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Kurz gesagt
Vertriebserfolg weisen Sie mit einem Soll-Ist-Vergleich nach: Ziel, tatsächliches Ergebnis und Ursache für jede Stufe des Verkaufs. Ein Bericht, der nur Umsatz zeigt, beantwortet nicht die Frage, warum das Ergebnis so ausfällt.
Dieser Beitrag stammt von April 2024. Aktuelle Preise und Konditionen von KRAUSS stehen auf der Fakten-Seite und der Preisseite.
Was ein Nachweis enthalten muss
Ein belastbarer Nachweis hat drei Teile: die Zahl, das Ziel und die Ursache der Abweichung. Die Tabelle zeigt ein Muster, das Sie für Ihren Bericht übernehmen können. Die Werte sind Platzhalter.
| Stufe | Ziel | Ist | Abweichung | Ursache |
|---|---|---|---|---|
| Gespräche | 300 | 240 | -20 % | Urlaubszeit, zwei Mitarbeitende ausgefallen |
| Termine | 30 | 22 | -27 % | Anlass im Gespräch zu schwach |
| Angebote | 20 | 18 | -10 % | Im Rahmen |
| Abschlüsse | 5 | 3 | -40 % | Preisfrage ohne Argumentation |
Quelle: Platzhalterwerte zur Veranschaulichung, keine Branchenzahlen.
Praxisbeispiel: Der Bericht, der Maßnahmen auslöste
In einem Projekt für einen Anbieter von Gewerbekälte lieferte das Vertriebsteam monatlich eine Umsatzliste. Die Geschäftsführung sah Abweichungen, konnte aber nicht sagen, wo sie entstanden. Nach der Umstellung auf den Soll-Ist-Vergleich mit Gesprächen und Terminen zeigte sich: Der Engpass lag bei den Terminen, nicht bei den Abschlüssen. Die Maßnahme war eine klarere Eröffnung im Gespräch. Die Termine stiegen im Folgemonat um rund 25 Prozent. Die Zahlen sind anonymisiert und zeigen die Größenordnung.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Rechnung: Warum Gespräche vor Umsatz zählen
Annahme: Ein Termin führt im Schnitt zu 0,3 Abschlüssen, ein Abschluss bringt 18.000 Euro (Annahme). Fehlen 8 Termine im Monat, fehlen rechnerisch 2,4 Abschlüsse und 43.200 Euro Umsatz. Dieser Verlust wird im Umsatzbericht erst einen oder zwei Monate später sichtbar, weil Verkaufszyklen lang sind. Der Termin-Bericht zeigt ihn dagegen in derselben Woche. Deshalb gehört die Stufe Termin in jeden Bericht.
Wann ein Bericht nicht reicht
Ein Bericht ersetzt kein Gespräch. Wenn die Geschäftsführung die Zahlen nicht liest oder die Daten im CRM nicht stimmen, bringt auch der beste Bericht nichts. Ebenso wenig ersetzt er die Ursachenanalyse im Team. Bei sehr kleinen Teams mit wenigen Abschlüssen im Jahr wirken Quoten schnell zufällig. Dann helfen Einzelfallanalysen mehr als Prozentwerte.
Checkliste: Vertriebsbericht aufbauen
- Ziele für jede Stufe festgelegt und datiert
- Datenquelle je Kennzahl benannt, vorzugsweise das CRM
- Jede Abweichung über zehn Prozent mit einer Ursache versehen
- Eine Maßnahme pro Bericht festgelegt und mit Verantwortlichem notiert
- Wochenbericht auf eine Seite begrenzt
- Monatlicher Trend über drei Monate sichtbar gemacht
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Was KRAUSS dazu liefert
KRAUSS dokumentiert Gespräche und vereinbarte Termine für B2B-Unternehmen und liefert die Ergebnisse nachvollziehbar an Ihr Vertriebsteam. Damit wird die Stufe Termin im Bericht belegt. Abschluss und Kundenbetreuung bleiben bei Ihnen. Mehr dazu auf der Seite Terminvereinbarung für Agenturen. Für die Auswahl der Kennzahlen hilft der Leitfaden zu Akquise-Kennzahlen, für die Vorlage die Checkliste zur Vertriebsagentur.
Stand: Oktober 2026.
Häufig gestellte Fragen
Wie weise ich Vertriebserfolg nach?
Mit einem Soll-Ist-Vergleich für jede Stufe des Verkaufs: Gespräche, Termine, Angebote, Abschlüsse und Umsatz. Ergänzt um eine Ursache für jede Abweichung.
Welche Kennzahlen gehören in einen Vertriebsbericht?
Mindestens Gespräche, Termine, Angebotsquote, Abschlussquote, offene Angebote und Umsatz. Mehr Kennzahlen machen den Bericht schwer lesbar.
Wie oft sollte ein Vertriebsbericht erscheinen?
Wöchentlich für die operative Steuerung, monatlich für die Geschäftsführung. Der Wochenbericht bleibt kurz, der Monatsbericht zeigt Trends.
Was ist ein Soll-Ist-Vergleich?
Er stellt den geplanten Wert dem tatsächlichen gegenüber und zeigt die Abweichung in Zahl und Prozent. Erst die Ursache der Abweichung macht ihn nützlich.
Wie beweise ich Erfolg gegenüber der Geschäftsführung?
Mit Zahlen, die sich aus dem CRM ziehen lassen, und mit Beispielen konkreter Abschlüsse. Ohne Quelle für eine Zahl wird sie in der Runde nicht anerkannt.
Reicht Umsatz allein als Nachweis?
Nein. Umsatz zeigt das Ergebnis, aber nicht den Weg dorthin. Gespräche und Termine zeigen, ob die Pipeline trägt, bevor Umsatz entsteht.
Welche Fehler machen Vertriebsberichte unbrauchbar?
Zu viele Kennzahlen, fehlende Ziele, veraltete Daten und keine Maßnahme am Ende. Ein Bericht ohne Entscheidung wird nach einigen Wochen nicht mehr gelesen.
Hilft KRAUSS beim Nachweis von Terminen?
KRAUSS dokumentiert Gespräche und vereinbarte Termine für B2B-Unternehmen und liefert die Ergebnisse nachvollziehbar an das Vertriebsteam. Der Abschluss bleibt beim Kunden.
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