5 Vertriebs-KPIs, die Termine und Umsatz steuern

Stand: Oktober 2026

Welche fünf KPIs steuern den Vertrieb?

Diese fünf Quoten decken die Kette von der Wählung bis zum Abschluss ab. Jede Quote hat einen klaren Zähler und einen klaren Nenner, sonst lässt sie sich nicht vergleichen.

Quelle: Formeln der Redaktion, Stand 10/2026.

Wie rechne ich die Kosten je stattgefundenem Termin?

Sie teilen alle Kosten eines Monats durch die Termine, die tatsächlich stattfanden. Ein Termin, der ausfällt, kostet dasselbe wie einer, der stattfindet. Das folgende Rechenbeispiel nennt jede Annahme, damit Sie die Zahlen mit Ihren eigenen Werten ersetzen können.

Quelle: Rechenbeispiel der Redaktion mit offenen Annahmen, kein Marktwert, Stand 10/2026.

Welche KPI messen Sie zuerst?

Messen Sie zuerst die Kontaktquote, wenn Sie noch keine Termine haben. Sobald Termine im Kalender stehen, zählt die Stattfindquote, weil sie das Geld direkt betrifft. Die Abschlussquote kommt danach, weil sie erst nach Wochen oder Monaten belastbar wird.

Praxisbeispiel: Wo lag der Engpass?

In einem Projekt für einen Hersteller von Großküchentechnik lief die Akquise über drei Telefonblöcke pro Woche. Nach 310 Anrufen erreichte das Team 84 Entscheider, das sind 27 Prozent. Daraus entstanden 11 Termine, 13 Prozent der Erreichten. Acht dieser Termine fanden statt, 73 Prozent. Der Engpass lag also bei der Terminquote und nicht bei der Erreichbarkeit. Das Team setzte Termine nur noch an, wenn der Entscheider einen konkreten Anlass nannte, und bestätigte jeden Termin am Vortag. Die Zahlen sind anonymisiert und gerundet.

Wann messen diese fünf Zahlen zu wenig?

Bei weniger als 50 Wählversuchen im Monat schwankt jede Quote so stark, dass eine Woche kaum etwas sagt. Dann rechnen Sie in Monatsblöcken. Bei Verkäufen mit Entscheidungen über sechs Monate ist die Abschlussquote erst nach Quartalen belastbar. Eine Kennzahl ersetzt auch nicht das Gespräch. Wer nur Quoten pflegt und nie mit dem Entscheider spricht, verbessert die Zahlen, aber nicht den Vertrieb.

Checkliste für die Wochenauswertung

• Wählversuche, erreichte Entscheider, vereinbarte und stattgefundene Termine jede Woche erfassen
• Jede Quote mit Zähler und Nenner notieren
• Mailbox und Vorzimmer nicht als Kontakt zählen
• Kosten je stattgefundenem Termin einmal im Monat rechnen
• Den Engpass in einem Satz benennen: Erreichbarkeit, Gespräch oder Terminpflege

Die Kennzahlen im Detail stehen im Leitfaden zu Akquise-Kennzahlen. Die Checkliste zur Vorbereitung liefert die Telefonakquise-Vorbereitung. Wer den Ablauf von der Wählung bis zum Termin lieber auslagert, findet in der Telefonakquise den Aufbau, den KRAUSS dafür nutzt. Die Begriffe erklärt das Glossar zu Kennzahlen im Vertrieb. Den Wirtschaftlichkeits-Rechner rechnen Sie mit Ihrer Abschlussquote und Ihrem Auftragsvolumen durch.

Häufig gestellte Fragen

Welche Kennzahl zeigt im Vertrieb am schnellsten, ob etwas nicht stimmt?

Die Kontaktquote zeigt in einer Woche, ob die Zielliste und die Erreichbarkeit stimmen. Die Terminquote zeigt, ob das Gespräch den Bedarf trifft. Beide Werte lassen sich ohne Abschluss nach wenigen Tagen lesen.

Wie berechne ich die Terminquote richtig?

Sie teilen die vereinbarten Termine durch die Zahl der Entscheider, mit denen Sie tatsächlich gesprochen haben. Sekretariate und Mailboxen zählen nicht im Nenner. Die Formel steht in der Tabelle des Beitrags.

Was ist der Unterschied zwischen Stattfindquote und Abschlussquote?

Die Stattfindquote misst, wie viele vereinbarte Termine tatsächlich stattfinden. Die Abschlussquote misst, wie viele stattgefundene Termine zu einem Auftrag führen. Die erste zeigt die Terminpflege, die zweite die Qualität des Gesprächs und des Angebots.

Wie oft sollte ich die fünf Kennzahlen auswerten?

Wöchentlich für Kontakt, Termin und Stattfinden, monatlich für Kosten je Termin und Abschlüsse. Bei wenigen Terminen im Monat reicht eine monatliche Auswertung mit dem Rechenweg.

Welche Quote gilt als gut?

Einen belegten Richtwert, den alle Branchen teilen, gibt es nicht. Vergleichen Sie jede Quote mit dem eigenen Vorzeitraum und mit dem Ziel, das Sie sich für das Quartal gesetzt haben.

Wie rechne ich Kosten je Termin, wenn Personal und Telefonzeit schwanken?

Addieren Sie alle Kosten des Monats, also Personal, Werkzeuge und Schulung, und teilen Sie durch die stattgefundenen Termine. Die Arbeitszeit sollte mit Vollkosten je Stunde eingehen, sonst wirkt die Rechnung zu günstig.

Reichen fünf Kennzahlen für ein kleines Team?

Ja, für ein Team mit ein bis drei Personen reichen Kontaktquote, Terminquote und Stattfindquote. Die Abschlussquote kommt dazu, sobald genug Termine stattgefunden haben, um sie zu lesen. Die Kosten je Termin rechnen Sie monatlich.

Was tun, wenn die Quoten gut sind, aber der Umsatz fehlt?

Dann liegt der Engpass oft beim Angebot, beim Entscheider oder bei der Nachverfolgung nach dem Termin. Prüfen Sie die Abschlussquote und die Wiedervorlagen im CRM, bevor Sie mehr Anrufe planen.