Inhalt9 Abschnitte
- 01Welche Tourenplanung brauchen Sie: Excel, App oder Software?
- 02Was bringt Bündelung? Eine Rechnung
- 03Wie gelangen Termine in die Tour?
- 04Was zeigt ein Fall aus der Praxis?
- 05Wann nicht: Grenzen der Tourenplanung
- 06Wie hängen Tourenplanung und Datenschutz zusammen?
- 07Wie passt Tourenplanung in das CRM?
- 08Checkliste: Tourenplanung einführen
- 09Häufig gestellte Fragen
Kurz gesagt
Für die Tourenplanung im Außendienst reicht bis etwa 5 Mitarbeiter eine Excel-Tabelle mit Postleitzahl-Gebieten und festen Gebietstagen. Ab 10 Mitarbeitern oder mehr als 15 Terminen je Tag lohnt Software, die Routen aus dem Kalender berechnet.
Dieser Beitrag stammt von April 2024. Aktuelle Preise und Konditionen von KRAUSS stehen auf der Fakten-Seite und der Preisseite.
Der größte Hebel liegt vorher: Wenn Termine geballt in einer Region liegen, sparen Sie mehr Fahrzeit als jede Software. Stand: Oktober 2026.
Welche Tourenplanung brauchen Sie: Excel, App oder Software?
Das hängt von Teamgröße und Termindichte ab. Die Tabelle ordnet die drei Stufen.
| Stufe | Teamgröße | Termine je Tag und Person | Aufwand | Grenze |
|---|---|---|---|---|
| Excel mit Gebietstagen | bis 5 | 2 bis 3 | gering | Keine Routenberechnung, Handarbeit |
| Routen-App mit mehreren Zielen | 5 bis 15 | 3 bis 6 | mittel | Kaum Verbindung zum CRM |
| Tourenplanung im CRM oder Spezialsoftware | ab 10 | ab 5 | hoch (Einführung) | Pflege der Stammdaten, laufende Kosten |
Tabelle: Stufen der Tourenplanung im Außendienst, Einschätzung der Redaktion, Stand 10/2026
Prüfen Sie bei jeder Software: Importiert sie Adressen aus Ihrem CRM, berechnet sie Zeitfenster und liegen die Daten in der EU? Kostenlose Versionen bieten meist 5 bis 10 Stopps je Route, Preise und Funktionen ändern sich, lesen Sie sie beim Anbieter nach. Für Excel genügen drei Spalten: Postleitzahl, Wochentag, Kunde.
Was bringt Bündelung? Eine Rechnung
Mehr als die Software: Termine in einer Region sparen Fahrzeit, die Sie für weitere Termine nutzen. Rechnung mit Annahmen der Redaktion, keine Messwerte von KRAUSS:
| Größe | Einzelfahrten | Gebündelte Tour |
|---|---|---|
| Termine je Woche | 10 | 10 |
| Fahrstrecke je Woche | 1.200 km (10 × 120 km) | 440 km (2 Touren × 220 km) |
| Fahrzeit je Woche (60 km/h) | 20 Stunden | 7,3 Stunden |
| Beim Kunden je Termin | 1,5 Stunden | 1,5 Stunden |
| Verfügbare Stunden je Woche für Termine | 40 − 20 = 20 | 40 − 7,3 = 32,7 |
| Mögliche Termine je Woche (3 Stunden je Termin inklusive Pause und Vorbereitung) | 6,7 | 10,9 |
Tabelle: Beispielrechnung Bündelung, alle Werte sind Annahmen, Stand 10/2026
Bündelung erhöht die mögliche Terminzahl um rund 60 Prozent, ohne Software. Voraussetzung ist, dass die Termine auch gebündelt vereinbart werden. Das leistet die Terminierung am Telefon: Sie ruft die Region an, der Kalender füllt sich je Tag. Die Checkliste Außendienst Routenplanung enthält die zwölf Punkte, der Leitfaden Außendienst entlasten die Aufgabenteilung.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Wie gelangen Termine in die Tour?
