Vertriebsteam skalieren: 5 Schritte mit Rechnung

Wann lohnt sich eine zusätzliche Stelle?

Eine zusätzliche Stelle lohnt sich, wenn das Team mehr Termine halten kann, als es heute führt, und die Pipeline dafür gefüllt ist. Fehlt die Pipeline, verlängert eine neue Person nur die Wartezeit. Prüfen Sie daher zuerst die Zahlen der bestehenden Mitarbeitenden.

Die Grenze ist die Auslastung: Liegt sie über 85 Prozent und die Abschlussquote ist stabil, bringt eine Stelle Umsatz. Liegt sie darunter, liegt das Problem meist beim Gespräch oder bei der Ansprache.

Die fünf Schritte

1. Auslastung messen. Zählen Sie je Person die Gespräche, Termine und Stunden für Vertrieb, nicht für Verwaltung.
2. Pipeline prüfen. Eine Stelle braucht Termine, die sie bearbeiten kann. Ohne Pipeline von mindestens drei Monaten sollten Sie nicht einstellen.
3. Prozess festlegen. Wer den Kunden übernimmt, welche Notiz ins CRM kommt und wann nachgefasst wird. Neue Mitarbeitende brauchen diese Regeln am ersten Tag.
4. Einarbeitung planen. Rechnen Sie mit einer Anlaufzeit, in der die Person weniger Ergebnisse liefert. Setzen Sie für die ersten drei Monate eine feste Begleitung an.
5. Erfolg definieren. Legen Sie für die Stelle eine Zahl je Monat fest, etwa stattgefundene Termine, und prüfen Sie sie nach drei und sechs Monaten.

Rechnung: Kosten je Termin mit eigener Stelle

Die Rechnung nutzt Annahmen, die Sie mit Ihren Zahlen ersetzen. Sie zeigt, wann eine Stelle günstiger ist als ein externer Termin.

Bei halber Auslastung verdoppeln sich die Kosten je Termin. Das ist der häufigste Fehler beim Skalieren: Die Stelle kostet dann mehr, als sie einbringt.

Praxisbeispiel: Zwei Stellen in neun Monaten

In einem Projekt für einen Hersteller von Verpackungsmaschinen hatte das Team drei Vertriebler. Die Geschäftsführung stellte in neun Monaten zwei neue Personen ein. Eine blieb, die andere ging nach vier Monaten, weil die Pipeline für sie nicht gefüllt war.

Danach änderte das Unternehmen die Reihenfolge: Erst wurde die Terminierung mit einem externen Partner getestet, dann die Stelle ausgeschrieben. So lag die Pipeline für die neue Person schon bereit, und die Stelle wurde zwei Monate nach dem Test besetzt. Diese Zahlen stammen aus dem einen Projekt und sind keine Durchschnittswerte.

Wann Outsourcing die bessere Wahl ist

Ein externer Partner ist sinnvoll, wenn die Nachfrage schwankt oder das Team die Ansprache nicht selbst leisten kann. Er lohnt sich auch, wenn Sie vor einer Stelle erst prüfen wollen, ob ein Markt überhaupt Termine liefert.

Er ist die falsche Wahl, wenn die Beziehung zum Kunden nach dem Termin den Abschluss bestimmt und das eigene Team dafür fehlt. Dann bleibt der Partner bei der Ansprache, und die Stelle bei der Pflege. Mehr dazu im Leitfaden zum Auslagern des Vertriebs.

Wann das Skalieren nicht trägt

Mehr Personen lösen keine Prozessprobleme. Ein unklares Angebot oder ein schlechtes Zielgruppenprofil wird mit einem größeren Team nur größer. Prüfen Sie erst den Prozess, dann die Zahl der Stellen.

Auch zu schnelles Wachstum schadet. Wer drei Stellen in einem Quartal besetzt, kann keine davon sauber einarbeiten.

Checkliste vor der Einstellung

• Auslastung je Person der letzten drei Monate gemessen
• Pipeline für mindestens drei Monate geprüft
• Kosten je Termin mit eigenen Zahlen gerechnet
• Einarbeitungsplan für die ersten drei Monate geschrieben
• Zahl für den Erfolg nach drei und sechs Monaten festgelegt

Den Aufbau der Organisation erklärt der Leitfaden zum Vertriebsteam. Wer die Auswahl eines Partners vorbereitet, findet die Punkte in der Checkliste zur Vertriebsagentur. KRAUSS übernimmt die Telefonebene und die Terminierung und ist damit für die Ansprache da, nicht für die Pflege des Kunden. Mehr dazu auf der Seite zur Telefonakquise.

Häufig gestellte Fragen

Wann ist der richtige Zeitpunkt, ein Vertriebsteam zu vergrößern?

Der Zeitpunkt ist da, wenn die Auslastung über 85 Prozent liegt und die Pipeline mindestens drei Monate reicht. Ohne diese beiden Zahlen wartet die neue Person auf Termine.

Wie viel kostet eine zusätzliche Vertriebsstelle?

Die Vollkosten hängen von Gehalt, Abgaben und Arbeitsplatz ab. Rechnen Sie mit Ihren Zahlen und teilen Sie die Summe durch die Termine je Monat, dann erhalten Sie den Preis je Termin.

Wie lange dauert die Einarbeitung?

Die meisten Teams rechnen mit drei bis sechs Monaten, bis eine neue Person ihre volle Zahl liefert. In dieser Zeit sollte jemand die Gespräche begleiten.

Lohnt es sich, erst extern zu testen?

Ja, wenn Sie noch nicht wissen, ob die Zielgruppe Termine liefert. Ein Test von drei Monaten zeigt, welche Ansprache funktioniert, bevor eine Stelle festgelegt wird.

Woran erkenne ich, dass das Team zu groß ist?

Wenn die Auslastung unter 50 Prozent liegt und die Pipeline leer ist, hat das Team mehr Kapazität als Arbeit. Dann hilft eine bessere Ansprache mehr als eine Stelle weniger.

Welche Kennzahlen zeigen den Erfolg einer neuen Stelle?

Stattgefundene Termine je Monat, Angebote je Monat und die Zeit bis zum ersten Termin. Die Abschlüsse folgen später und sollten getrennt betrachtet werden.

Kann ein Gründer allein skalieren?

Ein Gründer kann die Ansprache auslagern und die Abschlüsse selbst führen. Das ist oft der schnellste Weg, bevor eine Stelle entsteht.

Wie vermeide ich, dass neue Mitarbeitende scheitern?

Mit einer klaren Pipeline am ersten Tag, einem festen Prozess und einer Begleitung für die ersten Monate. Wer diese drei Punkte fehlen lässt, verliert die Person meist innerhalb eines halben Jahres.