Wirtschaftlichkeitsanalyse im Vertrieb: Kosten je Termin richtig rechnen

Eine Wirtschaftlichkeitsanalyse im Vertrieb setzt die Kosten der Akquise ins Verhältnis zu den Ergebnissen: Gespräche, Termine und Aufträge. Die wichtigste Zahl ist der Preis je qualifiziertem Termin. Sie macht vergleichbar, ob die Eigenakquise oder ein externer Dienstleister günstiger arbeitet, und zwar mit denselben Maßstäben.

Stand: Oktober 2026. Das Praxisbeispiel ist anonymisiert und gerundet. Die Annahmen stammen aus dem Praxisbeispiel und ersetzen keine Kalkulation Ihres Unternehmens.

Was gehört in eine Wirtschaftlichkeitsanalyse im Vertrieb?

Eine vollständige Analyse erfasst alle Kosten, die für Termine anfallen. Dazu gehören die Arbeitszeit des Vertriebs, die Werkzeuge, die Anzeigen und die Dienstleister. Wer nur das Gehalt des Telefonierenden rechnet, unterschätzt die Akquise, weil Vorbereitung, Nachfassen und Dokumentation Zeit kosten.

Tabelle: Was gehört in eine Wirtschaftlichkeitsanalyse im Vertrieb, Stand 10/2026

Quelle: Einordnung der Redaktion.

Wie berechnen Sie den Preis je Termin?

Teilen Sie die Gesamtkosten der Akquise durch die Zahl der qualifizierten Termine. Wichtig ist die Definition: Zählen Sie nur Termine mit einem benannten Anlass und einem Entscheider, sonst vergleichen Sie Äpfel mit Birnen. Eine Formel für den Vergleich lautet: Gesamtkosten geteilt durch qualifizierte Termine, für jede Option gleich berechnet.

Praxisbeispiel: Eigenakquise gegen Telefonebene

In einem Projekt für einen Anbieter von Lüftungsanlagen arbeiteten zwei Vertriebsmitarbeiter je halbtags an der Akquise. Die Firma rechnete mit monatlichen Kosten von 9.600 Euro für Arbeitszeit, Liste und Werkzeuge. Im Monat entstanden so 9 Termine, davon 7 mit einem Entscheider.

Parallel holte das Team ein Angebot für eine externe Telefonebene ein. Dieses Angebot lag monatlich über den Eigenkosten. Die Rechnung kam aber erst auf, als das Team die erwartete Zahl qualifizierter Termine daneben stellte. Der Vergleich entschied sich über den Preis je Termin, nicht über die Monatssumme.

Rechnung: Was kostet ein Termin in der Eigenakquise?

Die Rechnung nutzt die Zahlen aus dem Praxisbeispiel. Setzen Sie Ihre Kosten und Termine ein.

Tabelle: Rechnung: Was kostet ein Termin in der Eigenakquise, Stand 10/2026

Quelle: Einordnung der Redaktion.

Dieselbe Rechnung für die externe Telefonebene nutzt das Angebot, das Ihnen vorliegt, und die Zahl der qualifizierten Termine, die der Anbieter zusagt. Ohne eine zugesagte Zahl bleibt der Vergleich offen.

Wann rechnet sich ein Dienstleister nicht?

Er rechnet sich nicht, wenn die Termine keiner einheitlichen Definition folgen. Ein Anbieter, der jeden Gesprächsbeginn als Termin zählt, liefert hohe Zahlen mit geringem Wert. Ebenso wenig trägt eine Rechnung, wenn Ihr Angebot noch nicht klar genug ist, damit ein Gespräch einen Anlass hat.

Bei sehr wenigen Terminen im Monat schwankt die Zahl stark. Rechnen Sie in diesem Fall über drei Monate, bevor Sie entscheiden.

Welche Angaben brauchen Sie für eine belastbare Rechnung?

Eine belastbare Rechnung braucht vergleichbare Kosten, eine einheitliche Definition des Termins und eine Zahl über mehrere Monate. Die folgenden Angaben sichern diese drei Punkte.