Über ein Briefing und feste Gebietstage. Der Außendienst nennt Region und freie Tage, die Terminierung legt Termine in diese Fenster. Fehlt das Briefing, landen Termine über das ganze Gebiet verteilt. Wie Sie das regeln, zeigt die Checkliste Briefing Terminierung. Das Angebot von KRAUSS beschreibt die Seite Telefonakquise. Ein Termin in Ihrer Region spart Fahrzeit. Welche Region und Terminmenge zu Ihnen passen, legen Sie im Angebotskonfigurator fest.
Was zeigt ein Fall aus der Praxis?
In einem Projekt für einen Hersteller von Sanitärtechnik fuhren 8 Außendienstler Termine aus der ganzen Region an, im Schnitt 2,6 Termine je Tag. Die Terminierung wurde auf Gebietstage umgestellt: Dienstag und Donnerstag je eine Region, Termine bevorzugt in diesen Fenstern. Nach zwei Monaten lag der Schnitt bei 3,8 Terminen je Tag, die Fahrstrecke je Termin sank von 68 auf 41 Kilometer. Das Team schaffte je Woche 152 statt 104 Termine, ohne neue Software.
Wann nicht: Grenzen der Tourenplanung
Bei Terminen mit festen Kundenwünschen und bei Außendienst, der überwiegend Bestandskunden bei Notfällen besucht. Dann bestimmt der Kunde die Uhrzeit, nicht die Route. Auch bei dünn besiedelten Regionen mit großen Abständen spart Bündelung wenig, dort hilft eher ein Termin pro Tag mit längerer Beratung. Software lohnt nicht, wenn die Adressdaten im CRM unsauber sind: Falsche Postleitzahlen erzeugen falsche Routen. Räumen Sie zuerst die Stammdaten auf.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Wie hängen Tourenplanung und Datenschutz zusammen?
Routen enthalten Kundenadressen und Standortdaten der Mitarbeiter. Prüfen Sie, wo die Software die Daten speichert und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt. Mitarbeiter-Standortdaten unterliegen dem Beschäftigtendatenschutz, klären Sie die Nutzung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, keine Rechtsberatung. Die Grundlagen stehen im Beitrag DSGVO im B2B.
Wie passt Tourenplanung in das CRM?
Als Funktion im CRM oder als Anbindung per Schnittstelle. Der Weg: Termin im CRM anlegen, Adresse prüfen, Tour am Vorabend automatisch berechnen. Wer schon ein CRM nutzt, probiert zuerst dessen Kartenansicht. Mehr zum Thema im Beitrag Verkauf im Außendienst mit digitalen Tools und zur Gebietsaufteilung im Beitrag Vertriebsgebiete optimieren.
Checkliste: Tourenplanung einführen
- Gebietstage je Außendienstler festgelegt
- Postleitzahlen der Kunden im CRM geprüft
- Tabelle mit Wochentag, Region und Terminen angelegt
- Fahrstrecke je Termin als Kennzahl erfasst
- Software erst nach 8 Wochen Tabelle geprüft
- Datenschutz und Speicherort geklärt
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Häufig gestellte Fragen
Wie planen Außendienstmitarbeiter ihre Touren effizient?
Mit Gebietstagen: je Wochentag eine Region, Termine nur in diesem Fenster. Dazu feste Zeitblöcke für Fahrt, Besuch und Nachbereitung.
Welche Kriterien zählen bei der Software-Auswahl?
CRM-Anbindung, Zeitfenster, Mehrfach-Stopps, Speicherort der Daten und Preis je Nutzer. Testen Sie mit zwei Außendienstlern vier Wochen.
Wie optimiere ich die Tourenplanung mit Excel?
Mit einer Tabelle nach Postleitzahl und Wochentag. Sortieren Sie nach Postleitzahl und prüfen Sie die Reihenfolge in einer Karten-App.
Was können kostenlose Tourenplaner?
Meist wenige Stopps je Route, ohne CRM-Anbindung. Für kleine Teams reicht das, ab 10 Mitarbeitern fehlen Zeitfenster und Auswertung.
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