Was gehört in die Bestätigung?
Datum, Uhrzeit, Dauer, Teilnehmer, Ort oder Link und eine Zeile zum Ziel. Beispiel für die Zielzeile: "Wir klären, wie Sie Händler im Süden schneller gewinnen." Fügen Sie die Kontaktdaten des Außendienstlers hinzu, der kommt. Wer den Termin nicht selbst wahrnimmt, sondern ein Vertriebsmitarbeiter, sollte vorab das Briefing übergeben, die Vorlage ist die Checkliste Briefing Terminierung.
Was zeigt ein Fall aus der Praxis?
In einem Projekt für einen Hersteller von Kältetechnik fielen im ersten Monat 9 von 28 vereinbarten Terminen aus. Das Team führte zwei Änderungen ein: eine Bestätigung mit Zielzeile am selben Tag und einen Anruf des Außendienstlers am Vortag. Im Folgemonat fielen 3 von 31 Terminen aus. Die Zahl der Anrufe blieb gleich, aber der Außendienst fuhr 28 statt 19 Termine ab.
Wann nicht: Grenzen der Terminvereinbarung am Telefon
Wenn der Anrufer nur den Namen sammelt und kein Außendienst den Termin zügig wahrnimmt. Termine, die erst nach vier Wochen stattfinden, fallen häufiger aus, weil sich Prioritäten ändern. Bei sehr kleinen Aufträgen lohnt der Termin selbst nicht, dort ist ein Angebot per Mail effizienter. Auch ein Termin, den der Kunde aus Höflichkeit zusagt, bringt keinen Auftrag. Prüfen Sie deshalb schon am Telefon, ob der Entscheider wirklich teilnimmt. Wie Sie Entscheider erreichen, steht im Leitfaden Entscheider finden und erreichen.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Wie viele Anrufe brauchen Sie für einen Termin?
Das hängt von der Erreichbarkeit der Zielgruppe ab. Wie viele Akquisestunden ein Termin braucht, hängt von der Erreichbarkeit der Zielgruppe ab. Ihre eigene Quote messen Sie mit dem Leitfaden Akquise-Kennzahlen messen. Wer die Terminierung abgeben will: Die Seite Telefonakquise beschreibt den Ablauf bei KRAUSS, der Neukunden-Check zeigt vorab Ihre größten Lücken.
Checkliste: Termin sichern
- Zwei Zeitvorschläge statt offener Frage
- E-Mail-Adresse des Entscheiders am Telefon notiert
- Bestätigung am selben Tag mit Zielzeile verschickt
- Erinnerung am Vortag (Mail oder Anruf) im Kalender
- Teilnehmer auf Kundenseite geklärt
- Ausfälle mit Grund erfasst und nachgefasst
Häufig gestellte Fragen
Wie führe ich ein Telefonat zur Terminvereinbarung?
Mit Anlass, Nutzen und zwei Zeitvorschlägen in unter drei Minuten. Fragen Sie nicht nach Interesse, sondern nach dem Termin.
Was gilt bei Telefonakquise rechtlich im B2B?
Anrufe bei Unternehmen setzen eine mutmaßliche Einwilligung voraus {{q:uwg7}}. Keine Rechtsberatung, die Details stehen im Leitfaden Kaltakquise Recht.
Wie überwinde ich Widerstände am Telefon?
Mit einer kurzen Antwort auf "kein Bedarf" und "keine Zeit" und einer Rückfrage. Die Antworten stehen im Einwand-Spickzettel.
Was gehört in einen Telefonleitfaden?
Einstieg, Anlass, Fragen, Einwandantworten und Terminvorschlag. Eine Vorlage bietet die Checkliste Gesprächsleitfaden Telefon.
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