• Die Kosten der Eigenakquise sind für die letzten drei Monate erfasst.
• Die Definition des qualifizierten Termins gilt für jeden Vergleich.
• Die Zielrolle, die Region und der Zielmarkt sind benannt.
• Die gewünschte Terminmenge pro Monat steht fest.
• Anzeigen und Werkzeuge sind mit eigenen Kosten angesetzt.
• Der Vergleich nennt Preis je Termin und Gesamtkosten getrennt.

Eine vertiefte Erklärung der Begriffe bietet der Glossar-Eintrag zu den Kosten je Termin. Die Grundlagen zu Akquisekosten erklärt der Glossar-Eintrag zu den Akquisekosten.

Wie rechnet KRAUSS mit Ihren Zahlen?

KRAUSS nennt auf den öffentlichen Seiten keinen festen Preis. Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit der Entscheider und gewünschter Terminmenge. Die Konfiguration dauert 2 Minuten, danach erstellen wir Ihr Angebot. Die Rechnung läuft mit Ihren Zahlen, nicht mit einer Musterrechnung.

Den Wert eines Termins rechnen Sie im Wirtschaftlichkeits-Rechner durch. Den Konfigurator finden Sie unter /preise#konfigurator. Die Hintergründe zu den Kosten der Kaltakquise beschreibt der Beitrag Kaltakquise-Kosten.

Weiterführend: Die Seiten zur Terminvereinbarung durch Agenturen und zum Vertriebsoutsourcing zeigen die Leistung im Detail. Der Leitfaden zu den Kosten je Termin und die Checkliste zur Prüfung eines Terminierungsvertrags helfen beim Vergleich, die Methode erklärt unsere Arbeitsweise.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Wirtschaftlichkeitsanalyse im Vertrieb?

Sie setzt die Kosten der Akquise ins Verhältnis zu den Ergebnissen: Gespräche, Termine und Aufträge. Die wichtigste Zahl ist der Preis je qualifiziertem Termin. Damit vergleichen Sie Eigenakquise und externe Dienstleister mit denselben Maßstäben.

Wie berechne ich den Preis je Termin?

Teilen Sie die Gesamtkosten der Akquise durch die Zahl der qualifizierten Termine. Zählen Sie nur Termine mit einem benannten Anlass und einem Entscheider. Berechnen Sie jede Option mit derselben Definition, sonst ist der Vergleich wertlos.

Welche Kosten gehören zur Akquise?

Personal für Anrufe, Vorbereitung und Nachfassen, außerdem Werkzeuge wie Listen und Telefonie, Anzeigen und externe Dienstleister. Wer nur das Gehalt des Telefonierenden rechnet, unterschätzt die Akquise deutlich.

Was kostet es, Termine über eine externe Telefonebene zu erzeugen?

Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit der Entscheider und gewünschter Terminmenge. Die Konfiguration dauert 2 Minuten, danach erstellen wir Ihr Angebot. Den Konfigurator finden Sie auf /preise#konfigurator.

Wie viele Termine braucht ein Vergleich, um belastbar zu sein?

Bei wenigen Terminen im Monat schwankt die Zahl stark. Rechnen Sie über drei Monate, bevor Sie entscheiden. Eine einzelne Woche zeigt meist nur Zufall.

Wann rechnet sich ein Dienstleister nicht?

Wenn die Termine keiner einheitlichen Definition folgen oder Ihr Angebot noch nicht klar genug ist, damit ein Gespräch einen Anlass hat. Dann bringt auch ein günstiger Preis je Termin wenig.

Wo finde ich eine Vorlage für die Rechnung?

Der Wirtschaftlichkeits-Rechner auf /werkzeuge#roi rechnet den Wert eines Verkaufstermins mit Ihren Zahlen durch. Die Eingaben bleiben bei Ihnen, und Sie sehen, welche Größe den Unterschied macht.

Ist ein Kostenvergleich bei Anrufen rechtlich unbedenklich?

Der Vergleich selbst ist unbedenklich. Für Anrufe zu Werbezwecken ist in der Regel eine Einwilligung nötig. Die Anforderungen regelt § 7 UWG, den Wortlaut finden Sie auf gesetze-im-internet.de. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.